Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в российском трудовом законодательстве. В связи с этим у многих работников и работодателей возникли вопросы: в какие сроки необходимо было подать заявление, что делать, если срок пропущен, и как правильно оформить переход с бумажной книжки на электронную? В этой статье мы подробно разберем все нюансы и сроки подачи заявлений о ведении трудовой книжки.
Исторический срок: До 31 декабря 2020 года
Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ, за работниками было закреплено право выбора формата трудовой книжки. Для того чтобы определиться, работникам необходимо было подать работодателю соответствующее заявление.
Крайний срок подачи заявления о выборе формата — 31 декабря 2020 года включительно.
В этот период работник должен был сделать выбор:
- Оставить бумажную трудовую книжку. В этом случае работодатель продолжал вести документ на бумаге, параллельно передавая сведения в Пенсионный фонд в электронном виде.
- Перейти на электронную трудовую книжку. В этом случае бумажный документ выдавался на руки работнику, а дальнейший стаж формировался только в электронном виде на информресурсах ПФР.
Что делать, если заявление до 2021 года не подавалось?
Одним из самых частых вопросов является ситуация, когда работник вообще не подавал заявление о переходе на ЭТК. Закон прямо не предусматривает возможность подачи заявления о первоначальном выборе после , однако на практике действует следующее правило:
Если работник до конца 2020 года не написал заявление, за ним автоматически сохраняется бумажная трудовая книжка.
Таким образом, если вы не подавали заявление, ваша бумажная трудовая книжка продолжает действовать. На сайте ПФР (в блоке информации о трудовой деятельности) будут высвечиваться данные о приказах на работу, но если заявления о выборе не было, бумажный формат остается приоритетным и легитимным.
Можно ли перейти на ЭТК после 2020 года?
Да, законодательство дает такую возможность. Работники, которые ранее выбрали ведение бумажной трудовой книжки (или не подавали заявление вообще, оставшись на бумажном формате), могут в любой момент перейти на электронную книжку.
Для этого необходимо подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
Сроки и порядок действий при переходе на ЭТК после 2020 года
Если вы приняли решение отказаться от бумажной трудовой книжки сейчас, работодатель обязан соблюсти следующие сроки:
- Внесение записи. В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку запись о том, что работник подал заявление о переходе на электронный формат, и заверить ее.
- Выдача документа. Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления работодатель обязан выдать работнику его бумажную трудовую книжку на руки.
- Сдача отчетности. Не позднее 25 числа следующего месяца работодатель обязан сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (в соответствии со ст. 2 Закона № 439-ФЗ и п. 35 Порядка ведения трудовых книжек).
Другие случаи, когда требуется заявление
Заявления, связанные с электронной трудовой книжкой, могут понадобиться не только для перехода на ЭТК, но и в других ситуациях:
- Получение сведений из ЭТК. Работник может запросить у работодателя выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р.
- Исправление неточных сведений. Если в электронном формате допущена ошибка, для ее исправления также потребуется заявление от работника.
В этих случаях срок предоставления сведений или исправлений также регламентирован — в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Обязанности работодателя: уведомления и отчетность
Стоит напомнить, что в 2020 году на работодателях лежала обязанность уведомить сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве. Крайний срок такого уведомления — 31 октября 2020 года. Также работодатели должны были обеспечить своевременное оформление электронных записей и прием заявлений от сотрудников.
Что касается текущей отчетности по иным кадровым мероприятиям и в случае подачи заявлений по трудовой книжке сейчас, сроки сдачи отчетности не изменились, их необходимо сдавать в соответствии со статьей 11 Закона № 27-ФЗ.
Основной срок подачи заявления о выборе формата трудовой книжки истек 31 декабря 2020 года. Однако право на переход с бумажной трудовой книжки на электронную сохраняется за работником бессрочно. Главное — правильно оформить заявление, а работодателю необходимо строго соблюсти трехдневный срок для внесения записи, выдачи бумажного документа на руки и своевременно сдать отчет ЕФС-1.