Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность работника. Несмотря на масштабный переход на электронный формат (ЕФС-1), бумажные носители не отменены и продолжают активно использоваться. Работодатели по-прежнему обязаны вести, хранить и выдавать их сотрудникам. В связи с изменениями в законодательстве, вступившими в силу в 2023 году, работа с бланками трудовых книжек на предприятии претерпела ряд существенных изменений, о которых должен знать каждый кадровик и бухгалтер.

Новая форма трудовых книжек: что изменилось с 2023 года

С 1 января 2023 года в России официально введены в обращение трудовые книжки нового образца, а также вкладыши к ним. Это изменение было закреплено соответствующим постановлением Правительства РФ и приказом Минтруда от № 320н, который утвердил новый порядок их ведения и хранения.

Ключевые нововведения:

• Изменение формата: бланки стали немного другого размера и дизайна.
• Плавный переход: работники, у которых на руках остались книжки старого образца, могут продолжать их использовать без ограничений. Менять их принудительно не нужно.
• Новый порядок обеспечения: Минфин РФ утвердил новые правила изготовления бланков и обеспечения ими работодателей. Теперь предприятиям требуется заранее договариваться с поставщиками (типографиями, наделенными соответствующими полномочиями) о том, когда и в каком объеме им поставят чистые бланки.

Где брать бланки и можно ли их скачать?

В интернете можно найти множество сайтов (например, «Бланки Онлайн» и другие порталы), предлагающих скачать формы документов в форматах Word или Excel. Однако здесь есть критически важный нюанс.

Скачать пустой бланк трудовой книжки для ознакомления или подготовки черновика записей можно, но использовать распечатанный из интернета бланк категорически запрещено.

Бланки трудовых книжек являются документами строгой отчетности. Они обладают комплексной защитой от подделок (водяные знаки, особая бумага, микротекст и т.д.). Приобрести оригинальные бланки работодатель может только у официальных распространителей (например, Гознака или уполномоченных типографий), с которыми заключен договор на поставку. Самостоятельно распечатанный на принтере документ будет считаться недействительным, а действия работодателя — нарушением закона.

Учет и хранение бланков на предприятии

Работа с чистыми бланками на предприятии требует строгой дисциплины. Минтруд в своих разъяснениях (в частности, в письме от 5 сентября) особо подчеркивает, что учет движения трудовых книжек должен вестись исключительно на бумажных носителях. Электронный журнал в данном случае не допускается.

Обязательные учетные книги

На каждом предприятии должны вестись две специальные книги:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируются все документы, которые поступают от сотрудников при приеме на работу и выдаются им при увольнении.
2. Книга учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней отражается поступление чистых бланков от поставщиков, их списание и выдача сотрудникам, ответственным за ведение кадровой работы.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы, а также заверены подписью руководителя организации.

Ответственность за бланки

За сохранность чистых бланков и заполненных трудовых книжек несет ответственность специально уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя (обычно это кадровик или бухгалтер). В случае утери или порчи бланков составляется соответствующий акт, а испорченные бланки подлежат уничтожению также с составлением акта.

Электронные и бумажные трудовые: как совмещать?

Несмотря на то что с 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант все еще актуален. Если сотрудник подал заявление о сохранении бумажной книжки, работодатель обязан продолжать ее вести параллельно с отправкой данных в Социальный фонд России (СФР).

Если же работник перешел исключительно на ЭТК, его бумажная трудовая выдается ему на руки под роспись. Однако, если такой сотрудник вдруг решит вернуться к бумажному формату, работодатель будет обязан завести для него новую трудовую книжку — и с 2023 года это уже будет бланк нового образца.

Важные рекомендации для работодателей в 2025-2026 годах

• Планируйте закупки заранее. В связи с новым порядком обеспечения бланками, поставки могут занимать время. Не дожидайтесь, пока шкаф с бланками опустеет.
• Используйте актуальные шаблоны для черновиков. Вы можете скачать пустые бланки заявлений, актов и форм из интернета для подготовки внутренних приказов, но сами бланки трудовых покупайте только у официальных лиц.
• Соблюдайте порядок ведения. Руководствуйтесь Приказом Минтруда № 320н — он содержит актуальные правила заполнения всех разделов, включая образование и награды.
• Не забывайте про вкладыши. Если в трудовой книжке заканчивается место, в нее вшивается вкладыш нового образца. Отдельно от книжки вкладыш недействителен.

Трудовые книжки на предприятии — это зона повышенной ответственности. Наличие чистых бланков нового образца (с 2023 года), их правильный учет в бумажных книгах, а также корректное ведение записей — залог того, что предприятие избежит штрафов от трудовой инспекции, а работники не потеряют свой заслуженный стаж. Всегда помните: скачать бланк для ознакомления можно онлайн, но официальный документ имеет строгую защиту и приобретается только законным путем.