Одним из ключевых вопросов в кадровом делопроизводстве является срок хранения трудовых книжек. Неправильная организация этого процесса может привести к административной ответственности. В данной статье мы подробно разберем, сколько лет хранятся трудовые книжки в отделе кадров и в архиве организации, основываясь на актуальных требованиях законодательства на 2025-2026 годы.
Нормативная база: на что опираться?
Основными документами, регулирующими сроки хранения кадровых документов, являются:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от № 236. Это главный документ, устанавливающий сроки.
- Приказ Минтруда России от № 320н (и актуальные редакции), утверждающий формы документов, связанных с трудовыми книжками.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 81 и др.).
Ключевое разделение: что хранится и где?
Важно понимать, что речь идет о двух разных, но связанных документах:
- Сама трудовая книжка (ТК) работника — основная.
- Книга учета трудовых книжек (и вкладышей) — внутренний документ отдела кадров, где фиксируется движение ТК.
Срок хранения самой трудовой книжки работника
Здесь действует простое правило, но с важным нюансом:
- Трудовая книжка (и ее дубликат) хранится в организации 75 лет с даты увольнения работника. Этот срок установлен для документов, подтверждающих трудовую деятельность (п. 6.1 Перечня № 236).
- Важный нюанс: если работник забрал свою трудовую книжку при увольнении (как и положено по ТК РФ), то организация хранит только копию трудовой книжки (или сведения о трудовой деятельности, выданные по форме СТД-Р и т.д.) в личном деле. И срок хранения этой копии — также 75 лет.
Срок хранения невостребованных трудовых книжек
Ситуация, когда работник не забрал свою трудовую книжку при увольнении, регламентирована особо:
- Первоначально (первые 2 года) невостребованные трудовые книжки и их дубликаты хранятся в самом отделе кадров организации отдельно от других документов (п. 6.2 Перечня № 236, Приказ Минтруда 320н). Это нужно для того, чтобы работник мог легко их получить.
- По истечении 2 лет невостребованные трудовые книжки передаются в постоянное хранение в архив организации.
- Общий срок хранения в архиве для таких невостребованных книжек — 50 лет с даты увольнения (п. 6.2 Перечня № 236). После этого они подлежат уничтожению в установленном порядке.
Срок хранения Книги учета трудовых книжек
Это внутренний документ отдела кадров, который ведется для удачи выдачи, получения и движения трудовых книжек.
- Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранится 50 лет (п. 6.2 Перечня № 236).
- Этот срок одинаков как для книг учета по востребованным, так и по невостребованным трудовым книжкам.
Практические рекомендации для отдела кадров (2025-2026)
На основе вышеизложенного можно составить четкий алгоритм действий:
- При увольнении: Обязательно письменно уведомляйте работника о необходимости забрать трудовую книжку (ст. 255 ТК РФ). Фиксируйте факт выдачи в Книге учета.
- Если книжка не востребована: Через 2 года после увольнения передайте ее из отдела кадров в архив организации. В архиве она будет храниться до 50 лет.
- В личном деле: Храните копию трудовой книжки (или выписку из нее) вместе с другими документами. Срок хранения личного дела, 75 лет (если оно создано до 2003 года, могут быть иные сроки, но для современных дел, 75 лет).
- Книга учета: После завершения (закрытия) тома Книги учета передайте его в архив на хранение сроком на 50 лет.
Что еще хранится в кадровом архиве? Краткая таблица
Для контекста, вот сроки хранения других ключевых кадровых документов (согласно Перечню № 236):
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении | 75 лет |
| Личные карточки (форма Т-2) | 75 лет |
| Заявления работников (если в личном деле) | 75 лет |
| Заявления (если хранятся отдельно) | 5 лет |
| Графики отпусков | 3 года |
| Трудовые книжки, не востребованные 2 года | 50 лет (в архиве) |
Ответственность за нарушение сроков хранения
Нарушение правил хранения кадровых документов (включая трудовые книжки) влечет административную ответственность по ст; 13.14 КоАП РФ. Штрафы для должностных лиц могут достигать значительных сумм. Поэтому строгое соблюдение установленных 50- и 75-летних сроков критически важно.
Таким образом, ответ на вопрос «сколько хранится трудовая книжка в отделе кадров» имеет два значения:
- В самом отделе кадров — невостребованные трудовые книжки хранятся 2 года.
- В архиве организации (куда они потом попадают), хранятся 50 лет.
Копии трудовых книжек (в личных делах) и сама Книга учета хранятся 75 и 50 лет соответственно. Всегда сверяйтесь с актуальной редакцией Перечня № 236 и внутренней номенклатурой дел вашей организации, утвержденной на его основе.
Примечание: Информация актуальна на начало 2025-2026 гг. Перед применением рекомендуется проверить на предмет изменений в законодательстве или проконсультироваться с юристом.