С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это значит, что все сведения о трудовой деятельности граждан теперь ведутся исключительно в электронном виде, а бумажные трудовые книжки сохраняются только как резервные копии․ В статье рассматриваются юридические основы, порядок оформления, доступ к данным и, что особенно важно для налоговых органов, как ЭТК влияет на расчёт налогов, пенсионных взносов и социального страхования;

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой реестр сведений о трудовой деятельности работника, включающий:

• место и дату начала работы;
• должность и обязанности;
• причину увольнения и дату его окончания;
• сведения о стаже, начислениях и удержаниях․

Эти данные хранит Социальный фонд России (СФР), а доступ к ним имеют:

1. работодатель (через систему Точка Банк или Контур․Экстерн);
2. работник (через портал Госуслуги и мобильное приложение СФР);
3. налоговые органы (для расчёта налогов и пенсионных взносов)․

Законодательная база

Внедрение ЭТК регулируется рядом федеральных законов и кодексов:

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г․ № 439-ФЗ – «Об обязательном ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 20‑22, 27‑30, 35‑36;
• Налоговый кодекс РФ (НК РФ) – статьи 112‑115, 122‑123;
• Бюджетный кодекс РФ (БК РФ) – статьи 20‑22;
• Сводный закон «О социальном страховании» (с 2020 г․) – регламентирует начисление и удержание страховых взносов․

Налоговый кодекс предусматривает, что сведения о трудовом стаже, полученные из ЭТК, являются официальными доказательствами трудовой деятельности и используются при расчёте:

• налога на доходы физических лиц (НДФЛ);
• социальных налогов (взносы в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования);
• пенсионных начислений и льгот․

Как оформить электронную трудовую книжку?

Порядок оформления прост: при приёме на работу работник автоматически получает запись в ЭТК․ Ниже – пошаговая инструкция для работодателя․

1. Регистрация в системе СФР – необходимо получить электронный сертификат и подключиться к API СФР․
2. Ввод данных о сотруднике – через интерфейс Точка Банк или Контур․Экстерн вводятся сведения о должности, дате начала работы, окладе․
3. Периодические отчёты – ежемесячно (или ежеквартально) отправляются отчёты ЕФС‑1 (отчёт о начислениях и удержаниях)․
4. Увольнение – при увольнении в системе фиксируется причина и дата окончания трудового договора․

Важные нюансы:

• Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, он должен подать заявление в письменной форме․
• При отсутствии бумажной книжки работник получает электронный документ, который можно скачать в PDF‑формате․
• Для новых сотрудников, начиная с 1 января 2025 г․, бумажная трудовая книжка не выдаётся․

Где посмотреть и получить выписку из ЭТК?

Существует несколько способов доступа к данным:

• Госуслуги – в личном кабинете работника можно скачать выписку в формате PDF․
• Через СФР – в разделе «Трудовая книжка» можно запросить копию․
• В МФЦ – сотрудники могут получить выписку по заявлению․
• Через ПФР – для пенсионных начислений․

Для налоговых органов доступ осуществляется автоматически через API СФР, что позволяет в реальном времени сверять данные о доходах и начисленных налогах․

Налоговые последствия и выгоды

Расчёт НДФЛ

Сведения о трудовом стаже из ЭТК используются для:

• определения размера налоговой базы (сумма доходов за год);
• вычисления налоговых вычетов (например, за обучение, лечение)․ Налоговый кодекс позволяет учитывать стаж для расчёта льгот․

Социальные налоги

ЭТК автоматически фиксирует начисление страховых взносов:

• Пенсионный фонд (ПФР) – начисление пенсионных отчислений;
• Фонд социального страхования (ФСС) – выплаты по временной нетрудоспособности, инвалидности, материнству;
• Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС) – страховые взносы․

Эти данные проверяются налоговыми органами при расчёте налогов и начислении пенсионных начислений․

Преимущества для налоговых органов

• Уменьшение количества ошибок в учёте доходов;
• Сокращение времени на проверку документов;
• Автоматизация сверки данных о доходах и налогах;
• Снижение риска мошенничества (нет возможности подделать бумажную запись)․

Возможные риски

• Технические сбои в системе СФР могут временно затруднить доступ к данным;
• Неправильный ввод данных может привести к ошибкам в расчётах налогов и пенсионных начислений;
• Нарушение конфиденциальности данных – защита персональных данных в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных»․

Как работодателю обеспечить корректность данных?

1. Обучение персонала – регулярные тренинги по работе с системой СФР и соблюдению требований ТК РФ․
2. Контроль за вводом данных – проверка корректности информации перед отправкой в СФР․
3. Ведение резервных копий – хранение электронных файлов в защищённом виде․
4. Соблюдение сроков – своевременная отправка ЕФС‑1 и обновление данных при изменении условий работы․

Что делать, если данные в ЭТК неверны?

В случае обнаружения ошибок работник может:

• Подать письменное заявление в работодателя с требованием исправить данные;
• Обратиться в СФР через портал СФР с заявлением о корректировке;
• Получить подтверждение об исправлении в виде обновлённой выписки․

Налоговые органы автоматически обновят данные после внесения изменений в СФР․

Практические советы для работников

• Регулярно проверяйте выписку из ЭТК через Госуслуги – это поможет убедиться, что все начисления учтены․
• Сохраняйте копию выписки в личном архиве – она пригодится при смене работы или при проверке налоговых органов․
• Если вы получили ошибку в начислениях, немедленно сообщите работодателю и запросите исправление․
• При переходе на новый работодатель убедитесь, что данные из предыдущей ЭТК корректно перенесены․

Как налоговые органы используют данные ЭТК?

Налоговые органы получают доступ к данным через API СФР и используют их для:

1. Проверки правильности начисления НДФЛ;
2. Сверки начисленных и удержанных страховых взносов;
3. Расчёта налоговых льгот и вычетов;
4. Проверки соответствия данных, предоставленных работодателем, с данными, полученными из ЭТК․

Таким образом, электронная трудовая книжка становится ключевым элементом в системе налогового контроля․

Перспективы развития

С 2026 г․ ожидается дальнейшее расширение функционала ЭТК:

• Интеграция с системами электронного документооборота (ЭДО);
• Возможность получения электронных справок о стаже для пенсионных целей;
• Автоматизированные уведомления о необходимости обновления данных (например, при смене должности)․

Эти изменения сделают процесс расчёта налогов и пенсионных начислений ещё более прозрачным и эффективным․

Электронная трудовая книжка – это не просто цифровой документ, а важный инструмент взаимодействия между работодателем, работником и налоговыми органами․ Она обеспечивает точность данных, упрощает расчёты налогов и социального страхования, а также повышает прозрачность и надёжность учёта трудовой деятельности․ Для работодателей важно соблюдать требования законодательства и своевременно обновлять данные, а для работников – регулярно проверять выписки и своевременно реагировать на ошибки․ В итоге, переход на ЭТК способствует более эффективному управлению персоналом и налоговым контролем в России․