Потеря трудовой книжки – ситуация, с которой может столкнуться любой работник. Восстановить документ необходимо, поскольку он подтверждает трудовой стаж, влияет на назначение пенсии и другие социальные выплаты. Ниже представлен пошаговый алгоритм действий, нормативные основания и перечень необходимых документов.
Что такое справка об утере трудовой книжки?
Справка об утере трудовой книжки – официальный документ, подтверждающий факт утраты оригинала трудовой книжки. Она выдаётся работодателем (или уполномоченным органом) на основании заявления сотрудника и служит основанием для оформления дубликата.
Нормативная база
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек и выдачи дубликатов трудовой книжки (утв. Приказом Минтруда России № 320н от ).
- Статья 66 ТК РФ – право работника на получение дубликата трудовой книжки при её утере, порче или утрате.
- Письмо Минтруда России от № … (разъяснения по оформлению дубликата при утрате в период работы).
Кто отвечает за выдачу дубликата?
Обязанность по выдаче дубликата лежит на работодателе, у которого хранилась трудовая книжка на момент её утраты. Если вина за утерю лежит на работодателе (например, книжка хранилась в условиях, не обеспечивающих её сохранность), он обязан оформить дубликат за свой счёт. В остальных случаях расходы на изготовление дубликата несет работник.
Сроки оформления дубликата
Согласно пункту 27 Порядка № 320н, работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней с даты получения заявления об утере.
Последовательность действий работника
- Составление заявления
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать:- ФИО сотрудника;
- Должность и структурное подразделение;
- Факт утери трудовой книжки (дата, обстоятельства, если известны);
- Просьба о выдаче дубликата трудовой книжки;
- Подпись и дата.
- Подача заявления
Заявление подаётся в отдел кадров (или непосредственно руководителю) последнего места работы, где хранилась трудовая книжка. - Предоставление подтверждающих документов
Для заполнения дубликата работник предоставляет документы, подтверждающие трудовой стаж:- Копии приказов о приёме и увольнении;
- Справки с предыдущих мест работы (заверенные печатью работодателя);
- Трудовые договоры;
- Сведения из Социального фонда России (СФР) о периодах страхования;
- Архивные справки, выписки из лицевых счетов, ведомости на выдачу заработной платы.
- Получение дубликата
После проверки представленных документов кадровая служба оформляет дубликат трудовой книжки и выдаёт его сотруднику под расписку.
Что вносится в дубликат трудовой книжки?
Согласно пункту 32 Порядка № 320н, в дубликат вносятся:
- Сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтверждённые соответствующими документами;
- Информация о работе у данного работодателя (приём, переводы, увольнение) – заполняется непосредственно кадровой службой;
- Дополнительные сведения (например, о наградах, если они подтверждены документами).
Важно: работодатель может внести в дубликат только сведения о периоде работы у него самого. Все предыдущие периоды должны быть подтверждены документами, предоставленными работником.
Справка об утере трудовой книжки: образец и порядок выдачи
Справка выдаётся на бланке организации и содержит:
- Наименование организации;
- Реквизиты документа (номер, дата);
- ФИО сотрудника;
- Должность и подразделение;
- Формулировка: «Настоящей справкой подтверждается, что трудовая книжка № ______ утеряна (или испорчена) в связи с __________»;
- Подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров или директор) и печать организации.
Пример формулировки:
Настоящей справкой подтверждается, что трудовая книжка № 123456789 утеряна в результате пожара в архиве организации 12 марта 2026 года.
Что делать, если работодатель отказался выдавать дубликат?
Если работодатель безосновательно отказывает в выдаче дубликата или затягивает процесс, сотрудник может:
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ);
- Подать иск в суд о защите трудовых прав (ст. 352 ТК РФ);
- Воспользоваться услугами Многофункционального центра (МФЦ) или портала «Госуслуги» для получения выписки из электронной трудовой книжки (если она велась в электронном виде).
Альтернативные способы подтверждения трудового стажа
В случае, когда восстановить дубликат невозможно (например, архив уничтожен), можно подтвердить стаж иными документами:
- Трудовые договоры и соглашения;
- Приказы о приёме, переводе и увольнении;
- Справки из Пенсионного фонда РФ (ПФР) о периодах страхования;
- Выписки из лицевых счетов, ведомости на выдачу заработной платы;
- Архивные справки из государственных архивов по месту нахождения бывших работодателей.
Полезные ссылки и ресурсы
- Портал «Госуслуги» – раздел «Трудовая деятельность» → запрос выписки из электронной трудовой книжки.
- Сайт Пенсионного фонда РФ – форма получения сведений о страховом стаже.
- Система КонсультантПлюс – статья «Дубликат трудовой книжки по новым правилам: подробный комментарий» (Ливена С.В., Кадровик‑практик, 2022, № 2).
- Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты и разъяснения по ведению трудовых книжек.
Справка об утере трудовой книжки – первый шаг к восстановлению утраченного документа. Соблюдая установленный порядок, предоставляя необходимые подтверждающие бумаги и уважая сроки, работник может получить дубликат в установленные законом сроки и избежать проблем с назначением пенсии и другими социальными выплатами. При возникновении сложностей рекомендуется обращаться к специалистам отдела кадров, юристам трудового права или в государственные органы, защищающие трудовые права.