Трудовая книжка (в т.ч. в форме электронного документа) — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Строгое соблюдение сроков её оформления и ведения обязательно для работодателя и защищает права обеих сторон. Нарушение этих сроков может повлечь административную ответственность.
Первоначальное оформление (выдача) трудовой книжки
Этот этап возникает, когда человек впервые устраивается на работу и у него ещё нет трудовой книжки (бумажной или электронной).
Общее правило
Согласно части 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан оформить трудовую книжку и внести в неё первую запись:
- Не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Это означает, что если сотрудник приступил к обязанностям 1 июня, запись о приеме на работу должна быть сделана в его новую книжку до 8 июня включительно.
Уточнение по срокам
В некоторых внутренних документах (например, в памятках ГИТ) встречается формулировка «не позднее 5 рабочих дней». Однако приоритет имеет Трудовой кодекс. Недельный срок (7 календарных дней) являеться более щадящим для работодателя и закреплён на уровне закона. Если внутренняя инструкция устанавливает более короткий срок, это не нарушает закон, но не может его ужесточать.
Кому обязаны выдавать?
Трудовую книжку (в любой форме) оформляет всех работников, с которыми заключён трудовой договор и которые проработали не менее 5 дней. Исключения составляют военнослужащие и приравненные к ним лица (их стаж учитывается по иному порядку).
Внесение записей в процессе работы
После первоначального оформления каждая последующая запись (о переводе, повышении, награждении и т.д.) должна быть внесена в разумные сроки. Закон прямо не называет цифру, но подразумевает, что это должно происходить без задержек, в момент возникновения соответствующего события (издания приказа).
Сроки при увольнении
Это самый важный и чётко регламентированный этап.
Основное правило (бумажная книжка)
При увольнении работодатель обязан:
- Внести в трудовую книжку запись об увольнении с указанием причины и даты.
- Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (в последний день его работы).
Эта норма закреплена в п. 72 Инструкции по ведению трудовых книжек и соответствует статье 84.1 ТК РФ.
Если работник не получил книжку в день увольнения
Если по какой-то причине (например, сотрудник был в отпуске или отгуле) книжка не была выдана в последний рабочий день, то по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать её:
- Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления;
Заверенная выписка
По просьбе работника вместо самой книжки (например, если она утеряна и идёт процесс восстановления) работодатель может выдать заверенную выписку из неё. Срок выдачи выписки также не должен превышать 3 рабочих дня с момента обращения.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России активно внедряется электронная форма. Правила для неё аналогичны, но есть особенности в сроках и механизме.
Кто формирует и где хранится?
ЭТК формируется и хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР). Работодатель направляет в СФР сведения о приёме, увольнении и иных событиях в трудовой деятельности.
Сроки внесения сведений
Работодатель обязан направить информацию в СФР:
- Не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления трудового договора (при приёме на работу).
- В день увольнения (в последний день работы) — сведения об увольнении.
Как получить выписку из ЭТК?
Работник может в любой момент получить выписку из электронной трудовой книжки. Способы:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (интегрировано с СФР).
- Через личный кабинет на сайте ПФР (СФР).
- Через работодателя (по заявлению).
Срок подготовки выписки: обычно 1 рабочий день с момента запроса. На практике, если запрос через Госуслуги, выписка часто формируется мгновенно или в течение нескольких часов.
Ответственность за нарушение сроков
Нарушение работодателем обязанности по оформлению или выдаче трудовой книжки в установленные сроки влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб.
- Для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Кроме того, работник вправе обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для восстановления своих прав и взыскания компенсации за задержку выдачи документа.
Краткая сводка по срокам (таблица)
Для наглядности собрали ключевые сроки в одном месте:
| Этап | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Первичное оформление (выдача новой книжки при первом трудоустройстве) | Не позднее 7 календарных дней (недели) со дня приёма на работу | Ч. 1 ст. 67 ТК РФ |
| Внесение записи об увольнении (бумажная книжка) | В день увольнения (последний рабочий день) | П. 72 Инструкции, ст. 84.1 ТК РФ |
| Выдача книжки после увольнения (если не выдана в последний день) | Не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления работника | Ст. 84.1 ТК РФ |
| Направление сведений в СФР (при приёме на работу) | Не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления договора | Правила ведения ЭТК |
| Направление сведений в СФР (при увольнении) | В день увольнения | Правила ведения ЭТК |
| Получение выписки из ЭТК (по запросу работника) | Обычно 1 рабочий день | Регламент работы СФР/Госуслуг |
Соблюдение сроков оформления и выдачи трудовой книжки — это не формальность, а важнейшая часть защиты трудовых прав. Работодатель должен:
- Оформить книжку (бумажную или начать вести электронную) в течение недели после приёма на работу.
- При увольнении в тот же день сделать запись и выдать документ на руки.
- Своевременно и безошибочно передавать сведения в ПФР для ведения электронной трудовой книжки.
Работнику же важно следить за тем, чтобы запись о приёме и об увольнении была сделана корректно и в установленные законом сроки. При задержке — немедленно писать заявление и, при необходимости, обращаться в контролирующие органы.