Вопрос о том, стоит ли в связке трудовой книжки указывать способ её ведения, часто возникает у работодателей, которые переходят на электронный формат учёта трудовых отношений. Ниже приведены ответы на ключевые вопросы, основанные на действующем законодательстве РФ и практических рекомендациях.
Что такое «связка трудовой книжки»?
Связка трудовой книжки – это комплект документов, который хранится в кадровом отделе организации и содержит сведения о трудовом стаже сотрудника. К её составу обычно относятся:
- Трудовая книжка (если она есть);
- Справка о трудовом стаже;
- Свидетельство о приёме на работу;
- Список отработанных дней и отпусков;
- Письменные уведомления о переводах, повышениях и т.д.
В случае перехода на электронный формат, часть этих документов может быть заменена электронными аналогами, но «связка» как правило сохраняется для удобства внутреннего учёта.
Когда нужно указывать способ ведения трудовой книжки?
Ответ зависит от того, какой способ ведения выбран работодателем:
- Печатный (бумажный) способ – если трудовая книжка ведётся в традиционной форме, то в связке указывать способ вести не требуется. Это стандартная практика, и законодательством не предусмотрено обязательное указание;
- Электронный способ – если организация использует электронный учёт трудовых отношений (ЭУТР) в соответствии с Федеральным законом № 442‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» (с 1 января 2022 г.), то в связке обязательно должно быть указано, что трудовая книжка ведётся в электронном виде. Это необходимо для соблюдения требований § 42 Трудового кодекса и § 5 Федерального закона о ЕУТР.
- Двухформатный способ – если одновременно ведутся бумажная и электронная версии, в связке следует указать оба способа, чтобы избежать недоразумений в случае проверки.
Как правильно указать способ ведения?
В связке можно использовать короткую формулировку, например:
- «Трудовая книжка ведётся в электронном виде в соответствии с Федеральным законом № 442‑ФЗ»;
- «Трудовая книжка ведётся в бумажном виде» (если используется только бумажная версия);
- «Трудовая книжка ведётся в двух форматах: бумажном и электронном».
Важно, чтобы информация была ясной и однозначной, чтобы в случае проверки со стороны инспекции труда или работодателя не возникло сомнений.
Какие документы подтверждают электронный учёт?
При переходе на электронный учёт необходимо подготовить:
- Согласие сотрудника на хранение персональных данных в электронном виде;
- Положение о порядке ведения электронного учёта трудовых отношений;
- Список электронных документов, которые заменяют бумажные (свидетельство о приёме, справка о стаже и т.д.);
- Свидетельство о регистрации ЕУТР в системе «Единый портал государственных услуг».
Что делать, если сотрудник не согласен на электронный учёт?
Согласно статье 42 Трудового кодекса, работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажном виде, если сотрудник отказывается от электронного учёта. В таком случае:
- В связке указывается, что трудовая книжка ведётся в бумажном виде;
- Сотруднику предоставляется бумажная копия всех документов, связанных с трудовыми отношениями;
- Организация сохраняет бумажный архив в течение 5 лет после увольнения сотрудника.
Практические рекомендации
- Проверьте, какой способ учёта применён в вашей организации, и обновите связку соответственно.
- Если вы переходите на электронный учёт, обязательно получите согласие всех сотрудников.
- Обеспечьте доступ к электронным документам через защищённый портал с соблюдением требований ФЗ «О персональных данных».
- Периодически проверяйте, что в связке актуальная информация о способе ведения трудовой книжки.
Указывать способ ведения трудовой книжки в связке необходимо только в случае использования электронного учёта. В бумажном формате это не требуется. При переходе на электронный формат важно соблюсти все юридические требования, получить согласие сотрудников и правильно оформить связку, чтобы избежать конфликтов с контролирующими органами.
Таким образом, ответ на вопрос «Нужно ли указывать в связке трудовой книжки способ ведения трудовой книжки?» зависит от выбранного формата учёта: в бумажном – нет, в электронном – обязательно.