Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовые отношения работника с работодателем․ В ней фиксируются все важные события: приём на работу, увольнение, перевод, повышение, а также изменения в должности и заработной плате․ Одним из ключевых пунктов является запись о приёме на работу и срок, в течение которого она должна быть внесена в книгу․
Что такое запись о приёме на работу?
Запись о приёме на работу – это официальная запись, подтверждающая факт заключения трудового договора и начала трудовой деятельности сотрудника․ В ней указываются:
- Дата начала работы (дата подписания договора);
- Должность и место работы;
- Условия труда (зарплата, режим работы и т․д․);
- Номер и дата выдачи трудовой книжки․
Эта запись является обязательной для всех работников, включая временных, сдельных и дистанционных сотрудников․
Срок внесения записи о приёме на работу
Согласно статье 5 Трудового кодекса РФ, запись о приёме на работу должна быть внесена в трудовую книжку в течение 15 календарных дней с момента начала работы․ Если работник начал трудовую деятельность в понедельник, запись должна быть сделана до пятницы того же месяца․
В случае, если работник был принят на работу в выходные или праздничные дни, срок считается с первого рабочего дня после праздника․
Что происходит, если срок не соблюдён?
Несвоевременная запись может привести к следующим последствиям:
- Невозможность получения пенсионных и социальных льгот, которые рассчитываются по количеству отработанных лет;
- Проблемы при оформлении справок о трудовой деятельности (например, в банках, при оформлении кредита);
- Нарушение трудового законодательства, в результате чего работодатель может быть привлечён к административной ответственности․
Как правильно внести запись о приёме на работу?
Внесение записи в трудовую книжку – это простая процедура, но она требует соблюдения формальностей:
- Подготовка документов: трудовой договор, паспорт работника, справка о предыдущей работе (если применимо)․
- Заполнение формы записи: Внутри трудовой книжки в соответствующий раздел пишется дата начала работы, должность, место работы, а также данные о работодателе․
- Подпись руководителя: Руководитель или уполномоченное лицо подписывает запись․
- Печать работодателя: На странице ставится печать организации․
- Сохранение копии: Сохраняется копия записи в электронном виде (если компания использует электронную трудовую книжку)․
Важно помнить, что запись должна быть сделана в оригинальной трудовой книжке, а не в копии․ В случае использования электронного формата – в электронном журнале, который имеет юридическую силу․
Как исправить ошибку в записи о приёме на работу?
Если в записи допущена ошибка (неправильная дата, должность, место работы), её можно исправить следующим образом:
- Внесение пояснительной записки в том же разделе трудовой книжки․ Пояснительная записка должна содержать:
- Точную дату и причину исправления;
- Подпись руководителя и печать организации;
- Согласование с работником (если требуется)․
При использовании электронных трудовых книжек исправление производится в системе с подтверждением всех изменений․
Практические рекомендации для работодателей
- Обучайте сотрудников и руководителей правилам ведения трудовой книжки;
- Создайте контрольный чек-лист для каждой новой записи: дата начала работы, должность, место работы, подпись, печать;
- Периодически проводите внутренний аудит трудовых книжек, чтобы убедиться в отсутствии просрочек;
- Внедрите электронную систему учёта трудовых книжек, если это возможно, чтобы снизить риск ошибок и ускорить процесс;
- Проводите обучающие семинары для HR-специалистов и руководителей по актуальным требованиям ТК РФ․
Запись о приёме на работу в трудовой книжке – это не просто формальность, а важный юридический документ, который подтверждает права и обязанности сторон в трудовых отношениях․ Соблюдение срока внесения (15 календарных дней) гарантирует работнику доступ к социальным льготам и защищает работодателя от возможных штрафов․ Регулярный контроль и правильное ведение трудовой книжки – залог прозрачности и законности трудовых отношений в любой организации․
Дата публикации: 22 мая 2026 г․