С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) у работодателей возник вопрос: как долго нужно хранить документы‚ связанные с переходом на новый формат? В этой статье разберем‚ что такое уведомление об ЭТК‚ какова его юридическая природа и какие сроки хранения на него распространяются․
Правовая основа и суть уведомления
Основным нормативным актом является Федеральный закон от № 439-ФЗ‚ который с 1 января 2021 года ввел обязательное формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде․ Согласно этому закону‚ работодатель обязан:
- Уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве․
- Разъяснить право работника на выбор: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную․
Само уведомление — это кадровый документ‚ подтверждающий выполнение работодателем обязанности по информированию сотрудника․ Его форма не регламентирована строго‚ но должно содержать ключевую информацию о праве выбора и последствиях․
Важно!
Уведомление — это НЕ сама электронная трудовая книжка․ Сведения об трудовой деятельности после 2021 года автоматически передаются в СФР (Страховое пенсионное дело) и хранятся там бессрочно․ Уведомление же — это документ кадрового делопроизводства‚ подтверждающий факт информирования конкретного работника․
Сроки хранения уведомлений: общие правила
Трудовой кодекс РФ и специальные нормативные акты не устанавливают отдельный срок хранения именно для уведомлений об ЭТК․ Поэтому применяются общие правила хранения кадровых документов‚ установленные:
- Перечнем типовых управленческих архивных документов (утвержден приказом Минкультуры России)․
- Номенклатурой дел конкретной организации․
Уведомление‚ как документ‚ подтверждающий изменение условий трудового договора (поскольку выбор формата книжки влияет на порядок учета стажа)‚ обычно относится к группе документов по рабочим кадровым документам․
Рекомендуемый срок хранения
Исходя из логики документооборота и практики кадровых специалистов:
- По общему правилу: уведомления хранятся в течение 75 лет (срок хранения личных дел работников‚ включая приказы‚ заявления‚ соглашения)․ Это связано с тем‚ что документ может понадобиться для разрешения споров о стаже даже после увольнения сотрудника․
- Минимальный срок: если уведомление не выделено в отдельное дело‚ его можно считать частью личного дела․ После увольнения сотрудника личное дело хранится 75 лет (п․ 6․2․1․ Перечня типовых управленческих архивных документов)․
- Альтернативный подход: некоторые эксперты рекомендуют хранить уведомления в отдельном деле «Переход на ЭТК» в течение 5-10 лет (срок исковой давности по трудовым спорам)‚ но этот подход менее надежен‚ так как вопрос стажа может возникнуть через десятилетия․
Как правильно организовать хранение?
Для систематизации рекомендуется:
- Включить уведомления в номенклатуру дел отдела кадров․ Как отмечается в кадровых изданиях‚ такие документы следует учитывать в разделе «Кадровая работа» с указанием срока хранения‚ исходя из их содержания․
- Создать отдельное дело или подраздел в личных делах․ Например: «Заявления‚ уведомления и согласия работников (2020-2021 гг․)»․
- Обеспечить защиту персональных данных․ Уведомления содержат ФИО‚ данные паспорта‚ подпись сотрудника‚ поэтому хранятся в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных»․
Ключевой вывод из практики:
Поскольку уведомление является подтверждением факта информирования и может влиять на учет стажа‚ самый безопасный и распространенный подход — хранить его в течение всего срока хранения личного дела работника (75 лет)․ Это исключает риски при будущих проверках пенсионного фонда или судебных спорах․
Отличие от данных в СФР
Не путайте:
- Уведомление (бумажный документ) — хранится у работодателя в архиве․
- Сведения о трудовой деятельности в ЭТК (электронные данные) — передаются в СФР и хранятся там бессрочно в защищенной информационной системе․ На руки работник может получить только выписку из ЭТК․
Таким образом‚ утрата уведомления у работодателя не означает утрату данных о стаже‚ если они были корректно переданы в СФР․ Но для работодателя уведомление, доказательство исполнения закона․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
В: Нужно ли хранить уведомление‚ если работник выбрал бумажную книжку?
О: Да‚ обязательно․ Уведомление подтверждает‚ что работник был проинформирован о возможности выбора‚ и фиксирует его решение․
В: Что делать‚ если уведомление утеряно?
О: Рекомендуется составить акт об утрате и‚ по возможности‚ получить от работника повторное письменное подтверждение выбора (заявление)․ Но если факт передачи сведений в СФР есть‚ основной риск минимизирован․
В: Можно ли хранить уведомления в электронном виде?
О: Да‚ если организация ведет электронный документооборот и обеспечивает юридическую значимость электронных копий (с усиленной квалифицированной электронной подписью)․ Срок хранения электронной копии аналогичен бумажной․
Срок хранения уведомлений о переходе на электронные трудовые книжки напрямую не установлен законодательством․ Однако‚ исходя из их юридической природы как кадрового документа‚ влияющего на учет стажа‚ наиболее правильным и безопасным вариантом является хранение в течение 75 лет (срок хранения личных дел)․
Работодателю следует:
- Оформить уведомления в письменной форме в 2020-2021 годах (для тех‚ кто этого не сделал‚ рекомендуется провести дополнительное информирование задним числом)․
- Включить их в номенклатуру дел с указанием срока «75 лет»․
- Хранить вместе с другими документами‚ подтверждающими кадровые решения по конкретному сотруднику․
Помните‚ что главная цель уведомления — доказать‚ что работник был надлежащим образом проинформирован о смене формата учета трудовой деятельности․ Поэтому хранить его нужно так‚ чтобы в любой момент можно было предъявить соответствующий документ․
Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов и кадровой практики по состоянию на 2026 год․ Для конкретных случаев рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву․