Ведение трудовых книжек — одна из ключевых обязанностей кадровой службы в любой организации. Особенно внимательно нужно подходить к оформлению документов для внешних совместителей, чья трудовая деятельность распределена между несколькими работодателями. В этой статье мы подробно разберём, когда и как выдаётся справка для внешнего совместителя, необходимая для внесения записи в трудовую книжку, какие документы требуются, и как правильно оформить эту процедуру в соответствии с законодательством РФ.
Что такое внешний совместитель?
Внешний совместитель — это работник, который выполняет дополнительную работу у другого работодателя помимо своего основного места работы. Отличие от внутреннего совместителя в том, что внутренний совместитель работает в той же организации, где трудится по основному договору, а внешний — в другой.
Согласно статье 282 Трудового кодекса РФ, внешний совместитель может работать по совместительству в любое время, но не более 4 часов в день (в случае, если основная работа — полная ставка). При этом он имеет те же права и обязанности, что и штатный сотрудник.
Зачем нужна справка для записи в трудовую книжку?
Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225, запись о приёме на работу в трудовую книжку вносится только по месту основной работы. Однако, если внешний совместитель переходит на основное место работы в ту организацию, где ранее работал по совместительству, то второй работодатель (тот, где он работал по основному месту) должен внести запись о приёме на работу на основании справки от предыдущего работодателя.
Таким образом, справка нужна для того, чтобы:
- Подтвердить факт работы по совместительству в другой организации;
- Обосновать внесение записи о приёме на работу в трудовую книжку по новому месту;
- Избежать нарушений при ведении трудовых книжек, которые могут повлечь штрафы от Государственной инспекции труда.
Когда требуется справка?
Справка для записи в трудовую книжку требуется в следующих случаях:
- Внешний совместитель увольняется с основного места работы и переходит на работу в организацию, где ранее работал по совместительству (теперь он становится штатным сотрудником).
- Внешний совместитель увольняется с работы по совместительству и устраивается на основное место работы в другую организацию — в этом случае справка не нужна, так как запись вносится по новому месту работы.
- Сотрудник хочет, чтобы в трудовую книжку была внесена запись о работе по совместительству (это возможно только по его письменному заявлению и при наличии справки).
Важно! Запись о работе по совместительству в трудовую книжку вносится только по желанию сотрудника и только на основании справки от другого работодателя. Работодатель не вправе вносить такую запись без документального подтверждения.
Какие данные должна содержать справка?
Справка, выдаваемая работодателем, где сотрудник работал по совместительству, должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование организации (полное, с ОГРН и ИНН);
- ФИО сотрудника (полностью);
- Должность, на которой он работал по совместительству;
- Период работы (с какого числа по какое число);
- Основание трудоустройства — номер и дата приказа о приёме на работу по совместительству;
- Сведения о прекращении трудовых отношений (если сотрудник уволился с совместительства);
- Подпись руководителя и печать организации (если есть);
- Дата выдачи справки.
Пример формулировки:
Справка
Настоящим подтверждается, что Иванов Иван Иванович работал в ООО «Прогресс» с по в качестве внешнего совместителя на должности бухгалтера. Трудовые отношения прекращены на основании приказа № 45 от . Работа осуществлялась на условиях неполного рабочего времени — 0,5 ставки.Справка выдана по просьбе сотрудника для внесения записи в трудовую книжку.
Генеральный директор
_______________ /Сидоров А.А./
«15» мая 2026 г.Печать
Как оформить запись в трудовую книжку на основании справки?
Если внешний совместитель устраивается на основное место работы в организацию, где ранее работал по совместительству, то новый работодатель (теперь — основной) вносит запись о приёме на работу на основании справки и заявления сотрудника.
Алгоритм действий работодателя:
- Сотрудник подаёт заявление о приёме на работу по основному месту и заявление о внесении записи в трудовую книжку о предыдущей работе по совместительству.
- Сотрудник предоставляет справку от предыдущего работодателя (по совместительству).
- Кадровик проверяет документы, оформляет приказ о приёме на работу (№ ___ от ___).
- В трудовую книжку вносится запись: «Принят на работу в качестве [должность] с [дата] на основании приказа № ___ от [дата]».
- В графе «Особые отметки» (если есть) можно указать: «Работал по совместительству в [наименование организации] с [дата] по [дата]» — только при наличии справки и письменного согласия сотрудника.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: Внесение записи о совместительстве без справки — это нарушение. Такая запись может быть признана недействительной.
- Ошибка 2: Указание в трудовой книжке должности по совместительству как основной — это недопустимо. Основная должность — только та, по которой заключён основной трудовой договор.
- Ошибка 3: Отказ в выдаче справки. Работодатель обязан выдать справку в течение трёх рабочих дней по письменному заявлению сотрудника (ст. 62 ТК РФ).
- Ошибка 4: Не указание в справке периода работы — это делает документ непригодным для внесения записи.
Электронные трудовые книжки: что меняется?
С 2020 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки. Если сотрудник выбрал электронный формат, то:
- Записи о работе вносятся работодателем в информационную систему Пенсионного фонда РФ.
- Справка для внешнего совместителя не требуется для внесения записи в электронную трудовую книжку — данные передаются автоматически через работодателей.
- Однако, если сотрудник ранее работал по совместительству и хочет, чтобы эта информация была отражена в электронной трудовой книжке, он должен предоставить справку новому работодателю — тот внесёт её в систему ПФР вручную.
Справка для внешнего совместителя — это не просто формальность, а юридически значимый документ, без которого невозможно корректно вести трудовую книжку. Её выдача — обязанность работодателя, а получение, право сотрудника.
Для кадровых служб важно:
- Чётко понимать, когда требуется справка;
- Выдавать её в срок (не позднее 3 рабочих дней);
- Соблюдать все реквизиты, чтобы документ был признан действительным;
- Не вносить записи в трудовую книжку без подтверждения.
Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов, споров с сотрудниками и проблем с контролирующими органами. Помните: правильное оформление трудовых отношений — залог доверия и законности.
Важно! Если у вас остались вопросы по оформлению справки или внесению записей в трудовую книжку — проконсультируйтесь с юристом по трудовому праву или в территориальном органе Роструда.