Трудовые книжки – один из обязательных документов, который каждый работодатель обязан вести и хранить. При их износе, потере или уничтожении возникает необходимость списать бланки из бухгалтерского и кадрового учета. В данной статье подробно рассмотрим, как правильно оформить списание трудовых книжек в популярных конфигурациях 1С (Бухгалтерия, Зарплата и кадры), какие документы необходимо создать и какие бухгалтерские проводки формируются.

Нормативно‑правовая база

Списание трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Положение о порядке ведения трудовых книжек (приказ Минтруда РФ от № 102н);
• Порядок ведения и учета бланков трудовых книжек (п. 41 Положения о порядке ведения и учета бланков трудовых книжек);
• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (ст. 10);
• Положение по бухгалтерскому учету (ПБУ) -/02 «Учет основных средств, нематериальных активов и расходов будущих периодов» (для отражения расходов на приобретение бланков).

Где в 1С учитываются трудовые книжки?

В зависимости от используемой конфигурации, учет трудовых книжек может вестиcя в разных подсистемах:

1. 1С:Бухгалтерия предприятия – учет бланков происходит в разделе Материалы (счёт 10.6 Прочие материалы).
2. 1С:Зарплата и кадры – в справочнике Бланки трудовых книжек и в регистре Учет бланков трудовых книжек.
3. В обеих конфигурациях используется документ Списание бланков (вкладка Склад).

Подготовка к списанию

Перед тем как оформить списание, необходимо собрать следующий пакет документов:

• Акт комиссии о выявлении испорченных/утраченных трудовых книжек (п. 41 Положения о порядке ведения и учета бланков трудовых книжек);
• Приказ руководителя о списании бланков;
• Счёт‑фактура (или иной документ) о приобретении бланков, если они ещё не списаны.

Оформление поступления (если бланки только что приобретены)

Если бланки только что закуплены, их необходимо поступить в учет, иначе списание будет невозможно.

Шаги в 1С:Бухгалтерия

1. Откройте Документы → Приходные накладные.
2. В поле Контрагент укажите поставщика (например, «ООО «Печать»»).
3. В табличной части укажите:
   • Номенклатуру – Бланки трудовых книжек;
   • Счёт учета – 10.6 Прочие материалы;
   • Кол‑во, цену и сумму.
4. Проведите документ – в регистре Материалы появятся новые остатки.

Шаги в 1С:Зарплата и кадры

1. Перейдите в Документы → Приходные накладные (или Поступление бланков).
2. Заполните реквизиты аналогично: номенклатура «Трудовая книжка», количество, стоимость.
3. Проведите документ – в регистре Учет бланков трудовых книжек появятся новые единицы.

Оформление списания трудовых книжек

После того как бланки находятся в учете, их можно списать. В 1С используется документ Списание бланков (вкладка Склад).

Пошаговая инструкция (1С:Бухгалтерия)

1. Откройте Документы → Списание бланков (можно найти через поиск «Списание»).
2. В реквизите Основание укажите Акт комиссии (создайте документ «Акт комиссии» в разделе Документы → Приказы).
3. В табличной части укажите:
   • Номенклатуру – Трудовая книжка;
   • Счёт учета – 10.6 Прочие материалы;
   • Кол‑во списываемых экземпляров;
   • Себестоимость (обычно берётся из средней цены по регистру).
4. В поле Счет расходов укажите 91.2 Прочие расходы (или 91.0 Прочие общие расходы – в зависимости от политики предприятия).
5. Нажмите Провести. После проведения в регистре Материалы количество бланков уменьшится, а в регистре Бухгалтерия → Проводки появятся бухгалтерские записи.

Пошаговая инструкция (1С:Зарплата и кадры)

1. Перейдите в Документы → Списание бланков.
2. Укажите Основание – акт комиссии (можно создать в Документы → Приказы).
3. В табличной части:
   • Номенклатура – «Трудовая книжка»;
   • Количество;
   • Счёт учета – 10.6 Прочие материалы;
   • Счёт расходов – 91.2 Прочие расходы.
4. Проведите документ.

Бухгалтерские проводки при списании

После проведения документа в системе автоматически формируются следующие проводки (пример для 1С:Бухгалтерия):

Если списание производится по причине «утрата», а не «уничтожение», в качестве счета расходов может использоваться 91.0 Прочие общие расходы – это решает бухгалтерия предприятия.

Пример заполнения документа «Списание бланков»

Ниже – условный скриншот (описание, без реального изображения) и заполненные поля.

Документ: Списание бланков
Номер: 00123
Основание: Акт комиссии №12 от 
Склад: Склад Офис
Таблица «Товары»:

| Номенклатура | Счёт учета | Кол-во | Цена за ед. | Сумма |
|-----------------------|------------|--------|------------|---------|
| Трудовая книжка | 10.6 | 5 | 120,00 | 600,00 |

Счет расходов: 91.2 Прочие расходы
Подразделение: Отдел кадров
Ответственный: Иванов И.И.

После нажатия Провести система создаст проводку Дт 91.2 – Кт 10.6 на сумму 600 руб.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли списывать бланки, если они просто «не использованы»?

Нет. Неиспользованные бланки остаются в учете как запасы (счёт 10.6). Списание требуется только в случаях их уничтожения, утраты, порчи или по решению руководства.

Как отразить списание в налоговом учете?

Списание бланков относится к расходам текущего периода и учитывается в налоговой базе по общим правилам (расходы по статье 91). Никаких дополнительных корректировок не требуется.

Можно ли списать бланки в части (не полностью)?

Да. В документе «Списание бланков» указывается конкретное количество, которое подлежит списанию. Остаток остаётся в учете.

Что делать, если бланки списываются в разных подразделениях?

В табличной части документа можно указать Подразделение для каждой строки. При этом проводки будут сформированы с указанием аналитики по подразделениям.

Списание трудовых книжек в 1С – процесс, который состоит из трёх основных этапов:

1. Подготовка нормативных документов (акт комиссии, приказ).
2. Отражение поступления бланков в учёт (при необходимости).
3. Создание и проведение документа «Списание бланков» с указанием основания, количества и стоимости.

При правильном выполнении всех шагов система автоматически сформирует корректные бухгалтерские проводки, а аналитика по подразделениям и видам расходов будет сохранена.

Если у вас возникли сложности при работе с документами в 1С, рекомендуется обратиться к внутреннему специалисту по 1С или к официальному партнёру «1С», который поможет настроить шаблоны документов и автоматизировать процесс списания.

Автор статьи: ChatGPT – полезный помощник по работе с 1С.
Дата публикации: