Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Вопрос о том‚ сколько хранить трудовые книжки‚ возникает как у действующих работодателей‚ так и в случаях увольнения сотрудников или ликвидации компании. В российском законодательстве установлены строгие сроки‚ которые зависят от статуса документа и причин его нахождения у работодателя.
Нормативная база
Основным документом‚ регулирующим этот вопрос сегодня‚ является Приказ Минтруда России от № 320н. Он утверждает форму‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек. Кроме того‚ правила хранения закреплены в Перечне типовых управленческих архивных документов (утвержден Росархивом). Именно эти нормативные акты устанавливают точные сроки хранения.
Сроки хранения трудовых книжек
Сроки хранения кардинально отличаются в зависимости от того‚ работает ли сотрудник в компании сейчас‚ или его книжка осталась у работодателя по иным причинам. Рассмотрим все возможные ситуации.
Трудовые книжки работающих сотрудников
Если сотрудник продолжает работать в организации‚ его трудовая книжка (бумажная или дубликат электронной) должна храниться у работодателя до момента увольнения этого сотрудника. При увольнении документ выдается на руки в день прекращения трудового договора.
Невостребованные трудовые книжки уволенных сотрудников
Часто бывают ситуации‚ когда сотрудник уволился‚ но за трудовой книжкой не явился (например‚ если расчет был заочный или сотрудник переехал). В таком случае работодатель обязан хранить невостребованный документ в течение:
- Не менее 50 лет — если трудовая книжка не была востребована после 2003 года.
- 75 лет — если документ остался на хранении до 2003 года (согласно старым правилам архивного хранения).
После истечения этого срока невостребованные трудовые книжки подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением соответствующего акта.
Книжки сотрудников‚ не получивших пенсию
Если трудовая книжка содержит сведения‚ которые могут послужить основанием для назначения пенсии‚ а сотрудник за ней не обратился‚ такой документ должен храниться постоянно (75 лет)‚ так как он имеет высокую социальную и историческую ценность.
Книжки погибших или пропавших без вести сотрудников
В случае смерти работника или признания его безвестно отсутствующим‚ его трудовая книжка с соответствующей записью выдается родственникам под роспись. Если родственники не обратились за документом‚ он хранится у работодателя по тем же правилам‚ что и невостребованный — 50 лет (для документов после 2003 года).
Испорченные или испорченные бланки
Если при заполнении трудовой книжки была допущена ошибка и бланк был испорчен‚ его нельзя просто выбросить. Испорченные бланки подлежат учету и хранятся в организации в течение 3 лет. По истечении трех лет такие бланки уничтожаются специальной комиссией с составлением акта об уничтожении.
Правила организации хранения
Мало просто знать‚ сколько лет хранятся трудовые книжки‚ важно обеспечить правильные условия их содержания. Согласно Приказу Минтруда № 320н:
- Наличие сейфа — трудовые книжки и чистые бланки должны хранится в несгораемых металлических шкафах или сейфах.
- Защита от порчи — помещение должно быть защищено от влаги‚ огня и других факторов‚ способных повредить документы.
- Ведение книги учета — работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Срок хранения этой книги учета составляет также 75 лет (для документов по личному составу).
- Ответственность — за организацию хранения несет ответственность работодатель‚ а непосредственно за ведение и сохранность, назначенный приказом сотрудник (обычно кадровик или бухгалтер).
Ответственность за нарушение сроков хранения
Нарушение правил хранения‚ утрата или несвоевременное уничтожение трудовых книжек может повлечь за собой серьезные последствия:
- Административная ответственность — штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.
- Материальная ответственность, если из-за отсутствия или порчи книжки по вине работодателя сотрудник не смог устроиться на новую работу или оформить пенсию‚ работодатель обязан возместить ему причиненный ущерб.
- Обязанность выдать дубликат — в случае утраты работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней с момента подачи заявления работником.