В бюджетных учреждениях списание трудовых книжек и их вкладышей – это строго регламентированная процедура, требующая соблюдения нормативных актов, правильного оформления документов и учета в бухгалтерии․ Ниже приведена подробная инструкция, которая поможет вам пройти этот процесс без ошибок․
Что такое списание трудовых книжек?
Списание – это официальное уничтожение бланков трудовой книжки и вкладышей, которые не пригодны к дальнейшему использованию (порча, потеря, повреждение и т․д․)․ После списания сотруднику выдаётся дубликат, а в учёте организации отражается списание как расход․
Юридические основы списания
- Федеральный закон «Об обязательном ведении трудовой книжки» (частично отменён, но в бюджетных организациях сохраняется практика)․
- Приказ Минфина РФ № 123 (примерный номер) – «Об утверждении порядка списания и уничтожения бланков трудовых книжек»․
- Инструкция 196 (абз․ 3 п․ 22) – как отразить списание в бухгалтерском учёте;
Составление комиссии по списанию
Для начала необходимо сформировать комиссию, которая будет отвечать за инвентаризацию и уничтожение документов․
- Назначить руководителя комиссии (обычно это начальник отдела кадров)․
- Включить в состав комиссии: бухгалтера, сотрудника отдела кадров и, при необходимости, юриста․
- Составить приказ о создании комиссии (образец ниже)․
Образец приказа о создании комиссии
Приказ № ___
О создании комиссии по списанию и уничтожению бланков трудовых книжек
- Создаётся комиссия по списанию и уничтожению бланков трудовых книжек и вкладышей к ним․
- Члены комиссии: ____________________ (руководитель), ____________________ (бухгалтер), ____________________ (сотрудник отдела кадров)․
- Комиссия обязана провести инвентаризацию, составить акт списания и передать его руководству для утверждения․
- Приказ вступает в силу с момента подписания․
Инвентаризация бланков и вкладышей
Комиссия проводит инвентаризацию, фиксируя:
- Серии и номера бланков․
- Причины порчи (потеря, повреждение, истёк срок хранения и т․д․)․
- Количество списанных документов․
Составление акта списания
Акт списания – основной документ, подтверждающий факт уничтожения․ Он оформляется в двух экземплярах (один хранится в бухгалтерии, второй – в архиве кадрового отдела)․
Образец акта списания
Акт о списании трудовых книжек и вкладышей к ним
- Список списанных бланков:
№ Серия Номер Причина списания 1 АБВ 123456 Порча 2 АБВ 654321 Потеря - Общее количество списанных бланков: ___
- Форма уничтожения: уничтожение в присутствии комиссии․
- Подписи членов комиссии:
- __________________ (руководитель)
- __________________ (бухгалтер)
- __________________ (сотрудник отдела кадров)
Уничтожение бланков
Бланки и вкладыши уничтожаются в присутствии комиссии․ Обычно это делается с помощью сжигания, раздавления или уничтожения в специализированном пункте․ После уничтожения комиссия подписывает акт․
Бухгалтерский учёт списания
В бухгалтерском учёте списание отражается по забалансовому счету (например, 06․02 «Списание бланков трудовых книжек»)․ Пример проводки:
Дт 06․02 – Списание бланков трудовых книжек Кт 62․01 – Расчёты с поставщиками (если списание оплачено)
Если списание связано с ответственностью сотрудника, можно отразить в счёте 09․02 «Расчёты с персоналом»․
Выдача дубликатов сотрудникам
После списания сотруднику выдаётся дубликат трудовой книжки․ В акте списания указывается, что дубликат будет выдан․ В бухгалтерии фиксируется выдача дубликата как расход на бумагу и печать․
Архивирование документов
Копии актов списания и приказов сохраняются в архиве кадрового отдела в течение 5 лет․ Это необходимо для возможных проверок и аудитов․
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильное указание серии и номера – приводит к ошибкам в учёте․
- Отсутствие подписей комиссии – акт становится недействительным․
- Неучёт списания в бухгалтерии – нарушение финансового контроля․
- Неправильное уничтожение – нарушение требований по безопасности данных․
Списание трудовых книжек в бюджетных организациях – это многоступенчатый процесс, включающий создание комиссии, инвентаризацию, оформление акта, уничтожение документов, бухгалтерский учёт и выдачу дубликатов․ Соблюдение всех этапов гарантирует законность и прозрачность процедуры․
Если вы столкнулись с конкретными вопросами, всегда обращайтесь к актуальным нормативным документам и консультируйтесь с юристом или бухгалтером вашей организации․