Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и формирующий основу для начисления пенсии. Внесение корректных записей о месте работы, включая информацию о филиале организации, имеет решающее значение для соблюдения трудового законодательства и защиты прав сотрудника. В этой статье подробно разберём, как правильно оформлять записи о приёме, переводе и увольнении в филиале, какие нормы регулируют этот процесс и как избежать распространённых ошибок.
Правовая основа
Ведение трудовых книжек регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 66.1, 84.1)
- Приказом Минтруда России от № 320н — «Об утверждении формы трудовой книжки и инструкции по её заполнению»
- Положением о трудовой книжке, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225
Согласно ст. 57 ТК РФ, в трудовом договоре указывается наименование работодателя, то есть юридического лица, а не его структурного подразделения. Филиал не является юридическим лицом, а представляет собой обособленное подразделение, расположенное вне места нахождения организации и осуществляющее её функции.
Как правильно оформить запись о приёме на работу в филиал
При приёме на работу в филиал работодатель, это головная организация, а не филиал. Однако место работы указывается с учётом расположения филиала. Существует два корректных варианта оформления записи в трудовой книжке:
Вариант 1: Указание филиала в заголовке записи
В графе 3 (сведения о работе) запись оформляется так:
- Дата приёма:
- Наименование работодателя: ООО «ГлобалТех»
- Должность: Инженер-конструктор
- Место работы: филиал ООО «ГлобалТех» (г. Казань)
Пример записи:
— принят на работу в филиал ООО «ГлобалТех» (г. Казань) на должность инженера-конструктора по трудовому договору № 45 от .
Вариант 2: Указание филиала в скобках после наименования работодателя
Альтернативный, но также допустимый вариант:
— принят на работу в ООО «ГлобалТех» (филиал в г. Казань) на должность инженера-конструктора по трудовому договору № 45 от .
Важно! Независимо от выбранного варианта, в трудовом договоре в качестве работодателя всегда указывается головная организация, а не филиал. Филиал может быть указан только как место исполнения трудовых обязанностей.
Печать в трудовой книжке при работе в филиале
Согласно п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовой книжки (Приказ Минтруда № 320н), печать филиала не ставится в трудовую книжку. Вместо этого должна ставиться печать головной организации.
Однако на практике многие организации используют печать филиала, считая это удобным. Это нарушение законодательства. Если в трудовой книжке стоит печать филиала, это может привести к:
- Отказу в приёме на новую работу из-за «неправильного» оформления
- Проблемам при оформлении пенсии (Пенсионный фонд может не принять запись как официальную)
- Необходимости исправления записи через суд
Рекомендация: Если в трудовой книжке уже стоит печать филиала — необходимо внести исправление в порядке, предусмотренном п. 25 Инструкции № 320н: зачеркнуть ошибочную печать, внести правильную запись с печатью головной организации и сделать соответствующую отметку.
Перевод сотрудника из одного филиала в другой
Если сотрудник переводится из филиала в филиал (например, из Казани в Новосибирск), это считается постоянным кадровым переводом (ст; 72.1 ТК РФ). Запись оформляется следующим образом:
— переведён из филиала ООО «ГлобалТех» (г. Казань) в филиал ООО «ГлобалТех» (г. Новосибирск) на должность старшего инженера-конструктора по приказу № 88 от .
Важно: Необходимо оформить приказ о переводе, получить согласие работника (если перевод связан с изменением места работы), внести запись в трудовую книжку и обновить сведения в личной карточке (форма Т-2).
Увольнение из филиала
При увольнении из филиала запись оформляется аналогично приёму, с указанием головной организации и места работы:
, уволен по собственному желанию, в соответствии с п. 3 ст. 77 ТК РФ, из филиала ООО «ГлобалТех» (г. Новосибирск).
Если увольнение связано с ликвидацией филиала, запись будет выглядеть так:
— уволен в связи с ликвидацией филиала ООО «ГлобалТех» (г. Новосибирск), в соответствии с п. 1 ст. 81 ТК РФ.
Ошибки, которые нельзя допускать
Неправильные записи в трудовой книжке могут привести к:
- Отказу в начислении пенсии или её перерасчёту
- Потере стажа
- Судебным спорам с работодателем
Частые ошибки:
- Указание филиала как работодателя (например: «Принят в филиал ООО…» без указания головной организации)
- Постановка печати филиала вместо печати головной организации
- Отсутствие ссылки на приказ или трудовой договор
- Неправильное написание наименования организации (сокращения, опечатки)
- Неоформленный перевод между филиалами, как будто сотрудник уволился и был принят заново
Что делать, если запись сделана с ошибкой?
Если в трудовой книжке допущена ошибка, её необходимо исправить в соответствии с п. 25 Инструкции № 320н:
- Зачеркнуть неверную запись одной линией (чтобы она оставалась читаемой)
- Сделать новую, правильную запись с указанием даты исправления
- Указать номер и дату приказа, на основании которого вносится исправление
- Поставить печать головной организации и подпись ответственного лица
- Сделать отметку: «Запись исправлена»
Важно! Нельзя использовать корректор, вырезать, наклеивать или вносить записи карандашом. Любое неофициальное исправление делает запись недействительной.
Дополнительные рекомендации
- Все записи в трудовой книжке должны быть сделаны чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета.
- Названия должностей и организаций должны соответствовать документам, утверждённым в организации (штатному расписанию, положению о филиале).
- При смене наименования головной организации (например, переименование ООО «ГлобалТех» в ООО «ГлобалТех-Плюс») вносится отдельная запись в графу 3: «Наименование организации изменено с «ООО «ГлобалТех» на «ООО «ГлобалТех-Плюс»».
- Сведения о филиалах должны быть внесены в ЕГРЮЛ. Если филиал не зарегистрирован, его существование не подтверждено, и запись в трудовой книжке может быть признана недействительной.
Запись о филиале в трудовой книжке, это не формальность, а важный элемент, влияющий на пенсионные права и трудовую репутацию работника. Правильное оформление требует внимательности, знания законодательства и соблюдения формальных требований. Головная организация всегда остаётся работодателем, а филиал — лишь местом исполнения трудовых обязанностей. Использование печати головной организации, корректное указание наименований и своевременное исправление ошибок — залог надёжности трудовой книжки и защиты прав сотрудника.
Совет HR-специалистам: Регулярно проводите аудит трудовых книжек в организации. Проверяйте соответствие записей трудовым договорам, приказам и ЕГРЮЛ. Один час проверки — избавит от месяцев судебных разбирательств и потерь в стаже.
Помните: ошибка в трудовой книжке — это не просто опечатка, это риск потери пенсионных прав.