Трудовая книжка — один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Вопрос о сроках её хранения на предприятии регулируется законодательством Российской Федерации и имеет несколько ключевых нюансов, которые важно учитывать работодателям.

Нормативная база

Основные правила хранения трудовых книжек установлены:

• Постановлением Правительства РФ от № 225 (ред. от ) «О трудовых книжках»;
• Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива;
• Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек».

Сроки хранения различных документов, связанных с трудовыми книжками

Сами трудовые книжки

Трудовые книжки, находящиеся на хранении у работодателя, должны храниться:

• В сейфе — это обязательное требование для обеспечения сохранности документов;
• В архиве организации — после увольнения сотрудника;
• В течение 50 лет, для книжек, делопроизводство по которым завершено после ;
• В течение 75 лет — для книжек, делопроизводство по которым завершено до ;
• По истечении указанных сроков, уничтожаются в установленном порядке.

Книга учета движения трудовых книжек (КУТК)

Книга учета движения трудовых книжек — это основной документ, который ведет работодатель для учета всех операций с трудовыми книжками.

Срок хранения КУТК:

• 50 лет — для документов, поступивших в архив после 2003 года;
• 75 лет — для документов, делопроизводство по которым завершено до 2003 года.

Заявления работников о выборе формы ведения трудовой книжки

С 2021 года работники могут выбирать между бумажной и электронной формой ведения трудовой книжки. Заявления о таком выборе должны храниться:

• 50 лет, если заявление включено в состав личного дела работника;
• В составе архивных документов — в соответствии с общими правилами хранения.

Вкладыши в трудовые книжки

Вкладыши, которые оформляются при необходимости внесения дополнительных записей, хранятся:

• 50 лет — для вкладышей, оформленных после ;
• 75 лет — для вкладышей, оформленных до .

Практические рекомендации по хранению

Организация учета

Перед хранением все бланки трудовых книжек и вкладышей должны быть зарегистрированы в специальном журнале. Рекомендуется:

• Использовать журнал учета движения трудовых книжек;
• Указывать дату выдачи, номер, ФИО работника;
• Фиксировать все изменения (увольнение, перевод, выдача дубликата).

Условия хранения

Трудовые книжки должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность:

• В сейфе или металлическом шкафу;
• В помещении с контролируемой температурой и влажностью;
• Отдельно от других документов для предотвращения порчи;
• С ограниченным доступом — только уполномоченных лиц.

Передача в архив

После увольнения сотрудника его трудовая книжка:

• Хранится в архиве организации;
• Не может быть выдана третьим лицам;
• Подлежит уничтожению только по истечении установленного срока хранения.

Что происходит после истечения срока хранения?

По истечении 50 или 75 лет (в зависимости от даты завершения делопроизводства) невостребованные трудовые книжки:

• Подлежат уничтожению в установленном порядке;
• Могут быть переданы в государственный архив для дальнейшего хранения;
• Не могут быть выданы работнику или его родственникам после истечения срока хранения.

Ответственность за нарушение сроков хранения

Несоблюдение установленных сроков хранения трудовых книжек может привести к:

• Административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ (нарушение правил хранения документов);
• Штрафам для должностных лиц и организации;
• Проблемам при проверках со стороны трудовой инспекции или налоговых органов.

Современные тенденции: электронные трудовые книжки

С 2020 года в России внедряется система электронных трудовых книжек. Однако бумажные трудовые книжки сохраняют свою юридическую силу. По новым правилам:

• Работодатель обязан вносить сведения о трудовой деятельности работника в электронный формат;
• Работник может выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажную или электронную);
• Бумажные трудовые книжки, выданные до 2020 года, остаются действительными;
• Срок хранения бумажных трудовых книжек не изменяется, 50 или 75 лет в зависимости от даты.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать трудовую книжку работнику после увольнения?

Да, трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения. Если работник не явился за трудовой книжкой, работодатель обязан:

• Отправить работнику уведомление о необходимости получения;
• Хранить трудовую книжку в архиве;
• После истечения срока хранения (50/75 лет) — уничтожить в установленном порядке.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

В случае утраты трудовой книжки работодатель обязан:

• Выдать дубликат;
• Внести соответствующую запись в книгу учета;
• Хранить дубликат в течение установленного срока.

Можно ли уничтожить трудовую книжку раньше срока?

Нет. Уничтожение трудовой книжки до истечения установленного срока хранения является нарушением законодательства и может повлечь административную ответственность.

Срок хранения трудовой книжки на предприятии зависит от даты завершения делопроизводства:

• 75 лет — для книжек, делопроизводство по которым завершено до ;
• 50 лет — для книжек, делопроизводство по которым завершено после .

Работодатель обязан обеспечить:

• Физическую сохранность документов;
• Правильный учет в книге движения;
• Своевременную передачу в архив;
• Уничтожение только по истечении установленных сроков.

⚠️ Настоящая статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ по состоянию на 2026 год. Для получения актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам или квалифицированным специалистам.