Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий стаж работы‚ основания увольнения и другие важные сведения о трудовой деятельности сотрудника. Правильное и своевременное внесение записей в неё регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. В статье подробно рассмотрим‚ какие сроки установлены законом‚ как они различаются для разных видов записей‚ какие особенности есть у электронных трудовых книжек и что делать в случае ошибок.
Правовая база
Основные положения‚ регулирующие порядок ведения трудовой книжки‚ находятся в:
- Статья 66 Трудового кодекса РФ – общие требования к ведению трудовых книжек.
- Пункт 9 Порядка ведения трудовых книжек (приказ Минтруда России № 320н) – конкретные сроки внесения записей;
- Приказы и распоряжения работодателя‚ на основании которых делаются записи (приём на работу‚ перевод‚ увольнение и др.).
Сроки внесения записей
2.1 Приём на работу
Запись о приёме на работу вносится не позднее пяти рабочих дней со дня издания приказа (или иного распоряжения) о приёме. При этом фактическое начало работы может предшествовать изданию приказа‚ но запись всё равно делается в указанный срок.
Если работник приступил к работе менее чем через 5 дней после издания приказа‚ запись всё равно должна быть сделана в течение пяти рабочих дней от даты начала работы – это часто называют «трёхдневным правилом»‚ но в действительности нормативный срок – 5 рабочих дней.
2.2 Перевод‚ изменение условий труда‚ повышение квалификации
Для всех записей‚ связанных с переводом‚ изменением должности‚ изменением условий труда‚ начислением надбавок и т.п.‚ применяется тот же срок – не позднее пяти рабочих дней со дня издания соответствующего приказа.
2.3 Увольнение
Запись об увольнении вносится в день увольнения. При этом запись должна содержать основание прекращения трудового договора (по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ по инициативе работодателя и т.д.).
2.4 Электронные трудовые книжки
С 2021 года большинство организаций переводят бумажные трудовые книжки в электронный формат. Порядок внесения записей в электронную книжку полностью аналогичен бумажному‚ однако сроки фиксируются автоматически системой‚ что упрощает контроль.
Как правильно оформить запись
- Получить приказ (или распоряжение) о приёме‚ переводе‚ увольнении.
- Подготовить запись в соответствии с образцом (см. ниже).
- Внести запись в хронологическом порядке.
- Подписать запись (в бумажной книжке) – подпись ставится только работодателем или уполномоченным лицом‚ подпись сотрудника больше не требуется.
- Если запись делается в электронную книжку – подтвердить её цифровой подписью.
Образец записи о приёме на работу
«Приём на работу с г. в должность «Менеджер проекта» с заработной платой 80 000 руб. в месяц. Ставка 1‚0. Сокращённый график работы – 5/2. Работает по настоящее время».
Образец записи о переводе
«Перевод с г. в должность «Старший менеджер проекта»‚ ставка 1‚2‚ оклад 96 000 руб. в месяц. Сокращённый график работы – 5/2. Работает по настоящее время».
Образец записи об увольнении
«Увольнение с г. по собственному желанию. Выдача справки о заработной плате и расчёте. Работник отработал 3 года 4 месяца».
Что делать‚ если запись внесена с опозданием
Согласно Трудовому кодексу‚ несоблюдение сроков влечёт за собой административную ответственность работодателя (штраф за нарушение порядка ведения трудовых книжек). При обнаружении просрочки рекомендуеться:
- Составить акт о допущенной ошибке‚ указав причины задержки.
- Внести запись в установленный срок‚ пометив её как «внесена с опозданием» (это необязательно‚ но помогает избежать недоразумений).
- Уведомить сотрудника о внесении записи.
Исправление ошибок в записях
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (неверная дата‚ должность‚ оклад и т.п.)‚ порядок её исправления зависит от характера ошибки:
- Техническая ошибка (опечатка‚ неверная цифра) – запись зачеркивается‚ рядом делается корректура‚ ставится подпись работодателя и указывается дата исправления.
- Существенное изменение (например‚ неверно указана дата начала работы) – требуется оформить дополнительный приказ с указанием правильных данных‚ а в книжке делается новая запись‚ а старую – зачеркивают.
- В электронных книжках исправления вносятся через систему с указанием причины и подтверждением цифровой подписью.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
6.1 Можно ли не вносить запись‚ если сотрудник проработал менее 5 дней?
Да. По статье 66 ТК РФ запись о приёме на работу может не вноситься‚ если работник отработал менее 5 календарных дней. Однако в большинстве компаний запись делается в любом случае для полного учета.
6.2 Что считается «рабочим днем» при подсчёте сроков?
Рабочим считается любой день‚ когда у работодателя есть возможность вести делопроизводство (обычно – будние дни‚ исключая официальные праздники). Суббота и воскресенье в расчёте не учитываются.
6.3 Нужно ли подписывать каждую запись сотрудником?
С 2019 года подпись сотрудника в трудовой книжке не требуется. Подписывает только работодатель (или уполномоченное лицо).
6.4 Какой срок передачи данных в электронный реестр?
С 2021 года данные о новых записях передаются в электронный реестр в течение 5 рабочих дней со дня их внесения.
Соблюдение сроков внесения записей в трудовую книжку – важный элемент трудового законодательства. Основные сроки:
- Приём на работу‚ перевод‚ изменение условий труда – не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа.
- Увольнение – в день увольнения.
- Электронные трудовые книжки позволяют автоматизировать процесс‚ но сроки остаются теми же.
Нарушение сроков может привести к административным штрафам для работодателя и усложнить подтверждение стажа сотрудником. Поэтому отделам кадров рекомендуется вести строгий контроль за датами издания приказов и своевременно вносить записи.
Помните: своевременная и корректная запись в трудовой книжке защищает интересы как работника‚ так и работодателя.
Дата публикации: