Внесение записей в трудовую книжку, ключевая обязанность работодателя, напрямую влияющая на пенсионные права и стаж сотрудника. Сроки этого процесса строго регламентированы Трудовым кодексом РФ и подзаконными актами. Несоблюдение правил может привести к административной ответственности.
🚨 Самое главное, что нужно помнить:
Запись о приеме на работу вносится в течение 5 рабочих дней с даты фактического допуска к работе, но только если сотрудник проработал не менее 5 дней и эта работа является для него основной.
Запись об увольнении вносится в день увольнения (в последний рабочий день по трудовому договору).
Нормативная база
Основные правила установлены:
- Статья 66 Трудового кодекса РФ — общий принцип ведения трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России от № 320н, утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек. С 1 сентября 2021 года именно этот документ регулирует все детали.
Сроки внесения записи при приеме на работу
Общее правило: 5 рабочих дней
Работодатель обязан внести запись о приеме в графу 3 раздела «Сведения о работе» в течение пяти рабочих дней с даты, когда работник фактически приступил к исполнению трудовых обязанностей.
Важный нюанс: Эта запись делается только после того, как сотрудник отработает минимум 5 дней. Если человек увольняется или его переводят раньше этого срока, запись в трудовую книжку не вносится (за исключением случаев, когда работа является основной).
Условия, при которых запись обязательна:
- Работа является для сотрудника основной (не совмещается с иной работой).
- Фактическая продолжительность работы составляет свыше 5 дней.
Что делать, если сотрудник не предоставил трудовую книжку при приеме?
Если у работника на руках нет трудовой книжки (например, она утеряна, или он устраивается впервые), работодатель:
- Обязан оформить ему трудовую книжку (если это требуется по закону).
- Внесет запись о приеме в новую книжку в те же 5 рабочих дней после ее получения или оформления.
Сроки внесения записи при увольнении
Здесь действует более строгое правило:
- Запись об увольнении (с указанием даты и основания) вносится в день увольнения.
- Этот срок является непрерывным и не зависит от продолжительности работы.
Даже если сотрудник проработал менее 5 дней, запись об увольнении все равно вносится в последний рабочий день.
Исключения и особые случаи
Когда запись НЕ вносится:
- Если сотрудник проработал менее 5 дней и работа для него не является основной (например, временная подработка).
- При работе по гражданско-правовым договорам (ГПХ, договоры подряда) — они не влекут ведения трудовой книжки.
- Если работник уже имеет запись об этой работе в другой организации (например, при переводе). В этом случае в новой организации делается запись о переводе, а не о приеме.
Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК):
С 1 января 2021 года работники могут получать ЭТК. Сроки внесения сведений в электронный раздел аналогичны бумажному варианту (5 дней на прием, в день увольнения). Информация из ЭТК автоматически передается в Пенсионный фонд.
Практические рекомендации от Роструда
Трудовая инспекция рекомендует:
- Не делать запись о приеме раньше 5-го рабочего дня. Это защищает работодателя от необходимости вносить исправления, если сотрудник уйдет раньше срока.
- Вносить запись об увольнении строго в день ухода сотрудника, до выдачи ему трудовой книжки.
- Все записи должны быть полными и точными: дата, наименование организации, должность, подпись ответственного лица и печать.
Последствия нарушения сроков
Если работодатель не вносит или вносит записи с нарушением сроков:
- На него может быть наложен административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц — от 5 000 до 50 000 руб., для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.).
- У сотрудника могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа для назначения пенсии.
- Возможны трудовые споры и судебные иски о восстановлении на работе или взыскании компенсаций.
Краткий итог в виде таблицы
| Событие | Срок внесения записи | Условие |
|---|---|---|
| Прием на работу | В течение 5 рабочих дней | Сотрудник проработал ≥ 5 дней и работа — основная |
| Увольнение | В день увольнения | Без условий, всегда |
| Перевод | В течение 5 рабочих дней с даты перевода | Сотрудник проработал на новом месте ≥ 5 дней |
Таким образом, ответ на вопрос «Через сколько делается запись в трудовой книжке?» зависит от типа записи:
- Прием: ждем 5 рабочих дней работы, вносим в течение 5 дней после этого.
- Увольнение: вносим в последний рабочий день.
Соблюдение этих сроков — не просто формальность, а юридическая обязанность, защищающая интересы как работника, так и работодателя. При сомнениях всегда обращайтесь к актуальной редакции Приказа Минтруда № 320н или консультируйтесь с кадровым специалистом.
Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов и разъяснений Роструда. Информация актуальна на 2026 год.