Вопрос о том, нужно ли фиксировать в трудовой книжке сотрудника факт временного исполнения им чужих должностных обязанностей, является одним из самых частых у кадровиков и бухгалтеров. Может показаться логичным отразить любой опыт работы, однако трудовое законодательство подходит к этому вопросу строго. Давайте разберемся во всех нюансах и исключениях.
Общее правило: временное исполнение обязанностей
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им постоянной работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также сведения о награждениях. Поскольку исполнение обязанностей (ВРИО или совмещение) имеет временный характер, законных оснований для внесения такой записи нет.
Это подтверждается актуальной практикой и разъяснениями ведомств:
- ВРИО руководителя: запись об исполнении обязанностей руководителя организации в трудовую книжку его заместителя не вносят.
- ВРИО начальника: внести запись в трудовую книжку о временном исполнении обязанностей начальника отдела или начальника производства нельзя.
- ВРИО главбуха: вносить в трудовую книжку заместителя главного бухгалтера запись о временном исполнении обязанностей главбуха не требуется, так как указанный перевод носит временный характер.
Совмещение должностей и расширение зоны обслуживания
Статья 60.2 ТК РФ регулирует вопросы совмещения профессий (должностей), расширения зон обслуживания и увеличения объема работы. Если сотрудник исполняет обязанности временно отсутствующего коллеги, не освобождаясь от своей основной работы, это также является совмещением.
В таких случаях запись в трудовую книжку о периоде исполнения обязанностей не вносится. Для оформления достаточно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ, где будут прописаны сроки, объем дополнительных функций и размер доплаты.
Когда запись об исполнении обязанностей всё-таки нужна?
Из общего правила есть исключения, когда фиксация в трудовой книжке необходима. Они связаны с характером трудоустройства:
Прием по срочному трудовому договору
Если для временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника (например, находящегося в отпуске по уходу за ребенком) вы принимаете нового работника по срочному трудовому договору, ситуация меняется. В этом случае человек выполняет работу как свою основную. В трудовую книжку в обязательном порядке вносится запись о приеме на работу, а впоследствии — и об увольнении по истечении срока договора.
Признание временного перевода постоянным
Если работник был временно переведен на другую должность, но перевод приобрел постоянный характер, в трудовую книжку вносится соответствующая запись. При этом:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с временным переводом.
- В графе 3 указывается наименование структурного подразделения и должность.
Работа по совместительству
Если сотрудник исполняет обязанности по совместительству (то есть в свободное от основной работы время), записи производятся только по желанию работника. В таком случае запись делается на основном месте работы на основании справки от работодателя по совместительству.
Установление второй профессии
При выполнении работ по вновь установленной профессии (например, установлена вторая профессия, электрогазосварщик с присвоением 3 разряда) в трудовой книжке делается соответствующая запись с возложением обязанностей по выполнению новых работ. В графе 4 указываются реквизиты удостоверения и приказа.
Типичные ошибки и как их избежать
Несмотря на четкие правила, на практике все еще встречаются грубые ошибки, которые могут навредить сотруднику (например, стаж не учтен, пособие меньше и всё из-за одной неверной строчки).
- Запись «Принят исполняющим обязанности…». Иногда кадровики так и записывают в трудовую книжку. Это глубоко неправильно. Наименование должности должно строго соответствовать штатному расписанию. Если человек принят на постоянную работу, он принят на конкретную должность, а не в статусе «и.о.»;
- Внесение записи о ВРИО без законных оснований. Внесение записей в трудовую книжку работника о временном исполнении обязанностей по той или иной должности законом не предусмотрено. Назначение ВРИО оформляется только приказом, запись в трудовой книжке о назначении ВРИО не оформляется.
Резюме
Ответить на вопрос о том, вносится ли запись в трудовую книжку об исполнении обязанностей, можно лаконично: в этом нет необходимости и законных оснований, если речь идет о временном замещении (ВРИО) или совмещении. Запись требуется только в том случае, если для замещения должности заключается полноценный срочный трудовой договор, временный перевод становится постоянным, или речь идет о совместительстве (по желанию работника). Главное правило кадровика — строго следовать ТК РФ и не плодить в трудовой книжке записи, искажающие реальную историю занятости сотрудника.