В 2026 году многие организации переходят на электронные формы ведения трудовой деятельности. Тем не менее, бумажная трудовая книжка всё ещё может использоваться, особенно когда сотрудник самостоятельно выбирает способ её ведения. В такой ситуации работодатель обязан правильно оформить отчёт СЗВ‑ТД и соблюсти установленные сроки. Ниже – подробный гид, как правильно действовать.
Почему возникает необходимость в СЗВ‑ТД при бумажной книжке?
Согласно материалам ПФР и Минтруда, отчёт СЗВ‑ТД обязателен, если:
- Сотрудник выбрал ведение бумажной трудовой книжки;
- Работодатель продолжает вести кадровую документацию в бумажном виде;
- Необходимо передать сведения о стаже и условиях работы в ПФР.
Отчёт СЗВ‑ТД служит для формирования данных, которые ПФР передаёт в Роструд. По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение требований по срокам и содержанию отчёта может быть наложен штраф.
Ключевые даты
Важно помнить, что:
- До 1 февраля 2021 года необходимо было направить форму СЗВ‑ТД с крайней кадровой записью, сделанной до 1 января 2020 года.
- С 2021 года срок сдачи СЗВ‑ТД (если это не приём и не увольнение) – 15‑е число следующего месяца.
Как оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки?
Сотрудник, желающий оставить бумажную форму, подаёт заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в HR‑отдел. В заявлении указываются:
- ФИО сотрудника;
- Номер и серия текущей бумажной трудовой книжки;
- Выбор – продолжение ведения в бумажном виде.
После получения заявления бухгалтер заполняет документ в 1С:ЗУП и отправляет его в ПФР в составе сведений СЗВ‑ТД.
Пример заполнения заявления
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки ФИО: Иванов Иван Иванович № трудовой книжки: 1234567 Выбор: Бумажный вариант Подпись: __________________
Как правильно заполнить форму СЗВ‑ТД при бумажной книжке?
Заполнение СЗВ‑ТД требует внимания к деталям. Ниже – пошаговая инструкция.
Основные разделы формы
- Код работодателя – укажите ИНН/КПП организации.
- Наименование – полное название компании.
- Сведения о работнике – ФИО, дата рождения, пол, должность.
- Стаж работы – суммарный и страховой стаж, полученный до .
- Сведения о выплатах – среднемесячная заработная плата, суммы отчислений в ПФР.
- Код вида деятельности – по классификатору ОКДП.
Частые ошибки
- Неправильный ввод дат начала и окончания работы.
- Отсутствие данных о страховых взносах за период, когда сотрудник находился в компании.
- Неправильный выбор кода вида деятельности.
Как передать СЗВ‑ТД в ПФР?
После заполнения формы необходимо отправить её в ПФР одним из следующих способов:
- Через ЭДО ПФР (электронный документооборот).
- Лично в отделении ПФР, приложив оригинал заявления.
- Через онлайн‑сервис ПФР (личный кабинет страхователя).
После отправки ПФР подтверждает получение и передаёт данные в Роструд. Если работник уже перешёл на электронную трудовую книжку, в СЗВ‑ТД указываются сведения о электронной книжке, а бумажный экземпляр может быть уничтожен после согласования с сотрудником.
Что делать, если сотрудник не подаёт заявление?
По умолчанию, если сотрудник не подал заявление и не выбрал способ ведения, он остаётся в системе с бумажной трудовой книжкой. В этом случае работодатель обязан:
- Вести кадровую документацию в бумажном виде;
- Периодически обновлять сведения в СЗВ‑ТД;
- Своевременно отправлять форму в ПФР.
Если же сотрудник полностью перешёл на электронный формат, но не оформил заявление, ПФР может потребовать предоставление сведений о стаже через Электронную трудовую книжку.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку? – Да, но только если сотрудник явно указал такой выбор в заявлении.
- Сколько времени у меня есть на подачу СЗВ‑ТД после увольнения? – При увольнении срок сдачи – 15‑е число следующего месяца.
- Что делать, если в СЗВ‑ТД пропущена запись о предыдущем месте работы? – В таком случае необходимо дополнительно предоставить справку о предыдущем трудовом месте (СТД‑Р) и обновить отчёт.
- Можно ли отправить СЗВ‑ТД в электронном виде без бумажного оригинала? – Да, при условии, что у работодателя есть подтверждённое заявление сотрудника о выборе способа ведения.
Ведение бумажной трудовой книжки в условиях роста электронных форм требует от работодателя особой внимательности к деталям. Правильное оформление заявления, своевременное заполнение и отправка формы СЗВ‑ТД, а также соблюдение установленных сроков – залог отсутствия штрафов и корректного взаимодействия с ПФР.
Помните, что любые изменения в выборе способа ведения трудовой книжки необходимо фиксировать в документах компании и сообщать в ПФР в рамках отчёта СЗВ‑ТД.
Автор статьи: консультант по кадровому праву, 2026 год.