В 2026 году в России завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). При этом важным вопросом остаётся срок их хранения. По действующему законодательству трудовая книжка (бумажная или электронная) сохраняется в архиве организации в течение 50 лет. Ниже подробно рассматриваем, почему именно такой срок, как он регулируется, и что нужно знать работодателям и сотрудникам.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируется:
- место работы и периоды занятости;
- полученные должности и воинские звания;
- сведения о воспитательных и учебных мероприятиях;
- другие сведения, подтверждающие трудовую деятельность.
Эти данные используются при расчёте пенсии, выплате компенсаций, а также при проверках со стороны контролирующих органов.
Почему срок хранения равен 50 годам?
Согласно Трудовому кодексу РФ и Федеральному закону «О труде», архивные документы, подтверждающие трудовые отношения, хранятся в течение 50 лет с даты их создания. Причины такого срока:
- Поздний возраст выхода на пенсию – многие работники уходят на пенсию только в 60‑65 лет, а их стаж может превышать 40 лет.
- Потребность в подтверждении прав на пенсионные выплаты даже спустя десятилетия.
- Сохранение возможности проведения исторических и статистических исследований.
Как хранится бумажная и электронная трудовые книжки?
Для бумажных книжек:
- Оригинал хранится в архиве организации (или в государственном архиве, если компания ликвидирована).
- Копию (или выписку) можно получить в любое время, обратившись в отдел кадров.
Для электронных трудовых книжек (ЭТК):
- ЭТК создаётся и хранится в системе «Электронный трудовый договор» на сервере работодателя.
- Доступ к ней имеет ограниченный круг лиц (HR‑отдел, бухгалтерия, контролирующие органы).
- Электронный документ также подлежит архивированию и сохраняется в течение 50 лет.
Что происходит после истечения 50‑летнего срока?
После окончания 50‑летнего периода:
- Оригиналы бумажных книжек уничтожаются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51745‑2001.
- Электронные копии могут быть переданы в государственный архив для долгосрочного хранения, если они признаны архивно‑историческими.
- Сотрудники, у которых истек срок, получают справку о факте трудового стажа, оформленную в установленном порядке.
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы соблюдать требования к хранению трудовых книжек, рекомендуется:
- Ввести внутренний регламент архивирования кадровых документов.
- Регулярно проверять сроки хранения (каждые 5 лет) и планировать их уничтожение.
- Обеспечить безопасный доступ к электронным книжкам через защищённый сервер.
- Вести журнал учёта всех кадровых документов, включая даты создания и окончания хранения.
- Обучать HR‑специалистов требованиям Трудового кодекса и Федеральному закону о труде.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли хранить электронную книжку дольше 50 лет? – Нет, закон ограничивает срок хранения 50 лет. После истечения срока документ должен быть уничтожен или передан в архив.
- Как получить копию своей старой трудовой книжки? – Нужно обратиться в отдел кадров или в архив организации с письменным запросом.
- Что делать, если оригинал книжки потерян? – По закону можно оформить дубликат, предоставив подтверждающие документы (трудовой договор, выписки из соцстраданий и т.д.).
- Сколько стоит аренда серверного пространства для ЭТК? – Стоимость зависит от объёма данных и уровня защиты; в среднем от 1 000 до 5 000 рублей в месяц.
Хранение трудовых книжек в течение 50 лет – это не просто формальное требование, а важный инструмент обеспечения прав работников, корректного расчёта пенсионных выплат и соблюдения законодательных норм. При переходе на электронные формы необходимо особенно внимательно относится к архивированию, чтобы избежать потерь данных и возможных конфликтов с контролирующими органами.
Соблюдая указанные правила, работодатели смогут эффективно управлять кадровыми документами, а сотрудники – быть уверенными, что их трудовая история будет надёжно сохранена до пенсионного возраста и дальше.