Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ Однако даже в этом документе может закончиться свободное место․ Если все графы в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» заполнены, у работодателя возникает необходимость оформить специальный бланк, вкладыш․ В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой новый бланк вкладыша к трудовой книжке 2023 года, как его правильно оформить и какие существуют законодательные нюансы․
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Само слово «вкладыш» имеет несколько словарных значений․ В широком смысле это то, что вкладывается во что-либо как дополнение или приложение (например, вкладной лист в книге или газете)․ В технике это вставная деталь в каком-либо приспособлении․ Но в кадровом делопроизводстве вкладыш в трудовую книжку — это строгий учетный бланк, который является неотъемлемой частью самой трудовой книжки․ Без трудовой книжки вкладыш не имеет юридической силы․
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и пункту 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ), вкладыш считается неотъемлемой частью основного документа, что требует точного и своевременного внесения данных․ Его выдача — это не право, а обязанность работодателя, если в трудовой книжке закончилось свободное место․
Изменился ли бланк вкладыша в 2023 году?
Многие кадровики задаются вопросом: как выглядит новый бланк вкладыша к трудовой книжке 2023г? Важно понимать, что форма вкладыша не претерпела революционных изменений․ В 2023 году продолжают действовать бланки, утвержденные Постановлением Правительства РФ от № 225․
Основные характеристики бланка вкладыша:
- Обложка: серого цвета (в отличие от бардовой обложки самой трудовой книжки)․
- Объем: содержит 12 разворотов в разделе «Сведения о работе» и 8 разворотов в разделе «Сведения о награждении»․
- Защита: бланк содержит серию и номер, а также специальные степени защиты от подделок․
Главное изменение, актуальное для 2023 года, связано не с самим бланком, а с правилами его приобретения․ С 1 сентября 2023 года вступили в силу новые правила, согласно которыми обеспечением работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей занимается исключительно АО «Гознак»․ Работодатели больше не могут закупать эти бланки в произвольных канцелярских магазинах, закупка должна производиться через официальных распространителей Гознака․
Правила оформления вкладыша
Оформление вкладыша требует предельной внимательности, так как любые исправления и помарки на строгом бланке недопустимы․ Процедура состоит из нескольких ключевых шагов:
Заполнение ьного листа
ьный лист вкладыша заполняется точно так же, как и ьный лист трудовой книжки․ Вносятся следующие данные о работнике на момент оформления вкладыша:
- Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений);
- Дата рождения;
- Образование;
- Профессия, специальность;
- Дата заполнения вкладыша․
Работник обязательно должен поставить свою подпись на ьном листе вкладыша, а лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, заверяет данные своей подписью и печатью организации (при наличии)․
Вшивание вкладыша
Вкладыш не просто вкладывается между страницами, он должен быть вшит в трудовую книжку․ Обычно его пришивают между обложкой и первым листом трудовой книжки․ Для этого используется суровая нитка и игла․ Прошивается вкладыш в 3-4 стежка, концы нити завязываются узелком и опечатываються сургучной печатью или наклейкой (согласно старым правилам), однако на практике достаточно просто надежно его прошить․
Отметка о выдаче вкладыша
Это один из самых важных этапов․ На внутренней стороне обложки трудовой книжки (в левом верхнем углу) делается отметка о выдаче вкладыша․ Указывается:
- «Выдан вкладыш»;
- Серия и номер вкладыша;
- Дата выдачи․
Эта запись заверяется подписью лица, выдавшего вкладыш, и печатью работодателя․ Без этой отметки вкладыш будет считаться недействительным․
Частые ошибки и их предотвращение
Работа с бланками строгой отчетности часто сопровождается ошибками․ Рассмотрим самые распространенные из них:
- Ошибка: Вкладыш просто вложен в трудовую книжку, а не вшит․
Последствие: Вкладыш может быть утерян․ Документ считается оформленным с нарушением․
Решение: Обязательно вшивать вкладыш․ - Ошибка: На обложке трудовой книжки не указаны серия и номер вкладыша․
Последствие: Если работник потеряет трудовую книжку, невозможно будет доказать, что к ней был выдан конкретный вкладыш․
Решение: Внимательно проверять наличие отметки на обложке․ - Ошибка: Испорченный при заполнении бланк не списывается, а выдается новый без составления акта․
Последствие: Нарушение правил учета бланков строгой отчетности;
Решение: Если бланк испорчен, необходимо составить Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей (по форме А-1․15 или самостоятельно разработанной форме) и только после этого уничтожить испорченный документ․
Учет вкладышей в организации
Поскольку вкладыш является бланком строгой отчетности, в организации должен вестись строгий учет его движения․ Для этого используются:
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — в ней бухгалтерия фиксирует поступление бланков от распространителей и их выдачу в кадровую службу․
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — в ней кадровик фиксирует выдачу вкладыша конкретному работнику с проставлением его подписи․
Оформление вкладыша в трудовую книжку — ответственная процедура, не терпящая формального подхода․ Новый бланк вкладыша к трудовой книжке 2023 года по своей форме остался прежним, однако изменились правила его закупки через Гознак․ Главное, что должен помнить каждый кадровик: вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки, он обязательно вшивается, а на обложке основного документа делается отметка с указанием серии и номера выданного бланка․ Соблюдение этих простых правил обеспечит юридическую чистоту трудового стажа вашего сотрудника․