Трудовые книжки и вкладыши к ним относятся к бланкам строгой отчетности․ Их учет регулируется рядом нормативных актов, а списание – обязательный процесс, который необходимо правильно оформить в бухгалтерском и налоговом учете․ В статье рассмотрим:

• законодательную базу;
• структуру бухгалтерских регистров;
• пошаговую схему оформления списания;
• пример типовых бухгалтерских проводок;
• особенности отражения операции в 1С:Бухгалтерия․

Законодательная и нормативная база

Учет бланков строгой отчетности (в т․ч․ трудовых книжек) ведётся в порядке, установленном:

1. Трудовым кодексом РФ (ст․ 65) – обязанность работодателя оформлять трудовую книжку․
2. Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности № 196․
3. Положениями о бланках документов с определённой степенью защиты (ФЗ «О бухгалтерском учёте», ПБУ 6/01)․

Для списания требуется акт о списании бланков строгой отчетности (форма 050/4816)․ В акте указываются:

• наименование бланка (трудовая книжка, вкладыш);
• количество списываемых экземпляров;
• основание (повреждение, утрата, излишек, решение руководства);
• стоимость, по которой бланк был принят к учёту․

Счета и субсчета, используемые при учёте трудовых книжек

Пошаговая схема оформления списания трудовых книжек

Подготовка документов

1. Сформировать акт о списании бланков строгой отчетности (форма 050/4816)․
2. Приложить к акту перечень списываемых книжек (серийные номера, количество)․
3. Утвердить акт подписью руководителя и, при необходимости, бухгалтерского директора․

Оформление операции в бухгалтерской системе (пример для 1С:Бухгалтерия

1. Открыть документ «Списание бланков» (раздел «Склад»)․
2. В поле «Счёт» указать 10‑13 (или 006‑1 – в зависимости от того, где был учтён бланк)․
3. В строке «Контрагент» указать «Уничтожение бланков» (можно создать отдельный контрагент)․
4. Внести количество и стоимость списываемых книжек (стоимость берётся из первоначального поступления)․
5. Сохранить документ и провести его․

Регистрация акта в бухгалтерском регистре

После проведения документа система автоматически сформирует бухгалтерскую проводку, которая будет отражена в журнале‑регистре․

Типовые бухгалтерские проводки

Ниже представлены наиболее часто используемые схемы проводок при списании трудовых книжек․

Списание бланков, учтённых на счёте 10‑13

Списание бланков, учтённых на забалансовом счёте 006‑1

Учет расходов на утилизацию (если организация платит сторонней компании)

Пример полного расчёта в 1С

Допустим, у организации на счёте 006‑1 находятся 5 трудовых книжек, каждая стоимостью 150 руб․

1. Создаём акт о списании (форма 050/4816) – указываем 5 штук, стоимость 150 руб․ за штуку․
2. В 1С открываем Документ → Склад → Списание бланков․
   • Счёт – 006‑1․
   • Контрагент – «Уничтожение бланков»․
   • Товар – «Трудовая книжка», количество – 5, цена – 150 руб․
3. Проводим документ․ В журнале будет сформирована следующая проводка:

Дт 91‑2 Прочие расходы текущей деятельности 750
 Кт 006‑1 Бланки трудовых книжек и вкладышей на хранении 750

Если к списанию привлекалась внешняя организация, добавляем вторую проводку:

Дт 91‑2 Прочие расходы текущей деятельности 500
 Кт 60 Расчёты с поставщиками и подрядчиками 500

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить НДС при списании трудовых книжек?

Нет․ Списание бланков – это операция, не связанная с реализацией товаров или услуг, поэтому НДС не начисляется․

Можно ли списать трудовую книжку без акта?

Нет․ По требованиям Инструкции № 196 списание должно быть подтверждено актом, подписанным уполномоченными лицами․

Как отразить возврат ранее списанной книжки (например, ошибочно уничтожили, но нашли)?

В таком случае оформляют документ «Возврат бланков» и делается обратная проводка:

Дт 10‑13 (или 006‑1) Кт 91‑2

На какие счета следует списывать «повреждённые» книжки, если их стоимость была списана в расход?

Если книжка уже была списана в расход, дополнительная проводка не требуется․ Достаточно оформить акт о списании без бухгалтерской проводки (только документальное подтверждение)․

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие акта о списании․ Без акта проводка считается недопустимой при проверке․
• Неправильный счёт․ Часто используют счёт 91 без указания субсчёта, что усложняет контроль․
• Неучёт стоимости․ При списании необходимо списывать именно ту стоимость, по которой бланк был принят к учёту (обычно это цена закупки)․
• Списание без отражения утилизации․ Если уничтожение производится сторонней организацией, расходы на утилизацию должны быть отражены отдельно․

Списание трудовых книжек – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований и правильного отражения в бухгалтерском учёте․ Ключевые моменты:

• Оформление акта о списании (форма 050/4816);
• Выбор правильного счёта (10‑13 или 006‑1) в зависимости от места первоначального учёта;
• Отражение стоимости списания на субсчете расходов (91‑2);
• Корректное оформление операции в 1С (документ «Списание бланков»)․

Точная и своевременная фиксация списания помогает избежать проблем при налоговых проверках и обеспечивает прозрачность управления документами строгой отчётности․

Дата публикации: