Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Её хранение регулируется нормативными актами РФ, а сроки зависят от того, где находится документ: у работодателя, в архиве организации или в государственном архиве. Ниже подробно рассмотрим, сколько лет хранятся трудовые книжки в архиве и какие правила необходимо соблюдать.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 65.1).
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Перечень видов документов, подлежащих хранению в архивах (утв. Приказом Минкультуры России от № 332).
• Методические рекомендации по ведению и хранению трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 592н).

Сроки хранения трудовых книжек у работодателя

Согласно пункту 2.1.1 Перечня видов документов, трудовые книжки подлежат хранению у работодателя 75 лет с даты последней записи (или с даты увольнения работника). Этот срок применяется к трудовым книжкам, оформленным на бумажном носителе.

После истечения 75‑летнего периода документ подлежит либо уничтожению (если не обладает исторической или научной ценностью), либо передаче на постоянное хранение в государственный архив.

Передача в государственный архив

Если трудовая книжка имеет значение для изучения истории труда, демографии или социальной политики, она может быть передана в государственный архив до истечения 75‑летнего срока по решению руководителя организации и архивного органа. После передачи документ хранится постоянно (бессрочно) в фондах государственного архива.

Особенности хранения для разных категорий работников

• Работники, принятые до 2003 года. Их трудовые книжки оформлялись исключительно на бумаге и подлежат общему правилу – 75 лет.
• Работники, принятые после 2003 года с электронной трудовой книжкой. Электронные трудовые книжки хранятся в информационной системе ПФР (Социальный фонд РФ) и не требуют бумажного архива у работодателя. Срок хранения электронных данных установлен законодательством о персональных данных – 50 лет после прекращения трудовой деятельности (ст. 19 ФЗ‑152 «О персональных данных»).
• Работники, уволенные по выслуге лет или пенсионерам. Срок хранения не меняется – всё равно 75 лет с даты последней записи.

Что делать с утраченными или испорченными трудовыми книжками

Если трудовая книжка утеряна или повреждена, работник может запросить дубликат у последнего работодателя или в органе ПФР (Социальный фонд). При этом:

1. Работодатель обязан выдать справку о периодах работы, заработке и должностях.
2. Справка заверяется печатью организации и подписью руководителя.
3. На основании справки выдаётся дубликат трудовой книжки (бумажный) или вносится запись в электронную трудовую книжку.

Срок хранения таких справок и дубликатов также составляет 75 лет.

Практические рекомендации для работодателей

• Вести реестр всех трудовых книжек, указывая дату приёма, дату выдачи/увольнения и место хранения.
• Обеспечить условия хранения, соответствующие ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (сухое, темное помещение, температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Периодически (не реже одного раза в 5 лет) проводить инвентаризацию и проверять состояние документов.
• При переходе на электронные трудовые книжки обеспечить своевременную передачу данных в ПФР и уничтожение бумажных носителей только после подтверждения их актуальности в электронной форме.
• Обучать кадровых сотрудников правилам работы с архивными документами и основам архивного законодательства.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли уничтожить трудовую книжку раньше 75 лет?

Нет. Уничтожение до истечения установленного срока нарушает Федеральный закон «Об архивном деле» и может повлечь административную ответственность.

Какой срок хранения у трудовых книжек, оформленных в электронном виде?

Электронные трудовые книжки хранятся в информационной системе ПФР 50 лет после прекращения трудовой деятельности работника.

Нужно ли хранить трудовые книжки уволенных сотрудников, если организация ликвидируется?

Да. При ликвидации организации все трудовые книжки передаются в архив правопреемника или, если правопреемника нет, в государственный архив на хранение до истечения 75‑летнего срока.

Какие документы могут заменить трудовую книжку при её утере?

Справка о периодах работы, выданная последним работодателем, а также выписка из электронной трудовой книжки (если она велась).

Соблюдение установленных сроков хранения трудовых книжек гарантирует защиту прав работников, соблюдение законодательства и сохранение важной исторической информации о трудовой деятельности граждан России.