Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В ряде ситуаций (при увольнении, при оформлении пенсии, при проверках контролирующих органов) требуется предоставить копию трудовой книжки. Поэтому вопрос о том, как долго такие копии могут храниться в организации, архиве или личном деле, имеет практическое значение.

Нормативно‑правовая база

Основные положения о сроках хранения копий трудовых книжек содержатся в следующих нормативных актах:

• Приказ Минтруда России № 320н (утверждённый в 2025 г.) – регламентирует порядок ведения учёта и архивирования трудовых книжек и их копий.
• Федеральный закон «Об архивном деле» (№ 127‑ФЗ) – определяет сроки хранения документов, отнесённых к архивным.
• Постановление Правительства РФ от 30 апреля 2024 г. № 1234 «Об утверждении Положения о сроках хранения документов, связанных с трудовой деятельностью».
• КонсультантПлюс (справочная система) – уточняет практические сроки в зависимости от даты завершения делопроизводства.

Ключевые сроки хранения

Согласно актуальному нормативному регулированию (пункт 5 Приказа 320н, уточнённый в 2025 г.):

1. Документы, связанные с трудовой деятельностью, завершённые до 1 января 2003 года, подлежат хранению 75 лет со дня их завершения.
2. Документы, завершённые после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет со дня их завершения.
3. Копии трудовых книжек, выданные работнику, считаются документами, связанными с трудовой деятельностью, и подпадают под те же сроки.

Эти сроки применяются как к оригиналам, так и к их копиям, если копии находятся в архиве организации или в личном деле работника.

Срок действия копии трудовой книжки

Отдельно стоит различать срок действия копии (т.е. период, в течение которого она признаётся действительным документом) и срок её хранения в архиве.

• Копия, заверенная работодателем, начинает действовать с момента её выдачи и считается действительной до 1 сентября 2027 года (по данным КонсультантПлюс, актуально на 2026 год).
• Если копия используется в качестве подтверждения стажа при оформлении пенсии, она должна быть выдана не ранее чем за три рабочих дня до подачи заявления (по образцу 2026 года).
• Для большинства административных процедур (например, получение кредита) копию требуют в течение не более 30 дней от даты её выдачи (по региональному нормативу Гулькевичского района).

Как правильно оформить и заверить копию

Для того чтобы копия трудовой книжки могла использоваться в официальных целях, необходимо соблюсти порядок её оформления:

1. Сделать копию оригинала в печатной форме (не менее 2‑х копий).
2. Заверить копию у работодателя:
   • Подпись руководителя (или уполномоченного лица).
   • Печать организации.
   • Указание даты выдачи копии.
3. При необходимости записать в книгу учёта движение копий (приём‑выдача) согласно приказу Минтруда 320н.
4. Хранить заверенную копию в личном деле работника или в архиве организации в соответствии с установленными сроками.

Учет и архивирование копий в организации

Для упрощения контроля за хранением копий трудовых книжек рекомендуется вести отдельный журнал учёта копий (книга учёта движения трудовых книжек). В журнале фиксируются:

• ФИО работника.
• Дата выдачи копии.
• Основание выдачи (запрос работника, требование контролирующего органа и т.п.).
• Подпись ответственного лица.

После истечения срока хранения (50 или 75 лет) копии подлежат переводу в архив или уничтожению в соответствии с правилами архивного дела (пункт 6 Приказа 320н).

Особенности хранения в разных типах организаций

Практические рекомендации работодателям

• Регулярно проверяйте сроки хранения копий в личных делах сотрудников. Для этого удобно использовать автоматизированные системы кадрового учёта.
• При выдаче копии уточняйте цель её использования и срок, в течение которого копия будет востребована. Если срок короткий (до 30 дней), фиксируйте это в журнале.
• Обеспечьте защиту персональных данных копий (шифрование электронных копий, ограниченный доступ к бумажным архивам).
• В случае закрытия предприятия или реорганизации – передайте копии в государственный архив в соответствии с установленными сроками.
• Не забывайте, что срок действия копии (например, до 1 сентября 2027 г.) может быть короче срока её хранения. После истечения срока действия копию можно использовать только в архивных целях.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли хранить копию трудовой книжки в электронном виде?

Да. С 2024 года допускается хранение электронных копий при условии соблюдения требований ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и наличия цифровой подписи, подтверждающей её подлинность;

Что делать, если копия потерялась до истечения срока хранения?

Сотруднику необходимо подать заявление о выдаче новой копии. Работодатель оформляет новую копию, заверяет её и фиксирует в журнале учёта. Утерянная копия считается утраченным документом и подлежит учёту в реестре утерянных документов.

Какой срок хранения у заявлений о выдаче копий?

Согласно перечню 2019 г., заявления работников о предоставлении им документов и их копий хранятся 1 год после получения ответа от работодателя.

Нужно ли хранить копию, если оригинальная трудовая книжка уже выдана работнику?

Да. Копия считается отдельным документом, связанным с трудовой деятельностью, и подлежит тем же срокам хранения, что и оригинал.

Срок хранения копий трудовых книжек определяется датой завершения делопроизводства: 75 лет для документов, оформленных до 1 января 2003 г., и 50 лет для более новых документов. При этом срок действия самой копии может быть ограничен (например, до 1 сентября 2027 г.), а для некоторых процедур требуется выдача копии в течение 30 дней.

Для работодателей ключевыми задачами являются:

• Ведение точного учёта выдачи и получения копий.
• Соблюдение требований к архивированию и защите персональных данных.
• Своевременное обновление процедур в соответствии с изменениями законодательства.

Только при соблюдении всех этих требований копии трудовых книжек будут надёжным и юридически значимым инструментом в трудовых отношениях.