Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ После увольнения сотрудника на работодателя возлагается серьезная ответственность по сохранности этого документа․ Вопрос о том, сколько лет должны храниться трудовые книжки уволенных сотрудников, регулируется строгими законодательными нормами․ В этой статье мы подробно разберем все сроки, правила и нюансы хранения трудовых книжек․
Законодательная база
Сроки хранения кадровых документов в Российской Федерации устанавливаются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утвержден Приказом Росархива от № 236)․ Именно этот документ является главным ориентиром для кадровиков и архивариусов․
Основные сроки хранения
Срок хранения трудовой книжки уволенного сотрудника зависит от того, когда она была заведена и когда сотрудник покинул организацию․ Выделяют два основных срока:
- 50 лет — для трудовых книжек, документы по которым были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года․
- 75 лет, для трудовых книжек, документы по которым были закончены делопроизводством до 1 января 2003 года․
Таким образом, если сотрудник был уволен в 2026 году, его трудовая книжка (в случае невостребованности) будет храниться в архиве организации в течение 50 лет․
Что означает «закончено делопроизводство»?
Применительно к трудовой книжке уволенного сотрудника моментом окончания делопроизводства считается дата увольнения (или дата внесения записи об увольнении)․ Именно от этой даты начинается отсчет срока хранения․
Невостребованные трудовые книжки
В идеале, в день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку на руки․ Однако на практике часто встречаются ситуации, когда уволенный сотрудник не забирает свой документ․ Причины могут быть разными: конфликт с работодателем, переезд, болезнь или просто забывчивость․
Что делать, если сотрудник не забрал документ?
- Отправка уведомления: Работодатель обязан направить уволенному сотруднику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте․
- Пересылка по почте: Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия самого работника, полученного в письменной форме․
- Снятие ответственности: Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․
- Помещение в архив: Если сотрудник так и не явился и не дал согласия на пересылку, трудовая книжка перемещается в архив организации, где и хранится установленный законом срок (50 или 75 лет)․
Книга учета движения трудовых книжек
Неотъемлемой частью кадрового делопроизводства является Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․ Если трудовая книжка уволенного сотрудника остается в организации, запись о ней в этой книге также подлежит длительному хранению․
Согласно Перечню (утвержденному Приказом Росархива № 236), Книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет, если она была заведена после 1 января 2003 года, и 75 лет, если записи в ней были начаты до 2003 года․
Дубликаты и вкладыши
Правила хранения распространяются не только на оригиналы трудовых книжек, но и на:
- Вкладыши в трудовые книжки (они хранятся по тем же правилам и срокам, что и сами книжки, так как являются их неотъемлемой частью)․
- Дубликаты трудовых книжек, выданные взамен утерянных или испорченных․
- Невостребованные трудовые книжки работников, отказавшихся от их ведения (в случаях, предусмотренных законом, например, у иностранных граждан или лиц без гражданства)․
Ответственность за нарушение сроков хранения
Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, в т․ч․ кадровых, может повлечь за собой серьезные последствия:
- Административная ответственность: В соответствии со ст․ 13․20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения архивных документов предусмотрены штрафы․ Для должностных лиц штраф составляет от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей․
- Материальная ответственность: Если по вине работодателя трудовая книжка была утеряна или уничтожена до истечения срока хранения, работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб, вызванный невозможностью трудоустройства (ст․ 234 ТК РФ), а также оформить дубликат․
Уничтожение трудовых книжек по истечении срока
Когда установленный срок хранения (50 или 75 лет) истекает, невостребованные трудовые книжки подлежат уничтожению․ Однако этот процесс не может быть произвольным:
- Документы должны пройти экспертизу ценности․
- По результатам экспертизы составляется Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению․
- Уничтожение документов производится только после утверждения акта руководителем организации․
- Физическое уничтожение (сжигание, шредирование) оформляется соответствующим актом об уничтожении․
Хранение трудовых книжек уволенных сотрудников — это не просто формальность, а важная юридическая обязанность работодателя․ Главный вывод, который должен запомнить каждый кадровик и руководитель: невостребованные трудовые книжки нельзя просто выбросить или уничтожить․ Они должны храниться в архиве организации в течение 50 лет (если увольнение состоялось после 2003 года) или 75 лет (если до 2003 года)․ Строгое соблюдение этих сроков защитит организацию от штрафов и судебных исков, а бывшего сотрудника — от проблем с подтверждением пенсионного стажа․