Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующих трудовую деятельность гражданина. Её хранение регулируется Трудовым кодексом РФ, а также рядом нормативных актов. В статье подробно рассматривается, какой срок хранения у трудовой книжки на предприятии, какие особенности существуют при её оформлении и какие шаги необходимо выполнить при увольнении сотрудника.
Нормативная база
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 64), трудовая книжка оформляется в двух экземплярах: один – у работника, второй – у работодателя. Сроки её хранения определены:
- В трудовой книжке фиксируются сведения о работе в организации, её подразделениях и иных местах, где сотрудник выполнял трудовые функции.
- Срок хранения трудовой книжки у работодателя – 50 лет с даты её составления.
- После истечения 50‑летнего срока книжка передаётся в архив, где хранится до полного её уничтожения.
Если в книжке имеются записи, подтверждающие работу в разных организациях, то каждый из этих периодов учитывается отдельно, но общий срок хранения в организации‑работодателе остаётся 50 лет.
Как правильно оформить хранение
Для того чтобы соблюсти требования законодательства, работодатель должен:
- Сохранять оригинал трудовой книжки в защищённом от потери и повреждения месте (обычно в архиве предприятия).
- Вести учётные регистры, где фиксируются даты выдачи, передачи и возврата книжки.
- Обеспечить конфиденциальность персональных данных, содержащихся в книжке.
- При необходимости передавать копию в другие организации (например, при проверке контролирующими органами).
Важно помнить, что в случае утраты оригинала сотрудник имеет право запросить дубликат, который оформляется в соответствии с внутренними нормативными актами организации.
Что происходит при увольнении сотрудника
При прекращении трудовых отношений сотрудник получает копию своей трудовой книжки. После этого:
- Оригинал остаётся в деле предприятия и продолжает храниться в течение 50 лет.
- Если сотрудник уходит в другую организацию, он может предъявить копию своей книжки для продолжения записи в новой.
- При обращении в пенсионный фонд или другую инстанцию (например, для расчёта пенсии) в книжке могут потребоваться только отдельные записи, но их срок хранения не меняется.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли уничтожить трудовую книжку до истечения 50‑летнего срока?
Ответ: Нет. Уничтожение документа до окончания установленного срока запрещено законом. Единственное исключение – уничтожение в случае полного уничтожения организации (банкротство, ликвидация) после завершения всех процедур передачи архивных материалов.
Вопрос: Что делать, если в книжке пропущены записи о работе в другой организации?
Ответ: При обнаружении пропусков сотрудники могут подать запрос в прежнее место работы с просьбой предоставить подтверждающие документы. Эти документы затем вносятся в книжку в порядке, установленном внутренними нормативными актами.
Вопрос: Как оформить дубликат трудовой книжки?
Ответ: Дубликат оформляется в письменной форме, подписывается руководителем организации и печатью (если она есть). Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, и также хранится в течение 50 лет.
Таким образом, срок хранения трудовой книжки на предприятии составляет 50 лет с момента её составления. После истечения этого срока документ передаётся в государственный архив, где хранится до полного его уничтожения. Правильное оформление, хранение и передача копий позволяют соблюсти требования законодательства и защитить интересы как работодателя, так и сотрудника.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению или хранению трудовой книжки, рекомендуется обратиться к специалисту по персоналу или к юридическому отделу вашей организации.