Трудовая инспекция (Государственная инспекция труда) контролирует соблюдение норм трудового законодательства, в т.ч. своевременную подачу отчётности и предоставление необходимых документов работниками и работодателями. Ниже рассмотрены основные сроки, которые следует учитывать, а также роль электронной трудовой книжки в этом процессе.

Что проверяет трудовая инспекция?

• Соблюдение трудового договора и условий труда;
• Правильность ведения и хранения трудовых книжек (бумажных и электронных);
• Своевременность подачи отчётности в Социальный фонд России (СФР) и в налоговые органы;
• Наличие и актуальность данных о стаже, переводах, отпусках и больничных.

Основные сроки предоставления документов в трудовую инспекцию

Отчётность в Социальный фонд России (форма ЕФС‑1)

С 1 января 2020 года работодатели обязаны ежемесячно направлять в СФР сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме ЕФС‑1 (ранее – СЗВ‑М и СЗВ‑СТАЖ).

• Срок подачи: не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчётным.
• Пример: за январь 2026 года отчёт нужно отправить не позднее 15 февраля 2026 года.

Сведения о приёме, переводе и увольнении (форма СЗВ‑ТД)

Эти сведения также включаются в ЕФС‑1, но при отдельной подаче (например, при корректировке) действуют те же сроки – до 15‑го числа следующего месяца.

Предоставление трудовой книжки работнику

При увольнении работник имеет право получить трудовую книжку (бумажную или электронную) в день прекращения трудового договора.

• Если книжка ведётся в электронном виде, выписка из ЕФС‑1 выдаётся работнику в электронном формате через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя.
• Задержка выдачи более чем на 3 рабочих дня считается нарушением и может повлечь штраф от трудовой инспекции.

Информирование трудовой инспекции о нарушениях

Работник может подать жалобу в трудовую инспекцию в любой момент, однако для рассмотрения дела инспекция запрашивает у работодателя документы в течение 10 рабочих дней с даты получения запроса.

Электронная трудовая книжка: как она влияет на сроки

С 1 января 2020 года введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Основные положения:

1. Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работали по ТД), трудовая книжка открывается автоматически в электронном виде.
2. Остальные работники могут выбрать способ ведения: бумажный или электронный (ст. 66, 66.1 ТК РФ).
3. Все сведения о трудовой деятельности хранятся в базе Социального фонда России (СФР) и доступны через личный кабинет на портале «Госуслуги».
4. Работодатель обязан ежемесячно передавать в СФР форму ЕФС‑1, которая формирует электронную запись в трудовой книжке.

Благодаря ЭТК:

• Исключается риск утраты или повреждения бумажного документа;
• Сокращаеться время на выдачу выписки при увольнении (до нескольких минут в электронном виде);
• Упрощается взаимодействие с трудовой инспекцией – инспектор может запрашивать выписку напрямую из СФР, минуя работодателя.

Ответственность за нарушение сроков

Трудовая инспекция может наложить следующие санкции:

• Штрафы: от 1 000 до 5 000 рублей за каждое нарушение срока предоставления документов (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Предупреждение: при первом незначительном нарушении.
• Приостановление деятельности: в случае систематического игнорирования требований (редко, но возможно).

Рекомендации для работодателей

1. Ведите электронный учёт с помощью certified программного обеспечения, которое автоматически формирует ЕФС‑1 и отправляет её в СФР.
2. Настройте напоминания в календаре о сроках подачи отчётности (не позднее 15‑го числа каждого месяца).
3. При увольнении готовьте выписку из ЭТК заранее и выдавайте её в последний рабочий день.
4. Обучите кадровую службу работе с личным кабинетом СФР и порталом «Госуслуги» для быстрого получения и предоставления документов.
5. Храните копии всех отправленных форм ЕФС‑1 и подтверждений их приёма не менее 5 лет (как требует законодательство).