Трудовая книжка и вкладыш к ней относятся к бланкам строгой отчетности (БСО). Это означает, что их движение — от приобретения до выдачи или уничтожения — должно быть строго задокументировано. В условиях перехода на электронный кадровый документооборот (ЭТК) многие работодатели задаются вопросом: как правильно списать эти документы, чтобы не возникло проблем с проверками.

В каких случаях происходит списание трудовых книжек?

Списание трудовых книжек может происходить в трех основных сценариях:

• Выдача сотруднику: Когда бланк заводится на нового работника или выдается при увольнении.
• Порча бланка: Если при заполнении была допущена грубая ошибка, или документ был физически поврежден.
• Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК): Списание неиспользованных бланков, которые стали неактуальны.

Порядок списания при выдаче сотруднику

Списать бланк трудовой книжки с учета в организации можно в день ее выдачи сотруднику. Датой списания считается день, когда книжка заводится на работника на основании приказа о приеме на работу.

Важные нюансы:

— В книге учета движения бланков строгой отчетности делается соответствующая запись.

— Факт получения книжки сотрудником фиксируется в соответствующем реестре или журнале.

Списание испорченных бланков

Поскольку трудовая книжка — это документ строгой отчетности, просто выбросить испорченный лист или весь бланк нельзя. Для этого необходимо соблюсти следующую процедуру:

1. Создание комиссии: Издается приказ о создании специальной комиссии по списанию БСО. В состав комиссии обычно входят бухгалтер, кадровик и руководитель подразделения.
2. Составление Акта: Комиссия осматривает испорченный бланк и составляет Акт о списании (уничтожении). В акте указывается серия, номер бланка и причина списания (например, «ошибка при заполнении»).
3. Уничтожение: После подписания акта испорченный бланк уничтожается (обычно путем шредирования или сжигания), чтобы исключить возможность его незаконного использования.

Списание в связи с переходом на ЭТК (Электронные трудовые книжки)

С 2021 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки. Это изменило подход к работе с бумажными носителями:

Что делать с чистыми бланками?

Если у организации остались чистые бланки трудовых книжек и вкладышей образца 2004 года, списывать и уничтожать их в обязательном порядке не нужно. Они могут храниться в организации и использоваться для тех сотрудников, которые решили сохранить бумажный вариант книжки.

Как оформить переход?

Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, бумажная книжка остается на хранении у работодателя. Она не списывается как «уничтоженная», а переходит в статус «хранимой». В этом случае работодатель делает запись о том, что сведения о трудовой деятельности теперь ведутся в электронном виде.

Бухгалтерский учет и проводки

С точки зрения бухгалтерского учета, трудовые книжки отражаются как материальные ценности (затраты на бланки).

Основные этапы отражения в учете:

• Приобретение: Бланки приходуются на счет учета материалов (например, 10 счет).
• Списание при выдаче/порче: Стоимость бланка списывается на расходы организации (например, счет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу»).

Пример проводки: Дт 26 — Кт 10 (Списана стоимость трудовой книжки, выданной сотруднику или уничтоженной по акту).

Резюме: чек-лист по списанию

Помните: Любое списание бланков строгой отчетности без соответствующего акта или записи в книге учета может быть расценено проверяющими органами как нарушение правил ведения кадрового учета.