Трудовая книжка — это один из самых важных документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. В ней фиксируется информация о местах работы, занимаемых должностях, наградах и поощрениях. Однако у многих работодателей и сотрудников возникают вопросы о том, сколько времени должны храниться трудовые книжки и какие правила действуют в этой сфере.

📌 Нормативная база: что говорит закон?

Сроки хранения трудовых книжек регулируются несколькими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), ст. 66.1, 312.1;
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• Приказ Минтруда России от № 550н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»;
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

📂 Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Во время работы сотрудника

В период действия трудового договора работодатель обязан:

• вести и хранить трудовую книжку сотрудника;
• вносить записи о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях;
• обеспечивать сохранность документа (в сейфе или специальном шкафу, недоступном для посторонних).

Срок хранения в этот период, до момента увольнения сотрудника.

После увольнения сотрудника

Очень важно чтобы: после расторжения трудового договора трудовая книжка должна быть выдана сотруднику лично в руки под роспись в день увольнения. Если сотрудник не явился за трудовой книжкой, работодатель обязан:

1. направить ему заказное письмо с уведомлением о необходимости получения документа;
2. если сотрудник не явился в течение двух месяцев, отправить трудовую книжку по почте на его адрес по последнему месту жительства;
3. составить акт об отправке документа.

Хранение трудовых книжек уволенных сотрудников на предприятии не допускается.

Хранение в архиве организации

Если трудовая книжка не выдана сотруднику по вине работодателя (например, из-за его смерти или длительного отсутствия), то документ хранится:

• в архиве организации — 50 лет;
• в государственном архиве — постоянно.

📄 Электронные трудовые книжки: новые правила

С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Теперь информация о трудовой деятельности гражданина хранится в электронном виде в базе Пенсионного фонда России (ПФР).

Работник может:

• вести трудовую книжку в электронном виде;
• получить бумажную версию по своему запросу;
• отказаться от бумажной версии, подав соответствующее заявление.

Срок хранения электронной трудовой книжки:

• в базе ПФР — постоянно;
• на бумажном носителе (если сотрудник его запросил) — до момента востребования.

🔍 Ответственность за нарушение сроков хранения

За нарушение правил хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ:

• штраф до 50 000 рублей для должностных лиц;
• штраф до 200 000 рублей для юридических лиц;
• приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

Кроме того, в случае утраты или порчи трудовой книжки работодатель обязан выплатить сотруднику компенсацию в размере среднего заработка за период, в течение которого он не мог трудоустроиться из-за отсутствия документа.

❓ Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли хранить трудовую книжку у работодателя после увольнения сотрудника?

Ответ: Нет, это не допускается. Трудовая книжка является собственностью работника, и после увольнения она должна быть ему выдана.

Вопрос 2: Что делать, если сотрудник не пришел за трудовой книжкой?

Ответ: Работодатель обязан:

1. направить уведомление о необходимости получения;
2. если сотрудник не явился в течение двух месяцев, отправить документ по почте;
3. составить акт об отправке.

Вопрос 3: Можно ли дублировать трудовую книжку?

Ответ: Да, в случае утери или порчи трудовой книжки работодатель обязан выдать дубликат. Для этого сотрудник должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата.

Вопрос 4: Сколько времени хранится дубликат трудовой книжки?

Ответ: Дубликат хранится на предприятии до момента передачи его сотруднику, после чего срок его хранения на предприятии истекает.

Соблюдение всех норм и правил хранения трудовых книжек поможет избежать штрафов и конфликтов с сотрудниками. Помните: трудовая книжка — это документ, который может повлиять на всю дальнейшую трудовую жизнь человека, поэтому к ее хранению и ведению нужно относиться с максимальной ответственностью.