С 1 сентября 2023 года в России окончательно завершился переход на электронные трудовые книжки. Бумажные трудовые книжки остались в прошлом, и теперь все данные о трудовой деятельности граждан хранятся в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда России. Но как работодателю или самому сотруднику понять, в каком формате ведется учет? Разбираемся в деталях.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог привычного бумажного документа. Все сведения о трудовой деятельности гражданина формируются в единой базе ПФР на основании отчетов работодателей, представленных в СФР (бывший ПФР и ФСС).

Электронный формат исключает риск потери сведений о трудовом стаже. С момента введения электронной трудовой книжки в 2020 году работодатели обязаны направлять сведения о трудовой деятельности в ПФР в течение 15 календарных дней после совершения соответствующего действия:

• Прием на работу
• Перевод на другую должность
• Увольнение
• Выявление ошибок в ранее предоставленных сведениях

Способ 1: Через личный кабинет на Госуслугах

Самый простой и доступный способ — проверить информацию через Единый портал государственных услуг:

1. Авторизуйтесь на сайте gosuslugi.ru
2. Перейдите в раздел «Пенсия, льготы и пособия»
3. Выберите «Сведения о трудовой деятельности»
4. Ознакомьтесь с представленной информацией

Если данные о трудовой деятельности отображаются в электронном виде — сотрудник уже перешел на ЭТК. При отсутствии информации или наличии только старых записей возможно, гражданин сохранил бумажную трудовую книжку.

Способ 2: Через личный кабинет СФР (ПФР)

На сайте сфр.рф или в мобильном приложении СФР можно получить расширенные сведения о стаже:

• Войдите в личный кабинет с помощью учетной записи Госуслуг
• Откройте раздел «Сведения о трудовой деятельности»
• Запросите выписку в форме СЗВ-ТД

Способ 3: Обратиться к работодателю

Текущий или предыдущий работодатель обязан предоставить информацию о формате ведения трудовой книжки. Для этого сотрудник может подать письменный запрос в свободной форме.

Работодатель в течение 3 рабочих дней обязан выдать:

• Копию электронной трудовой книжки (выписку из информационной системы)
• Или оригинал бумажной трудовой книжки (если она сохранилась)

Когда работник мог сохранить бумажную трудовую книжку

Несмотря на массовый переход на электронный формат, некоторые категории работников сохранили право на бумажную трудовую книжку:

Как работодателю определить статус сотрудника

Шаг 1: Проверка при приеме на работу

При оформлении нового сотрудника работодатель должен:

1. Запросить у кандидата СНИЛС
2. Проверить наличие сведений в информационной системе СФР
3. Определить формат ведения трудовой книжки

Шаг 2: Анализ предоставленных документов

Если сотрудник предоставляет бумажную трудовую книжку, это может означать:

• Сохранение бумажного формата по заявлению работника
• Отсутствие трудовой деятельности с 2020 года
• Неправильное оформление перехода на ЭТК у предыдущего работодателя

Шаг 3: Корректное оформление в системе

После определения статуса работодатель обязан:

• Для ЭТК: направить СЗВ-ТД в течение 15 дней
• Для бумажной книжки: сделать соответствующую запись по всем правилам

Что делать, если информация в ЭТК отсутствует или неверна

Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Однако технические сбои и человеческий фактор приводят к ошибкам. Если вы обнаружили несоответствие:

1. Соберите подтверждающие документы — трудовой договор, приказы, выписки из СЗВ-ТД
2. Обратитесь к текущему или предыдущему работодателю с заявлением об исправлении
3. Подайте запрос в СФР через личный кабинет или МФЦ
4. При необходимости обратитесь в суд для восстановления трудовых прав

Ответы на частые вопросы

Вопрос: Когда был переход на электронные трудовые книжки?

Ответ: Закон о введении электронных трудовых книжек был принят в 2019 году, а обязательный переход для новых работников начался с 1 января 2020 года. С 1 сентября 2023 года бумажные трудовые книжки окончательно утратили свою актуальность для большинства категорий работников.

Вопрос: Какие организации должны были перейти на электронные трудовые книжки?

Ответ: Переход был обязателен для всех работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, заключивших трудовые договоры с работниками после 1 января 2020 года. Для «старых» работников переход осуществлялся на добровольной основе по заявлению.

Вопрос: Что делать при увольнении с электронной трудовой книжкой?

Ответ: При увольнении работодатель обязан:

• Направить СЗВ-ТД в СФР не позднее дня увольнения
• Предоставить работнику выписку из электронной трудовой книжки
• Выдать справку о сумме заработка для пособий (при необходимости)

Электронная трудовая книжка стала неотъемлемой частью цифровой экономики России. Проверить наличие ЭТК можно через Госуслуги, личный кабинет СФР или обратившись к работодателю. Важно помнить: своевременное обнаружение ошибок и расхождений позволяет избежать проблем с начислением пенсии и подтверждением стажа в будущем.

Совет: Регулярно проверяйте сведения о трудовой деятельности в личном кабинете СФР не реже 1 раза в год, особенно при смене работодателя или перед выходом на пенсию.