С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Цифровизация кадрового документооборота изменила порядок действий работодателя при расторжении трудового договора. Если ранее главным документом, выдаваемым на руки, была бумажная трудовая книжка, то теперь для сотрудников с ЭТК действует иной регламент. В этой статье подробно разберем, какую именно справку необходимо выдавать при увольнении, в какие сроки и как ее правильно оформить.
Что выдавать вместо бумажной трудовой книжки?
Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку, бумажный бланк ему не выдается (за исключением случаев, когда в бумажной книжке были предыдущие записи — тогда она выдается с записью о переходе на ЭТК). Вместо бумажного формата работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Справка СТД-Р — это официальный документ, который заменяет выписку из трудовой книжки для тех, кто выбрал электронный формат ведения стажа. Он подтверждает период работы у конкретного работодателя и содержит все необходимые данные о приеме, переводах и увольнении.
Форма СТД-Р: главные правила выдачи
Согласно действующему законодательству (в частности, Закону от N 27-ФЗ), работодатель обязан выдавать форму СТД-Р в двух случаях:
- При увольнении сотрудника — выдача является обязательной и не требует от работника дополнительных заявлений.
- По заявлению работника — в любое время в период действия трудового договора (а не только при уходе).
Сроки выдачи
При увольнении справка СТД-Р выдается сотруднику строго в последний день работы (в день расторжения трудового договора). Это правило обязательно для соблюдения, так как задержка выдачи документов при увольнении грозит работодателю штрафами и возможными судебными разбирательствами.
Также важно помнить про сроки подачи сведений в СФР: работодатель должен передать данные об увольнении в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона от N 27-ФЗ). Это касается отчетности по ЕФС-1.
В каком виде выдается справка?
Форма СТД-Р может быть предоставлена сотруднику в двух форматах:
- На бумажном носителе — распечатывается, подписывается руководителем или лицом, уполномоченным на ведение кадрового учета, и заверяется печатью организации (при наличии).
- В электронном виде — документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя и отправляется работнику. Если сотрудник хочет получить справку по email, ему необходимо указать это в заявлении.
Что содержит справка СТД-Р?
Форма СТД-Р включает в себя следующие сведения о трудовой деятельности работника у данного работодателя:
- Информацию о самом работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
- Наименование работодателя, его регистрационный номер в СФР, ИНН и КПП;
- Сведения о приеме на работу (дата, должность, структурное подразделение);
- Сведения о переводах на другую работу;
- Сведения об увольнении (дата, причина со ссылкой на статью ТК РФ, номер и дата приказа);
- Данные о подаче сведений в СФР.
Полный пакет документов при увольнении в 2026 году
Выдача СТД-Р, это лишь часть процесса. В 2026 году при увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой работодатель обязан выдать ему следующий пакет документов:
Обязательные документы (выдаются в день увольнения):
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (вместо бумажной трудовой книжки);
- Приказ об увольнении (распоряжение о расторжении трудового договора);
- Расчетный листок с детализацией всех начислений и удержаний (заработная плата, компенсация отпуска, НДФЛ и т.д.);
- Справка о доходах и суммах НДФЛ (выдается за текущий год и по запросу за прошлые периоды);
- Справка для расчета больничного (форма 182н, содержит данные о заработке за 2 предыдущих года);
- Выписки из отчетности по страховым взносам (персонифицированные сведения о трудовом стаже и пенсионных взносах).
Документы по запросу сотрудника:
- Копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении;
- Справка о среднем заработке для постановки на учет в центр занятости населения;
- Иные документы, связанные с работой сотрудника (по письменному заявлению).
Как сотруднику получить выписку из ЭТК в дальнейшем?
Важно понимать, что работодатель не ведет электронную трудовую книжку вручную — его задача своевременно передавать сведения о кадровых изменениях (приеме, увольнении) в СФР. Сама база данных хранится на стороне государства.
Если бывшему сотруднику в будущем потребуется подтверждение всего своего стажа (а не только работы у конкретного работодателя, как в СТД-Р), он сможет получить полную выписку из электронной трудовой книжки следующими способами:
- Через портал Госуслуги;
- В Социальном фонде России (СФР);
- В Многофункциональных центрах (МФЦ).
Ответственность работодателя
Невыдача формы СТД-Р в день увольнения приравнивается к задержке трудовой книжки. Это серьезное нарушение трудового законодательства. Если работник не получит справку в срок, он может:
- Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ), что повлечет административные штрафы для организации и должностных лиц.
- Потребовать в судебном порядке возмещения материального ущерба — например, если из-за отсутствия СТД-Р он не смог трудоустроиться на новое место, работодатель обязан будет оплатить дни вынужденного прогула.
Резюме
При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой в 2026 году главным документом, подтверждающим его стаж у данного работодателя, становится справка по форме СТД-Р. Она выдается в обязательном порядке в последний рабочий день на бумаге или в электронном виде (по выбору работника). Работодателю крайне важно соблюдать сроки выдачи этой справки, а также не забывать про передачу сведений в СФР на следующий рабочий день после издания приказа об увольнении. Соблюдение этих простых правил обеспечит безболезненное расставание с работником и убережет компанию от штрафов.