Обновлено: 23 мая 2026 года

Нормативная база и основные правила

Вопрос хранения трудовых книжек после увольнения работника регулируется несколькими ключевыми нормативными актами:

• Постановление Правительства РФ от № 225 (ред. от ) «О трудовых книжках»;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Минтруда России от № 69;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных, муниципальных и частных организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Росархива от № 236);
• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 84.1).

Ключевые положения о сроках хранения

Сценарии хранения трудовой книжки после увольнения

Работник не забрал трудовую книжку при увольнении

Если в день увольнения работник не явился за трудовой книжкой или отказался ее получать, работодатель обязан:

• Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (по почте с уведомлением или лично под роспись);
• Сделать соответствующую отметку в книге учета движения трудовых книжек;
• Хранить трудовую книжку в течение 2 лет отдельно от действующих трудовых книжек;
• По истечении 2 лет — передать на хранение в архив организации (если срок хранения превышает 2 года).

Работник умер, и родственники обращаются за трудовой книжкой

В случае смерти работника его трудовая книжка хранится:

• До востребования — если близкие родственники обратились с заявлением о выдаче;
• Работодатель обязан выдать ее в течение 3 рабочих дней с момента обращения;
• Если родственники не обращаются — книжка хранится до передачи в архив по истечении 50 лет.

Для получения трудовой книжки родственники должны предъявить:

• Свидетельство о смерти;
• Свой паспорт;
• Документы, подтверждающие родство (при необходимости).

Делопроизводство завершено после 1 января 2003 года

Если трудовая книжка хранится как часть кадрового дела, которое было закрыто после 1 января 2003 года, то срок ее хранения составляет 50 лет с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства.

Что делать, если работник не забирает трудовую книжку длительное время?

Если по истечении 2 лет трудовая книжка не востребована, работодатель должен:

1. Оформить акт об отказе от получения трудовой книжки;
2. Передать документ в архив организации для дальнейшего хранения;
3. Уведомить бывшего работника (если известен его адрес) о возможности получения книжки в архиве;
4. При поступлении запроса от работника или его родственников — выдать документ в течение 3 рабочих дней.

Ответственность за нарушение сроков хранения

Нарушение сроков хранения трудовых книжек может привести к:

• Административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей для юридических лиц);
• Возможным трудовым спорам при обращении бывшего работника;
• Проблемам при проверках трудовой инспекции или налоговых органов.

Практические рекомендации для работодателей

Ведение книги учета движения трудовых книжек

Каждая трудовая книжка должна быть зарегистрирована в книге учета движения трудовых книжек, которая:

• Пронумерована, прошнурована;
• Заверена подписью руководителя и печатью организации;
• Содержит отметки о выдаче, получении и хранении;
• Хранится не менее 50 лет.

Уведомление работника о необходимости получения трудовой книжки

При увольнении необходимо:

• Подготовить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой;
• Указать в нем последствия неявки;
• Вручить лично под роспись или направить заказным письмом с уведомлением;
• Сделать отметку в личной карточке работника (форма Т-2).

Действия при отказе от получения трудовой книжки

Если работник отказывается получать трудовую книжку, необходимо:

• Оформить акт об отказе от получения трудовой книжки;
• Указать причину отказа;
• Подписать акт с участием не менее двух свидетелей;
• Хранить трудовую книжку в установленном порядке.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли уничтожить трудовую книжку после истечения срока хранения?

Нет. Даже по истечении установленных сроков трудовая книжка не подлежит уничтожению. После завершения срока хранения она передается в архив организации или государственный архив для постоянного хранения.

Вопрос 2: Что делать, если бывший работник обратился за трудовой книжкой через 5 лет после увольнения?

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 3 рабочих дней с момента обращения, независимо от срока, прошедшего с момента увольнения.

Вопрос 3: Можно ли выдать копию трудовой книжки вместо оригинала?

Нет. Трудовая книжка является единственным подлинным документом, подтверждающим трудовой стаж. Копии заверяются только в установленном порядке и не заменяют оригинал.

Сроки хранения трудовой книжки после увольнения зависят от нескольких факторов, но основные правила следующие:

• 2 года — если работник не забрал книжку по личным причинам;
• До востребования — если обратились родственники умершего работника;
• 50 лет, если делопроизводство завершено после 1 января 2003 года.

Работодатель обязан:

• Соблюдать порядок уведомления работника;
• Вести книгу учета движения трудовых книжек;
• Хранить документы в установленном порядке;
• Выдавать трудовую книжку по первому требованию бывшего работника или его родственников.

Помните: Несоблюдение сроков и порядка хранения трудовых книжек может привести к административной ответственности и трудовым спорам. Всегда следуйте нормативным требованиям и ведите надлежащий учет документов.

© 2026. Все права защищены. Материал подготовлен с учетом действующего законодательства РФ на май 2026 года.