Справка, выдаваемая по инициативе сотрудника и подтверждающая его трудовые отношения, доходы или иные обстоятельства, регулируется нормативными актами Министерства труда и социальной защиты РФ (Минтруд). В данной статье подробно рассмотрены основные виды справок, их правовое основание, требования к оформлению и практические рекомендации для сотрудников и кадровых специалистов.

Что такое справка Минтруда?

Справка Минтруда – это официальный документ, подтверждающий факты, связанные с трудовой деятельностью гражданина. В зависимости от цели выдачи справка может содержать:

• сведения о месте работы и занимаемой должности;
• данные о доходах (общий, средний заработок);
• информацию о периодах работы (приём, перевод, увольнение);
• сведения, необходимые для получения пособий, виз, больничного листа и др.

Все формы справок утверждены приказами Минтруда и имеют единый бланк, который можно получить как в бумажном, так и в электронном виде.

Основные виды справок, выдаваемых по форме Минтруда

Справка о трудовой деятельности (СТД‑Р)

Справка по форме СТД‑Р (Справка о трудовой деятельности) является заменой трудовой книжки и содержит информацию о текущем или последнем месте работы сотрудника.

• Правовое основание: Приказ Минтруда от № 713н «Об утверждении формы справки о трудовой деятельности (СТД‑Р)».
• Когда выдаётся: при приёме, переводе, увольнении, а также по требованию сотрудника для трудоустройства в другую организацию;
• Что указывается: данные о сотруднике (ФИО, дата рождения, ИНН), сведения о работодателе (название, ИНН, ОГРН), период работы, должность, основание (приказ о приёме/увольнении/переводе).
• Особенность: в справке отражаются сведения только о текущем или последнем рабочем месте; предыдущие места работы не указываются.

Справка о доходах (среднем заработке)

Документ, подтверждающий общий доход гражданина или его семьи за отчётный период (календарный год). Требуется для назначения пособий по безработице, получения кредита, оформления визы и др.

• Правовое основание: Приказ Минтруда от № 18-2/10/В-12837 «Методические рекомендации по представлению сведений о доходах, расходах, имуществе и обязательствах» (действует с , оформление с ).
• Что указывается: суммарный доход за год (заработная плата, премии, иные выплаты), данные о доходах супруга/супруги и несовершеннолетних детей, информация о имуществе и обязательствах.
• Формат: таблица с блоками «Сведения о доходах», «Сведения о имуществе», «Сведения о обязательствах».

Справка для больничного листа

Выдаётся работодателем по требованию сотрудника для подтверждения факта занятости и расчёта среднего заработка, необходимого для начисления пособия по временной нетрудоспособности;

• Основание: ТК РФ, ст. 183; Приказ Минтруда от № 713н (форма СТД‑Р может использоваться как основа).
• Содержание: период работы, средний заработок за расчётный период (обычно 2 календарных года preceding the illness), реквизиты работодателя.

Справка для визы

Требуется консульскими учреждениями при оформлении рабочих, туристических или учебных виз. Подтверждает легальную занятость и уровень дохода заявителя.

• Что включается: данные о работодателе, должности, сроке работы, среднем месячном заработке, контактные данные отдела кадров.
• Особенность: часто запрашивается справка о доходах за последние 6‑12 месяцев.

Справка для совместителя

Выдаётся работником, занимающим должность по совместительству, для подтверждения факта занятости у каждого работодателя.

• Особенность: в справке указывается, что работа выполняется по совместительству, с указанием графика работы и размера оплаты.

Порядок получения справки

1. Подача заявления: сотрудник подаёт письменное заявление (можно в электронном виде через корпоративный портал) с указанием цели выдачи справки и выбранного формата (бумажный/электронный).
2. Подготовка документов-оснований: кадровая служба проверяет наличие приказов о приёме, переводе, увольнении, табелей учёта рабочего времени, расчётных листов и др.
3. Заполнение бланка: используются утверждённые формы (СТД‑Р, форма справки о среднем заработке и т.д.). При заполнении в электронном виде рекомендуется применять специализированное ПО «Справки БК».
4. Подпись и печать: документ подписывается руководителем отдела кадров либо уполномоченным лицом и заверяется печатью организации (если требуется).
5. Выдача сотруднику: справка передаётся на руки либо направляется в электронном виде через защищённый канал (ЭДО, личный кабинет сотрудника).

Срок выдачи – не более трёх рабочих дней с момента принятия заявления, если иное не установлено внутренними локальными актами организации.

Требования к оформлению и заполнению

Общие правила

• Все поля формы должны быть заполнены чётко, без сокращений, кроме общепринятых (например, «г.» для года).
• Даты указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Суммы прописью и цифрами (например, «пятьдесят тысяч рублей (50 000 ₽)»).
• В случае отсутствия данных ставится прочерк «—» или указание «не applicable».

Специфика формы СТД‑Р

При заполнении формы СТД‑Р в разделе «В связи с чем подается справка» рекомендуется:

• выбрать пункт «Иное»;
• в свободном поле указать цель, например: «Для включения в федеральный кадровый резерв» или «Для подачи заявления на визу».

Электронный вариант

Электронная справка имеет ту же структуру, что и бумажная, но оформляется в формате PDF/A с электронной подписью УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи) руководителя кадровой службы. При передаче через ЭДО необходимо соблюдать требования ФЗ‑152 «О персональных данных».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку, если я работаю удалённо?

Да. Форма и порядок выдачи не зависят от места выполнения трудовой функции. Достаточно подтвердить факт трудовых отношений через приказы и табели.

Нужно ли нотариально заверять справку для визы?

Обычно достаточно подписи и печати работодателя. Некоторые консульства могут требовать апостиль или нотариальное заверение – уточняйте требования конкретного посольства.

Какой срок действия справки о доходах?

Справка считается актуальной на момент выдачи. Для большинства целей (кредит, виза) достаточно справки за последний календарный год.

Можно ли исправить ошибку в уже выданной справке?

Да. Оформляется новая справка с пометкой «Дубликат» или «Исправленная версия», а предыдущий документ аннулируется.

Справки, выдаваемые по форме Минтруда, являются важным инструментом подтверждения трудовой деятельности и финансового состояния гражданина. Знание правовой основы (приказы № 713н от , № 18-2/10/В-12837 от и др.), правил заполнения и порядка получения позволяет сотрудникам быстро получать необходимые документы, а кадровикам – избегать ошибок и соблюдать требования законодательства.

Следует помнить, что каждый работник, нанятый по стандартному договору, имеет право на получение справки о трудовой деятельности (СТД‑Р) и справки о доходах. При необходимости использования справки в электронном виде рекомендуется применять сертифицированное ПО с поддержанием УКЭП, что обеспечит юридическую значимость документа в электронном обороте.

Статья подготовлена на основе publicly available информации, актуальной на 23 мая 2026 года.