Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Вопросы о том, сколько лет она должна храниться, кто за это отвечает и что делать с невостребованными документами, регламентируются законодательством Российской Федерации. В этой статье мы подробно разберем все сроки и правила хранения трудовых книжек, актуальные на сегодняшний день.

Кто обязан хранить трудовую книжку?

По закону, в период действия трудового договора работодатель несет полную ответственность за хранение трудовой книжки работника. Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан вести и хранить этот документ. Однако есть исключения:

• Работодатель — физическое лицо. Если ваш работодатель, частное лицо (не ИП), он не имеет права вносить записи в трудовые книжки и оформлять их. В этом случае трудовая книжка хранится у самого работника.
• Дистанционная работа. При дистанционном характере работы соглашением сторон работник и работодатель могут отказаться от оформления бумажной трудовой книжки (ст. 312.2 ТК РФ), в таком случае сведения о стаже передаются в электронном виде.

Сроки хранения трудовых книжек: главное правило 50/75

Сроки хранения кадровых документов строго регламентированы Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и Перечнем типовых управленческих архивных документов. Основное правило, которое нужно запомнить — это зависимость срока хранения от даты окончания делопроизводства.

Документы, законченные делопроизводством ДО 1 января 2003 года

Если трудовая книжка была оформлена, и сотрудник уволился (или документ был закрыт иным образом) до 1 января 2003 года, она должна храниться 75 лет.

Документы, законченные делопроизводством ПОСЛЕ 1 января 2003 года

Для трудовых книжек, делопроизводство по которым было завершено после 1 января 2003 года, срок хранения составляет 50 лет.

Что делать с невостребованными трудовыми книжками?

Часто возникают ситуации, когда сотрудник увольняется, но не забирает свою трудовую книжку. В таком случае работодатель не имеет права просто выбросить или уничтожить документ. Процесс хранения выглядит так:

1. Хранение в отделе кадров: Невостребованные трудовые книжки и их дубликаты хранятся в кадровой службе организации отдельно от остальных документов действующих сотрудников в течение 2 лет.
2. Передача в архив: По истечении двух лет невостребованные документы передаются в архив организации. В архиве они хранятся 50 лет (если уволен после 2003 года) или 75 лет (если уволен до 2003 года).
3. Уничтожение: Только после истечения установленного архивного срока (50 или 75 лет) невостребованные трудовые книжки могут быть выделены к уничтожению в установленном законом порядке.

Правила физического хранения и учета

Трудовые книжки и их чистые бланки признаются документами строгой отчетности; К их хранению предъявляются жесткие требования:

• Все трудовые книжки, находящиеся на хранении (включая невостребованные), а также чистые бланки и вкладыши должны храниться в сейфе или запирающемся несгораемом шкафу.
• Обязателен учет всех документов. Для этого заводится Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков. Вести их необходимо на бумажном носителе.

Сколько хранить книги учета?

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек (КУТК) также подчиняется правилу 50/75:

• Если книга заведена и закончена до 2003 года — хранится 75 лет.
• Если книга заведена после 2003 года — хранится 50 лет.

Хранение заявлений работников и других кадровых документов

В связи с введением электронных трудовых книжек (ЭТК) работники имеют право подать заявление о выборе формы ведения сведений о трудовой деятельности (бумажная или электронная). Как долго нужно хранить такие заявления?

• Если заявление включено в состав личного дела работника, оно хранится 50 лет (для личных дел, заведенных после 2003 года).
• Если заявление не входит в состав личного дела, работодателю рекомендуется самостоятельно определить срок его хранения, но он должен составлять не менее 5 лет.

Что касается других документов (приказы о приеме, увольнении, направлении в командировку), то приказы по личному составу хранятся 50/75 лет в зависимости от даты создания, а приказы о командировках — 5 лет.