Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом делопроизводстве за последние годы; Многие работники и работодатели до сих пор задаются вопросами о сроках, правилах подачи заявлений и нюансах ведения учета стажа. В этой статье мы подробно разберем, до какого числа необходимо было подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку, что делать тем, кто не успел, и каковы сроки для кадровых документов.
Главный срок: до какого числа нужно было подать заявление
Самый важный вопрос, который волновал миллионы трудящихся: до какого числа нужно было определиться с выбором? Согласно законодательству (ч.2 ст.2 Закона от N 439-ФЗ), основным сроком для принятия решения стал 2020 год.
- До 31 декабря 2020 года включительно каждый работник должен был подать работодателю письменное заявление в произвольной форме.
- В этом заявлении необходимо было указать выбор: продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде (как прежде) или перейти на электронный формат.
Большинство работников так и поступили, однако если вы по каким-то причинам не написали заявление до конца 2020 года, это не означает, что вы навсегда лишены права на переход.
Можно ли перейти на ЭТК после 2020 года?
Да, переход на электронную трудовую книжку возможен и после истечения основного срока. Законодательство не запрещает работникам менять свое решение и в дальнейшем. Так, например, заявление о переходе на электронную трудовую книжку можно подать и в 2025, и в 2026 году.
Если вы изначально выбрали бумажный формат, но теперь хотите перейти на ЭТК, вам достаточно написать соответствующее заявление своему текущему работодателю. Важно помнить, что обратный переход (с электронной на бумажную) законом не предусмотрен.
Особенности для новых сотрудников
Отдельное правило действует для лиц, которые только начинают свою трудовую деятельность:
Для лиц, принимаемых на работу впервые начиная с 1 января 2021 года, трудовая книжка в бумажном виде вообще не заводится. Работодатель сразу заводит и ведет для них электронную трудовую книжку. Таким образом, новичкам подавать заявление о выборе формата не нужно — за них решение уже принято на законодательном уровне.
Сроки для работодателя: что делать после получения заявления
Получив от сотрудника заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан выполнить ряд действий в строго установленные сроки. Нарушение этих сроков может привести к штрафам.
Выдача бумажной трудовой книжки
При переходе на электронный формат бумажная трудовая книжка возвращается работнику на руки. Работодатель обязан:
- Внести в бумажную трудовую книжку запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.
- В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления выдать бумажную трудовую книжку работнику.
С этого момента работник сам несет ответственность за сохранность бумажного документа, а работодатель перестает его хранить.
Сдача отчета СЗВ-ТД
Факт перехода работника на электронную трудовую книжку необходимо отразить в отчетности в Социальный фонд России (СФР, ранее, ПФР):
- При получении заявления от работника о выборе формы трудовой книжки, работодатель должен подать отчет по форме СЗВ-ТД.
- Срок сдачи СЗВ-ТД в данном случае — до 15-го числа месяца, следующего за месяцем получения заявления.
Например, если работник написал заявление в мае 2026 года, работодатель обязан передать сведения в фонд не позднее 15 июня 2026 года.
Кому еще может понадобиться заявление
Существует перечень категорий работников, которым может понадобиться составить заявление о переходе на электронную трудовую книжку уже после 2020 года. К ним относятся:
- Работники, которые долго не были трудоустроены и не имели возможности подать заявление предыдущему работодателю.
- Сотрудники, которые изменили свое решение и хотят отказаться от бумажного формата.
- Работники, которые ранее не знали о своих правах или не понимали сути нововведений.
Основной массовый переход на электронные трудовые книжки должен был состояться до включительно. Однако право на переход сохраняется за работниками и в настоящее время. Если вы решили перейти на ЭТК сейчас, просто напишите заявление работодателю. Он, в свою очередь, обязан выдать вам бумажную трудовую в течение 3 дней и сдать отчет СЗВ-ТД до 15-го числа следующего месяца. А для тех, кто впервые устраивается на работу с 2021 года, ЭТК заводится автоматически, без каких-либо заявлений.