Подписание трудового договора — один из ключевых этапов трудоустройства. Однако многие соискатели и даже работодатели сталкиваются с вопросами‚ связанными с трудовой книжкой: нужно ли её предоставлять? Можно ли работать без неё? Как оформить её впервые? В этой статье мы подробно разберём все аспекты‚ связанные с трудовой книжкой при заключении трудового договора‚ с учётом действующего законодательства РФ на 2026 год.

Обязательно ли предоставлять трудовую книжку при подписании договора?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ‚ при заключении трудового договора работник обязан представить работодателю следующие документы:

• Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность;
• Трудовую книжку — если она у работника уже есть;
• Свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• Документ об образовании и (или) квалификации;
• Справка о наличии (отсутствии) судимости (в отдельных случаях).

Однако есть важные исключения:

1. Работник устраивается на работу впервые, в этом случае трудовая книжка не предоставляется‚ так как её ещё нет. Работодатель обязан оформить её самостоятельно.
2. Работник поступает на работу по совместительству — трудовая книжка не требуется‚ так как запись о работе ведётся по основному месту работы.
3. Работник выбрал электронную трудовую книжку (ЭТК) — вместо бумажной книжки он предоставляет сведения о трудовой деятельности в форме СТД-Р или СТД-СФР (форма‚ утверждённая Правительством РФ).

Что делать‚ если у работника нет трудовой книжки?

Если сотрудник устраивается на работу впервые‚ либо утерял трудовую книжку‚ либо её не получал ранее (например‚ после длительного перерыва в трудовой деятельности)‚ работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.

Для этого необходимо:

1. Получить от работника письменное заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки (например: «Устраиваюсь на работу впервые» или «Трудовая книжка утеряна»).
2. Зарегистрировать новую трудовую книжку в установленном порядке (с присвоением серии и номера).
3. Заполнить ьный лист: ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия (по данным паспорта и заявлению).
4. Внести запись о приёме на работу (дата‚ должность‚ основание — трудовой договор).

Важно: работодатель не вправе отказать в оформлении трудовой книжки только потому‚ что у работника её нет. Это его прямая обязанность по ТК РФ.

Электронная трудовая книжка: что изменилось с 2021 года?

С 1 января 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это не отменяет бумажные книжки‚ а создаёт альтернативный формат.

Если работник устраивается на работу впервые после 1 января 2021 года:

• Бумажная трудовая книжка не заполняется, она не выдаётся и не хранится у работодателя.
• Вместо неё работодатель формирует электронную трудовую книжку через систему Пенсионного фонда РФ (ПФР).
• Работник должен подать заявление о выборе формата (бумажная или электронная книжка). Если заявление не подано — по умолчанию создаётся ЭТК.
• Для оформления ЭТК работодатель использует сведения‚ предоставленные в форме СТД-Р (сведения о трудовой деятельности‚ выдаваемые ПФР) или СТД-СФР (если работник ранее работал и имел бумажную книжку).

Важно! Работодатель обязан ознакомить работника с правилами ведения ЭТК и получить его согласие на обработку персональных данных для передачи в ПФР.

Нужно ли вносить запись в трудовую книжку при срочном договоре?

Да‚ обязательно.

Согласно статье 66 ТК РФ‚ в трудовую книжку вносятся сведения о:

• Принятии на работу (даже по срочному договору);
• Переводе на другую постоянную работу;
• Увольнении;
• Награждениях за успехи в работе.

Неважно‚ является ли работа основной или временной — если это основное место работы для сотрудника‚ запись в трудовую книжку (или ЭТК) обязательна.

Исключение — только если работник трудится по совместительству. Тогда запись делается только по основному месту работы.

Что делать‚ если работник — пенсионер?

Пенсионеры имеют те же права и обязанности‚ что и другие работники. Нет никаких законодательных ограничений на трудоустройство пенсионеров.

При этом:

• Если пенсионер уже имеет трудовую книжку — он обязан её предоставить.
• Если у него нет трудовой книжки (например‚ он никогда не работал официально) — работодатель обязан оформить новую.
• Если пенсионер работает по совместительству — трудовая книжка не требуется.
• Если он выбрал ЭТК — запись ведётся в электронном виде.

Пенсионный статус не освобождает от необходимости оформления трудовой книжки — это вопрос трудового законодательства‚ а не пенсионного.

Какие документы нужны при подписании трудового договора? (ТОП-5)

Вот полный список документов‚ которые требуются при заключении трудового договора в 2026 году:

1. Паспорт (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
2. Трудовая книжка — если есть. Если нет — заявление о её оформлении.
3. СНИЛС — для регистрации в системе ПФР и формирования ЭТК.
4. Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР) — если работник выбрал ЭТК и ранее имел трудовой стаж.
5. Документ об образовании — если это требует должность (например‚ медицинская‚ юридическая‚ педагогическая).

Важно! Согласно статье 68 ТК РФ‚ работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами (Положением об оплате труда‚ Правилами внутреннего распорядка и др.) под роспись до подписания трудового договора.

Хранение трудовой книжки: кто и как отвечает?

После подписания трудового договора:

• Если трудовая книжка бумажная — она передаётся работодателю и хранится у него до момента увольнения.
• Если трудовая книжка электронная, все сведения хранятся в информационной системе ПФР‚ доступ к ним есть у работника через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг.

Работодатель не имеет права:

• Задерживать трудовую книжку после увольнения (даже на один день);
• Отказывать в выдаче книжки при увольнении;
• Вносить в неё записи без основания (например‚ без приказа о приёме или увольнении).

Частые ошибки работодателей и как их избежать

1. Не оформляют трудовую книжку при первом трудоустройстве — нарушение статьи 66 ТК РФ. Штраф до 50 000 рублей.
2. Не вносят запись о приёме на работу — даже при срочном договоре. Это делает трудовые отношения незаконными.
3. Требуют трудовую книжку у совместителей, это необязательно. Запись делается только по основному месту работы.
4. Не информируют работника о выборе формата ЭТК — работник должен сам подать заявление. Если не подал, по умолчанию создаётся ЭТК.

Подписание трудового договора — это не просто формальность. От правильного оформления трудовой книжки зависит:

• Право работника на пенсию;
• Соответствие трудового законодательства;
• Отсутствие штрафов со стороны трудовой инспекции;
• Прозрачность трудовых отношений.

Основные правила на 2026 год:

1. Если трудовая книжка есть — предоставьте её.
2. Если её нет — работодатель обязан оформить новую.
3. Если вы устраиваетесь впервые после 2021 года — вам автоматически создаётся ЭТК (если не подано заявление на бумажную).
4. Пенсионеры‚ совместители‚ временные работники — все имеют право на трудовую книжку‚ если это их основное место работы.
5. Никакие «устные договорённости» не заменяют письменного оформления!

Помните: трудовая книжка, это не просто листок бумаги. Это ваша профессиональная биография‚ которая влияет на вашу пенсию‚ карьеру и правовую защиту. Поэтому отнеситесь к её оформлению со всей ответственностью, как работнику‚ так и работодателю.

Если сомневаетесь — обратитесь в трудовую инспекцию или к юристу. Лучше перестраховаться‚ чем потом решать проблемы с ПФР или судом.