В последние годы в России наблюдается тенденция к отказу от бумажной трудовой книжки. С 2025 года все больше сотрудников работают без неё по собственному выбору или потому, что впервые устроились после окончания учебного заведения. Вместо привычной книжки при увольнении работодатели могут выдавать справку, подтверждающую трудовой стаж и основные сведения о работе. В этой статье мы разберём, что это за справка, как она оформляется, какие юридические нюансы с ней связаны и в чем её преимущества и недостатки.
Что такое справка о трудовой деятельности?
Справка о трудовой деятельности – это документ, который подтверждает факт работы сотрудника в конкретной организации, его должность, период работы, а также сведения о заработной плате и отработанных днях. В отличие от трудовой книжки, справка обычно оформляется в электронном виде и хранится в системе электронного документооборота работодателя.
Формат и содержание справки
- Наименование организации – юридическое название и адрес.
- ФИО сотрудника – полное имя, дата рождения.
- Должность и подразделение – точное название должности и отдел/отдел.
- Период работы – даты начала и окончания трудового договора.
- Сведения о доходах – сумма заработной платы, налоговые удержания.
- Причина увольнения – по инициативе работодателя, по инициативе работника, по истечении срока договора.
- Подпись руководителя – подпись или цифровой сертификат.
- Дата выдачи – дата, когда справка была оформлена.
Электронный формат
Справка обычно создаётся в формате PDF и подписывается цифровой подписью руководителя или уполномоченного лица. В некоторых компаниях справка может быть доступна через личный кабинет сотрудника в системе электронного документооборота.
Юридические основания для выдачи справки вместо трудовой книжки
В 2025 году в России был принят ряд поправок к Трудовому кодексу, которые позволяют работодателям выдавать справку вместо трудовой книжки в следующих случаях:
- Сотрудник не имеет бумажной трудовой книжки по собственному выбору.
- Сотрудник впервые устроился после окончания учебного заведения и не имел трудовой книжки.
- Трудовой договор заключён в форме «постоянного» или «свободного» договора, где трудовая книжка не требуется.
- Работодатель имеет электронный документооборот, подтверждающий факты трудовой деятельности.
При этом работодатель обязан:
- Соблюдать требования о хранении справки в течение 5 лет после увольнения.
- Обеспечить доступ сотрудника к справке по запросу.
- Подтвердить справку цифровой подписью, чтобы гарантировать её юридическую силу.
Как получить справку при увольнении
Процесс получения справки обычно выглядит так:
- Запрос сотрудника – сотрудник обращается в отдел кадров с просьбой о выдаче справки.
- Подготовка документа – отдел кадров формирует справку в соответствии с шаблоном.
- Подпись руководителя – руководитель подписывает справку цифровой подписью.
- Передача сотруднику – справка передаётся сотруднику в электронном виде (PDF) либо в печатном виде.
- Хранение – справка хранится в системе электронного документооборота работодателя.
Если сотрудник не получил справку, он может обратиться в отдел кадров с письменным запросом. В случае отказа работодатель обязан обосновать причину отказа и предоставить справку в течение 30 дней.
Плюсы и минусы справки вместо трудовой книжки
Плюсы
- Удобство – справка легко хранится в электронном виде, не занимает место.
- Скорость оформления – процесс быстрее, чем выдача бумажной книжки.
- Экономия ресурсов – сокращение затрат на печать и хранение бумажных документов.
- Совместимость с цифровыми системами – легко интегрируеться с HR‑платформами и системами электронного документооборота.
Минусы
- Юридическая неопределённость – в некоторых случаях справка может быть не принята работодателем, который требует трудовую книжку.
- Требования к цифровой подписи – необходимо наличие сертификата и соответствующего ПО.
- Ограниченный срок хранения – справка хранится только 5 лет, после чего может потребоваться подтверждение стажа другими способами.
- Непринятие в некоторых отраслях – в некоторых сферах (например, государственная служба) трудовая книжка всё ещё обязательна.
Как справка будет использоваться в дальнейшем
Справка может быть использована в следующих случаях:
- Подтверждение стажа при переходе на другую работу.
- Получение пенсионных начислений и льгот.
- Проверка трудовой истории при оформлении кредита.
- Участие в программах государственных субсидий и грантов.
Важно помнить, что справка не заменяет трудовую книжку полностью, но в большинстве случаев она достаточна для подтверждения факта трудовой деятельности.
Что делать, если справка не выдана?
Если работодатель отказался выдавать справку, сотрудник имеет следующие варианты:
- Письменный запрос – направить официальное письмо в отдел кадров с требованием о выдаче справки.
- Обращение в инспекцию труда – подать жалобу в региональное отделение инспекции труда.
- Юридическая помощь – обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.
В большинстве случаев работодатель обязан предоставить справку в течение 30 дней с момента запроса.
Справка о трудовой деятельности, выдаваемая при увольнении вместо трудовой книжки, становится всё более популярной в России. Она обеспечивает гибкость, экономию ресурсов и удобство для сотрудников и работодателей. Однако важно знать юридические нюансы и требования к оформлению, чтобы справка была признана действительной в дальнейшем. Если вы планируете работать без бумажной трудовой книжки, убедитесь, что ваш работодатель готов выдавать справку в электронном виде и хранить её в соответствии с законодательством.