С 2020 г. работники получили возможность отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и перейти на электронный формат. При увольнении такой сотрудник не получает традиционный документ, но ему выдается справка СТД‑Р, содержащая все сведения о трудовой деятельности. В этой статье разберём, какие документы необходимо выдавать работодателю, какие обязательные справки получает работник, сроки оформления и ответственность за нарушения.

Правовой фундамент

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1, 84.1) — устанавливает порядок выдачи справки СТД‑Р при отсутствии бумажной книжки.
• Приказ Минтруда России от 15 января 2019 г. № 12н — регламентирует ведение и хранение трудовой книжки, а также выдачу справки о работе.
• Форма 182Н — обязательная справка о величине зарплаты, выдаваемая при увольнении.

Что выдаёт работодатель?

При наличии бумажной трудовой книжки

В последний рабочий день работника работодатель обязан:

• выдать трудовую книжку с записью об увольнении;
• выдать медицинскую справку (если требуется);
• выдать справку по форме 182Н о величине зарплаты.

При отсутствии бумажной трудовой книжки

Если работник отказался от ведения бумажной книжки или она не заводилась, работодатель выдаёт:

• справку СТД‑Р (форма 66.1 и 84.1 ТК РФ) в бумажном или электронном виде с КЭП работодателя;
• справку по форме 182Н о величине зарплаты;
• при необходимости – медицинскую справку (если работник работал в условиях, требующих её).

Дополнительные документы

В некоторых случаях работодатель может выдать:

• выписку из трудового договора;
• свидетельство о стаже работы в компании (если требуется при оформлении пенсии);
• документ о полном расчёте (сводный расчётный лист).

Что получает работник?

В последний рабочий день сотрудник получает:

• справку СТД‑Р (если бумажной книжки нет);
• справку 182Н о величине зарплаты;
• сводный расчётный лист (полный расчёт);
• при необходимости – медицинскую справку;
• если работник работал в качестве штатного сотрудника и внутреннего совместителя, возможна отдельная справка о совместительстве.

Пожелания к форме справки

Работник может указать в заявлении на увольнение желаемую форму справки (бумажную или электронную). Работодатель обязан выдать справку в последний рабочий день.

Сроки оформления и ответственность

• Срок выдачи справки СТД‑Р — в последний рабочий день увольнения.
• Срок выдачи справки 182Н — в течение 30 календарных дней с даты увольнения.
• Нарушение сроков оформления может привести к штрафу в размере 10 % от суммы, подлежащей уплате в налоговый орган, и/или к административной ответственности по статье 20.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Практические рекомендации

1. Проверьте, имеет ли сотрудник бумажную трудовую книжку. Если нет – подготовьте справку СТД‑Р.
2. Убедитесь, что справка содержит все обязательные сведения: ФИО, дату начала и окончания работы, должность, размер зарплаты, сведения о стаже.
3. Подпишите справку с КЭП работодателя, если выдаёте её в электронном виде.
4. Сохраните копии всех документов в электронном архиве компании.
5. Обеспечьте работнику доступ к справке в течение 30 дней после увольнения (для возможных проверок со стороны налоговых органов).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить справку СТД‑Р, если работник работал только несколько месяцев? Да, справка содержит сведения о стаже, даже если он небольшой.
• Что делать, если работник отказался от бумажной трудовой книжки, но не оформил электронный формат? В таком случае работодатель обязан выдать справку СТД‑Р.
• Можно ли выдать справку СТД‑Р в бумажном виде, если работник выбрал электронный формат? Да, работодатель может выдать справку в бумажном виде, но при этом он обязан подписать её с КЭП.
• Какие документы нужны для оформления пенсии? Для пенсионного расчёта обычно требуется справка СТД‑Р и справка 182Н.

Перевод на электронный формат трудовой книжки упрощает документооборот, но при увольнении работник всё равно получает официальную справку, подтверждающую его трудовую деятельность. Работодатель обязан выдать справку СТД‑Р (если бумажной книжки нет), справку 182Н и, при необходимости, медицинскую справку. Соблюдение сроков и правильное оформление документов защищает обе стороны от штрафов и юридических рисков.