В 2026 году правила ведения трудовой книжки в России претерпели значительные изменения. Важно знать, какие документы необходимо предоставить сотруднику, кто отвечает за их оформление и как правильно вести книгу в бумажном и электронном форматах.
Правовые основы
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О трудовой книжке» (часть 8, статья 2) – отменяет обязательное заполнение бумажной трудовой книжки для лиц, впервые поступивших на работу.
- Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н – утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Приказ Минфина России от 19 мая 2021 г. № 320н – закрепляет основные требования и порядок заполнения трудовых книжек в Правилах ведения и хранения трудовых книжек.
- С 1 января 2020 г. введена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая заменяет бумажный документ в большинстве случаев.
Кому и какие документы нужны
Для новых сотрудников (первый приём на работу)
- Титульный лист трудовой книжки – заполняется при выдаче дубликата и вкладыша в трудовую книжку. Содержит сведения о работнике: ФИО, дата рождения, паспортные данные, место жительства.
- Вкладыш в трудовую книжку – содержит сведения о приёме на работу, должности, месте работы, сроке испытательного срока, размере заработной платы.
- Свидетельство о рождении (если работник несовершеннолетний) – для подтверждения возраста.
- Паспорт – для идентификации сотрудника.
- Копия трудового договора (если он оформлен в бумажном виде) – подтверждает условия работы.
Для сотрудников, получающих дубликат трудовой книжки
- Титульный лист и вкладыш, как указано выше.
- Копия оригинала трудовой книжки (если он был утерян, уничтожен или повреждён).
- Свидетельство о рождении (для подтверждения возраста).
- Паспорт.
Для сотрудников, переходящих на электронную трудовую книжку
- Электронный сертификат (если требуется).
- Паспорт (для подтверждения личности).
- Согласие на хранение персональных данных в электронном виде.
Кто оплачивает бланк и вкладыш
В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, расходы на изготовление титульного листа и вкладыша в трудовую книжку несёт работодатель. Однако, если работник самостоятельно запрашивает дубликат, в некоторых случаях расходы могут быть покрыты работником, но это зависит от внутренней политики организации.
Порядок заполнения трудовой книжки
- Получить от работника все необходимые документы (паспорт, свидетельство о рождении, копия трудового договора).
- Заполнить титульный лист и вкладыш в соответствии с образцом, предоставленным Минтрудом.
- Проверить правильность заполнения полей (ФИО, дата рождения, должность, место работы, дата приёма).
- Подписать вкладыш и титульный лист (если требуется).
- Сдать документы в отдел кадров для оформления в системе электронного учета.
- Если работник получает бумажную трудовую книжку, оформить запись о приёме в книге.
- При переходе на электронную трудовую книжку, убедиться, что данные корректно перенесены в систему.
Ответственность за корректное заполнение
- Работодатель – обязан обеспечить правильное заполнение трудовой книжки и соблюдение всех требований законодательства.
- Отдел кадров – отвечает за контроль за оформлением документов, хранением и передачей данных в электронную систему.
- В случае ошибок – работодатель обязан исправить запись в течение 30 дней с момента обнаружения.
Как правильно работать с трудовой книжкой в 2026 году
- Переходите на электронную трудовую книжку, если это возможно – она упрощает хранение и доступ к данным.
- Периодически проверяйте актуальность данных в системе – особенно при смене должности, места работы или заработной платы.
- Храните бумажные копии только при необходимости (например, при выдаче дубликата).
- Обучайте сотрудников правилам обращения с трудовой книжкой – это снижает риск ошибок.
В 2026 году правила заполнения трудовой книжки стали более гибкими, но при этом требовательными к точности и своевременному оформлению. Важно помнить, что:
- Для новых сотрудников бумажная книга не заполняется, но титульный лист и вкладыш всё равно необходимы.
- Все документы, необходимые для заполнения, должны быть предоставлены работодателем.
- Ответственность за корректность заполнения лежит на работодателе и отделе кадров.
- Переход на электронную трудовую книжку – это не только удобно, но и законно.
Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать ошибок в оформлении трудовой книжки и обеспечить соблюдение всех требований законодательства.