Вопрос списания вкладышей в трудовую книжку часто возникает в бухгалтериях государственных, муниципальных и коммерческих организаций. В статье подробно рассматриваются нормативно‑правовая база, порядок учёта, типовые бухгалтерские проводки и образцы актов, необходимых для правильного отражения операции в бухгалтерском и налоговом учёте.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66, 66.1 – обязанность работодателя вести трудовые книжки.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовлении их бланков и обеспечении работодателей бланками».
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (п. 32, п. 41).
• Налоговый кодекс РФ, ст. 39 (п. 1) – НДС при передаче бланков строгой отчетности.
• Консультация Минфина России, 2023 г. – списание бланков строгой отчетности (счёт 006) и признание расходов (счёт 91.02).

Классификация бланков трудовых книжек и вкладышей

Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним относятся к бланкам строгой отчетности. В бухгалтерском учёте они учитываются на забалансовом счёте 006 «Бланки строгой отчетности». При их использовании (выдаче работнику) происходит списание с этого счёта и одновременное признание расходов.

Учет приобретения бланков и вкладышей

При покупке бланков (включая вкладыши) расходы отражаются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в сочетании с подстатьёй КОСУ 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».

Дт 91.02 Кт 10.21.2 – признание расходов на приобретение бланков (только в бухгалтерском учете)

Списание использованных вкладышей

Списание происходит в момент выдачи вкладыша работнику (обычно в день увольнения или при оформлении нового работника). Операция отражается двумя проводками:

1. Списание с забалансового счёта 006:

    Дт 91.02 Кт 006 – списание стоимости использованного вкладыша (расходы организации)
    

2. Признание расходов в бухгалтерском учете (если стоимость ещё не была признана):

    Дт 91.02 Кт 10.21.2 – признание расходов по стоимости вкладыша (в случае, когда стоимость была учтена только в забалансовом учете)
    

Если стоимость вкладыша уже была включена в расходы при покупке, достаточно выполнить только первую проводку (списание с 006).

Оформление акта об уничтожении/списании вкладыша

Для подтверждения факта списания требуется составить акт об уничтожении (списании) бланков строгой отчетности. В акте указываются:

• Дата и место проведения операции;
• Номер и количество списываемых вкладышей;
• Причина списания (например, «использован в трудовой книжке работника»);
• Подписи ответственных лиц (начальника отдела кадров, главного бухгалтера, руководителя организации).

Примерный шаблон акта:

АКТ
о списании (уничтожении) вкладышей к трудовым книжкам
г. ____________ «__» ___________ 20__
№ ___

Мы, нижеподписавшиеся:
____________ (должность, ФИО) – ответственный за хранение бланков,
____________ (должность, ФИО) – главный бухгалтер,
____________ (должность, ФИО) – руководитель организации,


составили настоящий акт о том, что в соответствии с Положением о ведении и хранении трудовых книжек
было списано (уничтожено) __________ (кол-во) вкладышей к трудовым книжкам, находившихся на
забалансовом счёте 006, в связи с их использованием при оформлении трудовых книжек
работников (ф. № _____). Причина списания – «использование в трудовой книжке». 
Подписи:
____________________ ____________________ ____________________

Ведение приходно‑расходной книги по бланкам

В организациях, где применяется забалансовый учёт, обязателен журнал «Приходно‑расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей». Запись в книгу делается в момент выдачи:

Налоговые последствия

• Стоимость бланков (включая вкладыши) признаётся экономически оправданными расходами и может уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль;
• При передаче бланка работнику (выдаче) считается реализацией и облагается НДС (п. 1 ст. 39 НК РФ). НДС учитывается в налоговой декларации.
• Если в локальном нормативном акте организации установлено, что стоимость бланков не возмещается работниками, то в бухгалтерском учёте отражается только списание с 006 без дополнительного дохода.

Пошаговая инструкция для бухгалтера

1. Получить подтверждение от отдела кадров о необходимости выдачи вкладыша (например, при увольнении).
2. Проверить наличие вкладыша на забалансовом счёте 006.
3. Составить акт об уничтожении/списании вкладыша и получить подписи ответственных лиц.
4. Внести запись в приходно‑расходную книгу.
5. Сделать бухгалтерскую проводку:
   • Дт 91.02 Кт 006 – списание стоимости вкладыша.
6. Если стоимость вкладыша ранее не была признана в расходах, дополнительно выполнить:
   • Дт 91.02 Кт 10.21.2 – признание расходов по приобретению.
7. Отразить НДС (если применимо) в налоговой декларации.
8. Сохранить акт и запись в журнале как подтверждающие документы.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли возмещать работнику стоимость вкладыша?

Согласно ТК РФ и локальным нормативным актам, стоимость бланков и вкладышей не возмещается работнику, если иное не предусмотрено договором.

Можно ли списать вкладыш без акта?

Для контроля и подтверждения операции акт обязателен. Без него списание может быть оспорено налоговыми органами.

Как отразить утерянный или испорченный вкладыш?

В случае порчи или утери оформляется акт о порче/утрате, а в бухгалтерском учёте проводится списание с 006 (Дт 91.02 Кт 006).

Списание вкладышей в трудовую книжку – процесс, который требует согласованной работы отдела кадров и бухгалтерии. Ключевые моменты:

• Вести забалансовый учёт на счёте 006;
• Оформлять акт об уничтожении/списании;
• Сделать корректные бухгалтерские проводки (Дт 91.02 Кт 006);
• Учитывать НДС при передаче бланков работнику;
• Сохранять все подтверждающие документы для налоговых проверок.

Точная и своевременная фиксация операций поможет избежать ошибок в бухгалтерском и налоговом учёте, а также обеспечит соответствие требованиям трудового и финансового законодательства.

Статья подготовлена на основе актуальной информации (по состоянию на ) и рекомендаций Минфина России. При необходимости уточнения деталей рекомендуется обратиться к профильному юристу‑консультанту или в службу поддержки ФНС.