Трудовая книжка – это один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и историю работы сотрудника. В разных странах правила её выдачи и возмещения стоимости могут отличаться. В статье рассматриваются актуальные нормы и практика возмещения в Республике Беларусь и Российской Федерации, а также переход к электронным трудовым книжкам.

Законодательная база

Беларусь

Ведение трудовых книжек регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утверждённой постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 (ред.). В ней прописан порядок заполнения, выдачи и хранения трудовых книжек, а также расчёты за их выдачу.

Россия

В России основным нормативным актом является Трудовой кодекс РФ (статья 66) и Федеральный закон № 54-ФЗ «О налоге на добавленную стоимость» (положения о возмещении расходов работодателя на приобретение бланка трудовой книжки). С 1 января 2026 г. завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), но бумажные экземпляры всё ещё могут быть востребованы.

Практика возмещения в Беларуси

• Стоимость бланка и вкладыша: при выдаче дубликата трудовой книжки взимается 50 копеек, при выдаче вкладыша – 30 копеек.
• Возмещение работником: работник может вернуть работодателю затраты за бланк путем удержания соответствующей суммы из заработной платы. Это законно, если в договоре или внутреннем регламенте указано о таком порядке.
• Безвозмездная выдача: руководитель организации может решить выдавать трудовую книжку безвозмездно, если это предусмотрено внутренними правилами.
• Учет в бюджетных организациях: при повреждении бланка руководитель может решить, что стоимость подлежит возмещению инспектором по кадрам.

Практика возмещения в России

• Стоимость бланка и вкладыша: аналогично Беларуси – 50 копеек за дубликат, 30 копеек за вкладыш.
• Удержание из заработной платы: работодатели часто удерживают эти суммы из зарплаты сотрудника. При этом они не подлежат налогообложению по НДФЛ и не облагаются НДС (если организация применяет упрощённую систему налогообложения без НДС).
• Налоговые нюансы: в соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ, расходы работодателя на приобретение бланка трудовой книжки не относятся к расчётам для целей НДС, если они не включены в стоимость товаров/услуг.
• Переход к электронным трудовым книжкам: с 1 января 2026 г. в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. В этом случае бумажный бланк может быть выписан только в случае особых обстоятельств (например, для получения копии в соцстрах). В таком случае возможна компенсация стоимости печати.

Как оформить возмещение

Для работодателя

1. Подготовьте акт о выдаче бланка трудовой книжки с указанием стоимости (50 копеек за дубликат, 30 копеек за вкладыш).
2. Укажите в договоре с сотрудником пункт о возмещении стоимости бланка;
3. При удержании из зарплаты оформите приказ о удержании суммы.
4. Сохраняйте копии актов и приказов в учётной системе (1С, электронный документооборот).

Для работника

1. Получите акт о выдаче бланка трудовой книжки.
2. Проверьте, что сумма удержания указана корректно.
3. Если сумма удержана неправомерно, обратитесь в кадровый отдел или в трудовую инспекцию.

Примеры расчётов

Если работник возмещает стоимость бланка в размере 50 копеек, это не считается доходом для НДФЛ, а значит, не облагается налогом.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отказаться от возврата стоимости бланка? Да, если в договоре или внутреннем регламенте не прописано иное.
• Какой порядок при выдаче дубликата? Работодатель выдает дубликат, удерживает 50 копеек, оформляет акт.
• Что делать, если бланк потерян? Пришлите заявление в кадровый отдел, получите новый бланк, возможно, потребуется возмещение стоимости.
• Какой налоговый режим применим к возмещению? При упрощённой системе налогообложения без НДС возмещение не облагается НДС. При общей системе – расходы работодателя на бланк не включаются в расчёт НДС.

Перспективы развития

В России с 2026 г. трудовые книжки переходят в электронный формат. Это снизит необходимость в бумажных бланках и, соответственно, уменьшит расходы на их производство. Однако в некоторых случаях бумажный экземпляр всё ещё может потребоваться (например, при оформлении социальных пособий). Поэтому правила возмещения остаются актуальными, но их объём постепенно сокращается.

Возмещение стоимости трудовой книжки – это стандартная практика, закреплённая как в законодательстве Беларуси, так и в России. Работодатели обычно удерживают небольшую сумму из заработной платы сотрудника, а работники могут быть освобождены от этой обязанности по внутренним правилам. При переходе к электронным трудовым книжкам данный вопрос постепенно становится менее значимым, но пока остаётся актуальным для большинства организаций.

Дата публикации: 22 мая 2026 г. 21:31:55 ()