На сегодняшний день, 07:16:23, в законодательстве РФ установлены четкие нормы по сроку хранения трудовых книжек․ Правильное соблюдение этих требований помогает избежать штрафов, упростить работу с архивом и обеспечить законную защиту прав как работодателя, так и сотрудника․

Нормативная база

Согласно ст․ 22․1 закона «Об архивном деле в РФ» от №125-ФЗ и Постановлению Правительства РФ от №225 (с изменениями от ), установлены два основных периода:

• 75 лет – для трудовых книжек, в которые было внесено информацию до ․
• 50 лет – для книжек, оформленных после ․

Эти сроки закреплены также в Перечне типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от №236)․

Приказ Минтруда России №320н от

Приказ Минтруда устанавливает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек․ Важно помнить, что:

1. Вести трудовые книжки обязан каждый работодатель․
2. Книжка должна храниться до востребования работника․
3. Если работник не требует выдачу, книжка хранится в архиве организации․

Когда «истек» срок хранения?

Для большинства компаний срок хранения наступает через 50 или 75 лет после окончания делопроизводства, в зависимости от даты заполнения книжки․

Пример расчета:

• Если книжка была оформлена до , её срок – 75 лет․ Истекший срок будет, например, в 2078 году․
• Если книжка оформлена после , срок – 50 лет․ Истекший срок будет, к примеру, в 2053 году․

В 2026 году к уничтожению могут быть рассмотрены документы, срок их хранения который истек к ․

Что делать с невостребованными книжками?

Если работник не обратился за своей книжкой в течение установленного срока, она считается невостребованной․ Работодатель обязан:

1. Хранить её в архиве организации в течение установленного срока․
2. Составить акт об уничтожении после истечения срока․
3. Соблюдать требования п․ 449 Перечня типовых управленческих архивных документов․

В случае, когда книжка была получена работником при увольнении, её хранение продолжается до момента обращения за ней․ Если запрос не последовал, документ переходит в архив и хранится в течение указанного срока․

Особенности хранения при удалённой работе

Согласно ст․ 312․2 ТК РФ, при дистанционной форме занятости стороны могут договориться о отказе от оформления кадровых документов․ В таком случае:

• Трудовая книжка может не вестись вовсе․
• Если же она всё же оформлена, её хранение регулируется теми же нормами (50/75 лет)․

Как правильно организовать работу с архивом

Для эффективного управления архивными документами рекомендуется:

1. Вести реестр всех трудовых книжек с указанием даты заполнения и предполагаемого срока хранения․
2. Разместить в архиве отдельный фонд «Трудовые книжки», где они хранятся в специальных контейнерах․
3. Проводить ежегодный контроль сроков и формировать планы уничтожения․
4. При необходимости выдавать копии или справки сотрудникам, подготовив соответствующее заявление․

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: Хранение книжки в обычном офисном шкафу без маркировки․
• Решение: Использовать архивные ящики, оформить этикетку с датой окончания хранения․
• Ошибка: Смешивание книжек разных дат создания, что приводит к путанице в сроках․
• Решение: Вести отдельный электронный реестр, где каждый документ имеет уникальный номер․
• Ошибка: Уничтожение книжки до истечения установленного срока․
• Решение: Оформить акт уничтожения только после проверки сроков и согласования с отделом кадров․

Соблюдение установленных сроков хранения трудовых книжек – обязательное условие для любого работодателя․ Истекший срок означает, что документ может быть законно уничтожен, но только после выполнения всех процедур, предусмотренных законодательством․

Рекомендуем:

1. Регулярно проверять даты заполнения трудовых книжек․
2. Обеспечивать их надлежащее хранение в архиве․
3. Своевременно уведомлять сотрудников о возможности получения копий их книжек․
4. Ведить учет сроков и формировать планы уничтожения заранее․

Только при строгом соблюдении этих рекомендаций вы сможете избежать юридических рисков и оптимизировать работу с кадровыми документами․

Автор: кадровый отдел, 2026 год;