В 2026 году, несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот все еще имеет место. У работодателей могут оставаться бланки трудовых книжек и вкладышей, которые были приобретены ранее, но по различным причинам пришли в негодность, устарели или были испорчены при заполнении. Просто выбросить такие документы нельзя — это бланки строгой отчетности (БСО).

В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях производится списание, как создать комиссию, оформить акт и уничтожить бланки, чтобы у контролирующих органов не возникло вопросов.

Когда необходимо списывать трудовые книжки?

Списание трудовых книжек и вкладышей к ним, это процедура снятия с учета бланков, которые больше не могут быть использованы по назначению. Согласно актуальным нормам 2026 года, основными причинами для списания являются:

• Физическая порча при хранении: Бланки выцвели, отсырели, порвались, на них появилась плесень или они были повреждены грызунами.
• Ошибки при заполнении: Сотрудник отдела кадров допустил ошибку при внесении данных в новую книжку (зачеркивания, исправления, которые запрещены правилами ведения трудовых книжек).
• Истечение срока годности: Хотя у бланков трудовых книжек нет строгого срока годности как у продуктов, использование бланков старых образцов (например, до 2004 года или бланков советского образца, если они числятся на балансе) может быть нецелесообразным или запрещенным текущим законодательством.
• Переход на ЭТК: Организация приняла решение отказаться от ведения бумажных книжек для новых сотрудников и хочет утилизировать оставшиеся неиспользованные бланки, не планируя их дальнейшее применение.

> Важно: Списанию подлежат только те бланки, которые числятся на балансе организации. Если книжка уже заведена на сотрудника, но он ее не забрал, она не списывается как «испорченная», а хранится в архиве до востребования или передается в государственный архив по истечении сроков хранения.

Шаг 1: Создание комиссии

Процедура списания не может быть проведена единолично кадровиком или бухгалтером. Для этого приказом руководителя организации создается специальная комиссия.

В состав комиссии обычно входят:
Представитель администрации (руководитель или его заместитель).
Сотрудник отдела кадров.
Бухгалтер.
При необходимости — юрист или специалист по охране труда.

Задача комиссии:

• Провести инвентаризацию имеющихся бланков.
• Выявить непригодные для использования документы.
• Зафиксировать причины порчи.
• Составить акт о списании.
• Проконтролировать процесс уничтожения.

Шаг 2: Оформление акта о списании

Главный документ, подтверждающий законность процедуры, — Акт о списании испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Единой унифицированной формы (как, например, форма Т-1) для этого акта в 2026 году не существует, однако документ должен содержать обязательные реквизиты, принятые для первичной учетной документации.

Что должно быть в акте:

• Название документа: «Акт о списании испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей)»;
• Дата и место составления.
• Состав комиссии: ФИО и должности всех членов комиссии.
• Основание: Ссылка на приказ о создании комиссии.
• Табличная часть:
• Серия и номер бланка.
• Год выпуска бланка.
• Причина списания (например, «допущена ошибка при заполнении», «физический износ»).
• Количество штук.
• Решение комиссии: Фраза о том, что указанные бланки признаны непригодными к использованию и подлежат уничтожению.
• Подписи: Все члены комиссии должны собственноручно подписать акт.

Образец структуры акта (упрощенный вид):

Шаг 3: Уничтожение бланков

После подписания акта бланки должны быть физически уничтожены. Просто выбросить их в мусорное ведро или сдать в макулатуру без предварительного уничтожения категорически запрещено, так как это создает риск мошенничества.

Способы уничтожения:
Шредирование: Использование промышленного шредера, обеспечивающего крестообразный рез (уровеньности P-4 и выше), чтобы восстановить текст было невозможно.
Сжигание: Если есть возможность и позволяет экологическое законодательство (чаще применяется для большого объема архивов).
Факт уничтожения фиксируется в акте списания (делается отметка «Уничтожено» с указанием даты) или составляется отдельный акт об уничтожении, если процедура проводилась сторонней организацией.

Бухгалтерский учет: проводки

Если трудовые книжки и вкладыши приобретались организацией за счет собственных средств и числились на балансе (обычно на счете 10 «Материалы» или 41 «Товары», субсчет «Бланки строгой отчетности»), их стоимость списывается в расходы.

Типовые проводки при списании (на 2026 год):

• Дт 20 (26, 44) — Кт 10 — списана стоимость испорченных бланков на себестоимость продукции (или расходы на управление/продажу).
• Если бланки уничтожаются по вине конкретного лица (например, кадровик допустил грубую ошибку по неосторожности, и это доказано), стоимость может быть взыскана с виновного: Дт 73 — Кт 10, а затем Дт 50 (70) — Кт 73.

Примечание: Если бланки были получены бесплатно (в переходные периоды или по спецпрограммам) и не числятся на балансе, то бухгалтерские проводки по списанию стоимости не формируются, ведеться только количественный учет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли уведомлять Пенсионный фонд (СФР) о списании?

Нет, уведомлять Социальный фонд России о факте списания испорченных бланков, находящихся на хранении у работодателя, не нужно. СФР интересует движение электронных трудовых книжек и сдача отчетности. Однако акт списания должен быть готов к проверке трудовой инспекции или налоговой.

Что делать, если испортили трудовую книжку сотрудника?

Если ошибка допущена в уже действующей трудовой книжке сотрудника:
Исправление зачеркиванием запрещено.
Если ошибка в новой записи, она исправляется новой записью с указанием «Запись номер X считать недействительной».
Если бланк испорчен настолько (например, залит чернилами полностью), что дальнейшее ведение невозможно, заводиться дубликат. Испорченная книжка возвращается владельцу с отметкой о выдаче дубликата, либо (если она испорчена до выдачи) списывается по описанной выше схеме.

Можно ли уничтожить старые бланки советского образца?

Да, если они числятся на балансе и признаны комиссией непригодными (например, из-за ветхости или несоответствия текущим требованиям к защите от подделок). Процедура такая же: комиссия -> акт -> уничтожение.

Списание трудовых книжек в 2026 году — это строго регламентированный процесс, требующий документального оформления. Главное помнить: трудовая книжка является бланком строгой отчетности, и потеря контроля над ней (даже испорченной) может повлечь за собой административную ответственность.

Всегда создавайте комиссию, подробно описывайте причину порчи в акте и убедитесь, что уничтожение прошло безвозвратно. Правильно оформленный акт защитит организацию в случае любых проверок и вопросов со стороны контролирующих органов.