В современных условиях учёта кадров важно правильно определить и отразить способ ведения трудовой книжки (ТК) сотрудника. От этого зависит формирование отчётов в ПФР, корректность кадровых документов и соблюдение требований Трудового кодекса РФ. В данной статье подробно рассмотрим, как задать, изменить и отразить способ ведения ТК в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) версии 3.1.
Что такое способ ведения трудовой книжки?
Способ ведения ТК определяет, в каком формате будут храниться сведения о трудовой деятельности сотрудника:
- Бумажная трудовая книжка – классический вариант, запись производится в бумажном документе, выдаваемом работодателем.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – сведения формируются и передаются в ПФР в электронном виде (форма СЗВ‑ТД).
Выбор способа осуществляется сотрудником при приёме на работу или при изменении условий труда и фиксируется в заявлении о ведении трудовой книжки.
Где в 1С:ЗУП указывается способ ведения ТК?
В карточке сотрудника (раздел Кадровики → Сотрудники) на вкладке Главное присутствуют следующие поля:
- Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы – галочка, указывающая, что сотрудник уже имел выбранный способ на предыдущем месте работы;
- Способ ведения – выпадающий список с двумя вариантами:
- Ведение бумажной трудовой книжки;
- Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.
- Дата формирования заявления в ПФР по прежнему месту работы – дата, когда было подано соответствующее заявление на предыдущем месте.
Если галочка Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы не установлена, программа считает, что способ ещё не выбран и требует заполнения заявления при приёме.
Как оформить заявление о ведении трудовой книжки в 1С:ЗУП?
В 1С:ЗУП нет утверждённой унифицированной формы заявления, поэтому используется шаблон, предоставленный разработчиками. Он содержит два варианта:
- Заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде (ст. 66 ТК РФ).
- Заявление о ведении сведений в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).
Шаги формирования заявления:
- Открыть документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (меню Кадровики → Заявления).
- Выбрать сотрудника.
- Указать Тип заявления – «Бумажная трудовая книжка» или «Электронная трудовая книжка».
- Заполнить Дата заявления – должна совпадать с датой, указанной сотрудником в самом заявлении (не обязательно текущей датой системы).
- Сохранить и распечатать документ. На печать выходят два листа – один для бумажного варианта, второй – для электронного. Сотрудник подписывает нужный лист и передаёт его в отдел кадров.
- После получения подписанного заявления в 1С:ЗУП установить галочку Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы (если сотрудник ранее уже выбрал способ) и выбрать соответствующий Способ ведения.
Как изменить способ ведения трудовой книжки?
Смена способа возможна в следующих случаях:
- Сотрудник переходит с бумажной ТК на электронную (или наоборот) по своему желанию.
- При приёме на работу нового сотрудника без трудового стажа – по умолчанию формируется электронная ТК, если иное не заявлено.
- Получить от сотрудника новое заявление о выборе способа ведения ТК.
- В карточке сотрудника снять галочку Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы (если требуется сбросить предыдущий выбор).
- Установить новую галочку и указать нужный Способ ведения.
- Заполнить дату формирования заявления в ПФР по прежнему месту работы (если меняется способ с электронного на бумажный и наоборот).
- Обеспечить формирование соответствующих сведений СЗВ‑ТД при следующем кадровом событии (приём, перевод, увольнение).
- Штатные сотрудники – в колонке «Способ ведения ТК» отображается выбранный вариант.
- СЗВ‑ТД – при электронном ведении формируются электронные сведения; при бумажном – сведения не передаются в ПФР (только при увольнении выдаётся бумажная ТК).
- ЕФС‑1 – подраздел 1.1 содержит информацию о способе ведения ТК для каждого сотрудника.
- Всегда проверяйте, что дата заявления совпадает с датой, указанной сотрудником. Автоматическая подстановка текущей даты может привести к несоответствию в отчётах ПФР.
- Если сотрудник не указал способ при приёме, в 1С:ЗУП будет отображаться пустое поле – необходимо обязательно уточнить у сотрудника и заполнить заявление.
- При переходе с бумажной на электронную ТК не забудьте выдать сотруднику справку о стаже (форма СТД‑Р) и загрузить её в электронный трудовой книжный лист.
- Для массового изменения способа ведения ТК удобно использовать обработку Массовое изменение данных сотрудников (доступно в админ‑панели 1С:ЗУП).
Процедура изменения:
Отражение способа ведения ТК в отчётах
Выбранный способ напрямую влияет на формирование следующих отчётов:
Настройка вывода данных в отчёте описана в статье Сведения о выбранном на предыдущем месте работы способе ведения трудовой книжки (ЗУП 3.1.10.571 / 3.1.14.208).
Полезные советы и типичные ошибки
Правильный выбор и отражение способа ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП – ключевой элемент корректного кадрового учёта и своевременной отчётности в ПФР. Следуя представленной инструкции, вы сможете без ошибок оформлять заявления, менять способ ведения ТК и получать актуальные данные в всех необходимых отчётах.
Если возникнут вопросы по настройке конкретных отчётов или работе с электронными трудовыми книжками, рекомендуется обратиться к официальной методичке 1С:ЗУП или к специалистам по сопровождению программы.