С переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК) вопросы выдачи справок о трудовой деятельности приобрели новый характер. В этой статье разберём, какие документы необходимо выдавать при увольнении, как оформлять справку СТД‑Р, какие требования к срокам и формам, а также какие нюансы стоит учитывать, если работник имел только электронную трудовую книжку.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, в которой работодатель фиксирует все кадровые мероприятия (приём, перевод, увольнение, приостановление работы и т.д.) в электронном виде. В России ЭТК введена в 2023‑2024 годах и регулируется Федеральным законом от № 27‑ФЗ (трудовой кодекс) и поправками к нему.
Преимущества ЭТК:
- быстрый доступ к данным;
- сокращение бумажных расходов;
- обеспечение целостности и неизменяемости записей.
Что такое справка СТД‑Р?
Справка СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности) – это официальный документ, подтверждающий период работы, должности, начисления и выплаты. Справка выдается:
- по заявлению работника в любое время;
- при увольнении работника.
В случае с ЭТК справка СТД‑Р выдается в бумажном виде (печатный бланк) либо в электронном виде, подписанном квалифицированным электронным сертификатом (КЭП) работодателя.
Содержание справки
Справка должна включать:
- ФИО работника, дата рождения, место работы;
- Период работы (дата приёма и увольнения);
- Должность(и) и должностные обязанности;
- Сведения о начислениях и выплатах (зарплата, премии, надбавки);
- Сведения о страховых взносах и пенсионных отчислениях;
- Подпись работодателя (или электронная подпись).
Как оформить справку СТД‑Р при увольнении?
Подготовка документов
Перед выдачей справки необходимо:
- Провести запись об увольнении в ЭТК и в форме ЕФС‑1 (раздел 3 РСВ).
- Сформировать справку СТД‑Р по шаблону, который хранится в системе Главбух или в корпоративном архиве.
- Проверить, что в справке отражены все сведения о работе, включая периоды до 2022 г., если они задокументированы в СЗВ‑ТД.
Сроки выдачи
Согласно статье 11 Трудового кодекса РФ (п. 2 п. 5 ст. 11 № 27‑ФЗ), справка должна быть выдана не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении. В случае электронного оформления – в течение 3 рабочих дней со дня расторжения трудового договора.
Формы выдачи
Справка может быть выдана в двух форматах:
- Бумажный бланк – печатная копия, подписанная работодателем.
- Электронный документ – PDF‑файл, подписанный КЭП работодателя, отправленный по e‑mail или загруженный в портал Госуслуг.
При увольнении работнику обычно выдаётся пакет документов:
- Трудовая книжка (электронная или бумажная);
- Справка СТД‑Р;
- Расчётный листок с детализацией выплат;
- Выписки из ЕФС‑1 и раздела 3 РСВ.
Как работник может запросить справку СТД‑Р?
Работник может написать заявление в свободной форме, указав:
- Требуемую дату выдачи;
- Сведения о трудовой деятельности, которые нужны (период, должность, начисления);
- Контактные данные (почта, телефон).
Пример заявления:
«Я, Иванов Иван Иванович, прошу выдать справку СТД‑Р о трудовой деятельности в компании «XYZ» за период с по . Пожалуйста, отправьте справку на электронную почту ivanov@example.com. С уважением, Иванов»
Если работник предпочитает электронный вариант, в заявлении можно указать e‑mail, куда будет отправлен PDF‑файл с КЭП.
Особенности при работе только с ЭТК
Если работник имел только электронную трудовую книжку (нет бумажной версии), то:
- При увольнении ему обязательно выдается справка СТД‑Р в бумажном виде, так как бумажная трудовая книжка отсутствует;
- В справке отражаются все сведения, зафиксированные в ЭТК, включая периоды до 2022 г., если они задокументированы в СЗВ‑ТД;
- Справка может быть подписана КЭП и отправлена в электронном виде, но при этом работнику также выдается бумажный экземпляр.
Где можно получить справку СТД‑Р?
Справку можно получить:
- У работодателя (в отделе кадров);
- Через портал Госуслуги (если работодатель зарегистрирован в системе);
- Через сервисы СФР (Служба финансового регулирования) или МФЦ (Многофункциональный центр).
Практические рекомендации
- Всегда сохраняйте копию справки СТД‑Р в личном деле.
- Проверяйте, что в справке отражены все начисления и выплаты, особенно если вы переходите на другую работу.
- Если вы получили справку в электронном виде, убедитесь, что она подписана КЭП работодателя.
- При возникновении разногласий с работодателем – обратитесь в МФЦ или в Госуслуги для уточнения прав.
Выдача справки СТД‑Р при увольнении работника с электронной трудовой книжкой – важный этап, который обеспечивает прозрачность и законность трудовых отношений. Соблюдение сроков, правильное оформление документов и наличие электронных подписей гарантируют, что работник получит надёжный документ, подтверждающий его трудовой стаж и заработок. В случае сомнений всегда можно обратиться за помощью к специалистам в области кадрового учёта или в государственные сервисы.