Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Вопрос о том, сколько времени она должна храниться у работодателя, регулируется строгими законодательными нормами. Важно понимать, что сроки хранения отличаются в зависимости от того, работает ли сотрудник в компании в данный момент или уже уволен, а также от формы самой книжки (бумажная или электронная).
Хранение трудовой книжки действующего сотрудника
Пока сотрудник работает в организации, его бумажная трудовая книжка (или вкладыш в нее) должна храниться у работодателя. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан принять на хранение трудовую книжку в день приема на работу и не имеет права выдавать ее на руки сотруднику вплоть до дня его увольнения.
- Срок хранения: Весь период работы сотрудника в данной организации.
- Исключение: Если сотрудник подал письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде), бумажная трудовая книжка возвращается ему на руки в день подачи такого заявления.
Хранение трудовой книжки уволенного сотрудника
В день увольнения работодатель обязан произвести расчет с сотрудником и выдать ему трудовую книжку на руки. Если сотрудник забрал документ, обязанность работодателя по его хранению прекращается.
Однако на практике часто встречаются ситуации, когда уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку (например, из-за конфликта или переезда в другой город). В таком случае вступают в силу правила архивного хранения невостребованных документов:
- Если сотрудник не забрал документ: Работодатель обязан хранить невостребованную трудовую книжку в течение 50 лет (для документов, созданных после 2003 года) или 75 лет (для документов более ранних периодов).
- Отправка по почте: Если работник отказался забрать книжку лично, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на отправку его по почте. Пересылка допускается только с согласия самого работника.
Что делать, если книжка испорчена или работник ее потерял?
Если трудовая книжка работника была утеряна, испорчена (например, обгорела, порвана или залита жидкостью), он имеет право обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением о выдаче дубликата. В таком случае работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней с момента подачи заявления.
Хранение книг учета движения трудовых книжек
Помимо самих бланков трудовых книжек, у работодателя в обязательном порядке должны храниться регистры учета:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
Эти документы имеют огромную важность, так как подтверждают факт приема или выдачи бланка. Сроки их хранения также строго регламентированы:
- Книга учета движения: Хранится 50 лет (если заведена после 2003 года) или 75 лет (если заведена до 2003 года).
- Приходно-расходная книга: Хранится 5 лет.
Важно: Если срок хранения отдельных трудовых книжек истек, но в Книге учета движения есть отметка о том, что документ был выдан работнику на руки, работодатель не несет ответственности за дальнейшую судьбу этого документа.
Ответственность работодателя
За нарушение сроков хранения, утрату или порчу трудовой книжки работодатель несет материальную ответственность. Если работодатель задержит выдачу трудовой книжки при увольнении, он обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Кроме того, за нарушение правил хранения и ведения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность в виде штрафов.
Краткие итоги
- Для работающего сотрудника: весь период работы в компании.
- Для уволенного сотрудника (забрал документ): 0 дней (выдается в день увольнения).
- Невостребованные трудовые книжки: 50 лет (для документов после 2003 года).
- Книги учета движения: 50 лет (для документов после 2003 года).
Соблюдение этих правил позволит работодателю избежать штрафов и судебных исков, а работнику, сохранить непрерывный трудовой стаж и пенсионные накопления.