Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующих трудвующую деятельность сотрудника․ После прекращения трудового договора (увольнения) у работодателя возникают вопросы о том, как долго необходимо хранить эту запись и какие обязанности он имеет перед работником․
Что говорит закон
Согласно п․ 2 ст․ 21․1 Закона РФ «О труде» от 22 октября 2004 г․ № 125‑ФЗ, хранение невостребованных трудовых книжек регулируется следующими сроками:
- Если увольнение произошло до 01 января 2003 года – хранить книжку необходимо 75 лет․
- Если увольнение произошло с 01 января 2003 года – срок хранения сокращён до 50 лет․
Эти сроки исчисляются с 01 января года, следующего за годом увольнения․
Пример расчёта
Если сотрудник уволен 15 марта 2025 года, то:
- Считаем следующий календарный год – 2026 год․
- С 01 января 2026 года начинается срок хранения․
- Поскольку увольнение произошло после 01 января 2003 года, срок составляет 50 лет․
- Книжка будет храниться до 31 декабря 2075 года (50 лет после 2026 года)․
Как правильно оформить выдачу трудовой книжки
По правилам Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225 (в редакции от 25 марта 2013 г․):
- Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (последний рабочий день)․
- Если выдача задерживается по вине работодателя, он обязан возместить работнику задержанную заработную плату․
- Неправильная или несоответствующая закону формулировка причины увольнения влечёт возмещение убытков․
Если работник не забрал книжку в назначенный срок, она считается неполученной и подлежит хранению в отделе кадров․
Что делать, если трудовую книжку не забрали?
Согласно практике КонсультантПлюс и ЭЛКОД, в случае, когда сотрудник не получил книжку:
- Работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения работника․
- Если работник отказывается от получения, документ остаётся в архиве предприятия․
- Хранение такой книжки осуществляется в течение установленного законом срока (50 или 75 лет)․
В случае потери или порчи оригинала работодатель может оформить дубликат, но срок его хранения остаётся тем же․
Хранение в отделе кадров
По пункту 6․2 КонсультантПлюс:
- Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в отделе кадров отдельно от остальных документов․
- Срок хранения – два года с момента, когда книжка стала неактуальной (обычно это дата увольнения)․
- После истечения двухлетнего периода такие документы могут быть уничтожены, но только после подтверждения, что они не нужны для юридических целей․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отправить по почте трудовую книжку, которую сотрудник не получил в день увольнения?
Да, отправка по почте допускается, но только после того, как работник официально запросил её повторную выдачу․ При этом работодатель обязан зафиксировать факт отправки (квитанцию, опись) и сохранить подтверждение получения․
Какой срок хранения заявлений о выборе формы ведения трудовой книжки?
До 31 декабря 2020 года работник мог подать письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки․ После указанной даты такие заявления не требуются, однако их копии хранятся в рамках общих правил (50 лет с даты увольнения)․
Что делать, если сотрудник просит выдать книжку спустя несколько лет после увольнения?
Работодатель обязан выдать дубликат, если оригинал не был передан․ При этом срок хранения дубликата не меняется – он остаётся в архиве до истечения общего срока (50/75 лет)․
Для удобства запоминания можно собрать ключевые положения в виде списка:
- Срок хранения: 75 лет (до ), 50 лет (с )․
- Выдача в день увольнения – обязательна, иначе – компенсация заработка․
- Если книжка не получена, её хранят в отделе кадров до истечения установленного срока․
- Неполученные книжки можно отправлять по почте после официального запроса работника․
- Дубликаты хранятся в том же сроке, что и оригиналы․
Помните, что правильное оформление и своевременное хранение трудовых книжек – важная часть соблюдения трудового законодательства и защита прав как работодателя, так и работников․