Справка об отсутствии трудовой книжки – официальный документ, подтверждающий, что у гражданина на момент обращения нет трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности в ней). Она требуется при трудоустройстве, оформлении пособий, получении государственных услуг и в других ситуациях, когда работодатель или учреждение нуждается в доказательстве отсутствия трудового стажа.

Нормативная база

• Статья 65 ТК РФ – работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника, если у него нет книжки в связи с её утратой, повреждением или иной причиной.
• Статья 66.1 ТК РФ – регулирует предоставление сведений о трудовой деятельности (выписки, копии, справки) по запросу работника.
• Приказ Минтруда России от № 542н – утверждает форму справки об отсутствии трудовой книжки и порядок её выдачи.
• Федеральный закон «О государственной гражданской службе» и нормативные акты ПФР – регулируют выдачу справок через личный кабинет на портале «Госуслуги» и в электронной трудовой книжке.

Кто может получить справку

• Граждане, никогда не имевшие трудовой книжки (например, выпускники школ, студенты, лица, не работавшие до достижения трудоспособного возраста).
• Лица, потерявшие трудовую книжку вследствие утраты, повреждения, хищения или иных обстоятельств.
• Неработающие граждане до 23 лет – могут оформить справку через услугу «Получение справки неработающим гражданам (до 23 лет) об отсутствии трудовой книжки» на портале Госуслуг.
• Работники, у которых трудовая книжка отсутствует при приёме на новую работу и которые подают заявление о её оформлении.

Где и как можно получить справку

Через портал «Госуслуги»

1. Авторизуйтесь на gosuslugi.ru (требуется подтверждённая учётная запись).
2. В поиске введите «справка об отсутствии трудовой книжки» или выберите раздел «Трудовая деятельность» → «Справки и выписки».
3. Выберите услугу «Получение справки неработающим гражданам (до 23 лет) об отсутствии трудовой книжки» (если вам меньше 23 лет и вы не работаете) либо «Справка об отсутствии трудовой книжки» для остальных категорий.
4. Заполните электронное заявление:
   • ФИО, дата и место рождения;
   • Серия и номер паспорта;
   • Причина отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение, никогда не имелась и т.п.);
   • Контактные данные для получения документа.
5. Прикрепите скан паспорта (страница с фото и регистрацией) и, при необходимости, документы, подтверждающие причину отсутствия книжки (например, акт о утрате).
6. Отправьте заявление. В течение 3 рабочих дней (по ст. 62 ТК РФ) вам будет предоставлена электронная справка в личном кабинете.
7. Справку можно распечатать или сохранить в PDF для предоставления работодателю.

Через Многофункциональный центр (МФЦ)

1. Подготовьте паспорт и заявление о выдаче справки (можно заполнить на месте).
2. Обратитесь в любой МФЦ, где предоставляется услуга «Выдача справок о трудовой деятельности».
3. Специалист примет документы, выдаст расписку о приёме заявления.
4. Срок выдачи – до 3 рабочих дней (в некоторых регионах возможно ускорение за дополнительную плату).

Через отдел кадров работодателя (при приёме на работу)

Если вы устраиваетесь на новую работу и у вас нет трудовой книжки, работодатель обязан:

• Получить от вас письменное заявление с указанием причины отсутствия книжки;
• Оформить новую трудовую книжку на основании этого заявления (ч. 5 ст. 65 ТК РФ);
• Выдать вам справку о том, что книжка отсутствовала при приёме (по запросу).

Образец заявления о выдаче справки об отсутствии трудовой книжки

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт № 45 06 123456, выдан ОВД г. Москвы , проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5,

прошу выдать мне справку об отсутствии трудовой книжки в связи с её утратой (документ утерян при пожаре ).

Справка необходима для подачи документов при приёме на работу в ООО «Ромашка».

Прилагаю:

• копию паспорта (страница с фото и регистрацией);
• акт о пожаре (приложение к заявлению).

Подпись: _____________________ /Иванов И.И./

Сроки, стоимость и срок действия справки

• Срок выдачи: не более трёх рабочих дней после принятия заявления (ст. 62 ТК РФ). При обращении через МФЦ или Госуслуги срок может быть сокращён до одного дня в случае электронного взаимодействия.
• Стоимость: услуга предоставляется бесплатно. В некоторых регионах возможна плата за срочное изготовление (экспресс‑услуга) – обычно не более 300 руб.
• Срок действия справки: законодательно не ограничен. Однако многие работодатели требуют справку, выданную не позднее чем за 30 дней до подачи документов. Рекомендуется получать справку непосредственно перед тем, как она понадобится.

Что делать, если справка нужна срочно

1. Воспользуйтесь услугой «Электронная трудовая книжка» на портале ПФР: в личном кабинете можно сразу заказать выписку о трудовой деятельности, которая в случае отсутствия стажа будет содержать запись об отсутствии сведений.
2. Обратитесь в ближайший МФЦ с заявлением о срочном выдаче справки – часто есть возможность получения в день обращения за дополнительную плату.
3. Если вы устраиваетесь на работу, попросите работодателя оформить новую трудовую книжку сразу же после получения вашего заявления – это избавит от необходимости отдельной справки.

Справка об отсутствии трудовой книжки – простой, но важный документ, который подтверждает факт отсутствия трудовой стажа или самой книжки у гражданина. Знание нормативной основы (ст. 65, 66.1 ТК РФ), порядка получения через Госуслуги, МФЦ или отдел кадров, а также умение правильно составить заявление позволяют быстро решить вопрос при трудоустройстве, оформлении пособий или получении других государственных услуг. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете получить справку в установленные сроки, без лишних затрат и бюрократических препятствий.