Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), бумажный формат все еще остается актуальным для многих сотрудников․ Одним из самых частых вопросов у кадровиков и самих работников является вопрос о сроках: когда именно нужно вносить запись о приеме на работу? Отвечая кратко, не в первый же день․ А теперь давайте разберем все нюансы и законодательные нормы подробно․
Что говорит закон: сроки внесения записи
Согласно постановлению Правительства РФ от № 225 (Правила ведения и хранения трудовых книжек), запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента фактического начала работы сотрудника․
Это означает, что в первый рабочий день (дата, указанная в трудовом договоре) делать запись не обязательно․ У работодателя есть запас времени, чтобы оформить все необходимые документы․
Как правильно отсчитывать 5 дней?
Здесь важно учитывать несколько ключевых моментов:
- Рабочие, а не календарные дни․ Отсчет начинается со следующего рабочего дня после того, как сотрудник фактически приступил к обязанностям․ Выходные и праздники в этот срок не входят․
- Приступление к работе․ Срок отсчитывается не от даты подписания трудового договора, а от даты, когда сотрудник реально начал работать (это фиксируется в приказе о приеме)․
- Испытательный срок․ Наличие испытательного срока никак не влияет на правила внесения записи․ Если сотрудник принят с испытанием, запись все равно должна быть сделана в течение 5 рабочих дней․
Пошаговый порядок внесения записи
Чтобы запись имела юридическую силу и не стала причиной для штрафов, кадровику необходимо соблюдать строгий алгоритм:
- Издание приказа․ Сначала издается приказ (распоряжение) о приеме на работу․
- Ознакомление работника․ Сотрудник должен расписаться в приказе, подтверждая, что ознакомлен с ним․
- Внесение данных в книжку․ На основании приказа в бумажной трудовой книжке заполняется графа 3 раздела «Сведения о работе»․
- Внесение даты․ В графе 2 ставится дата внесения записи (а не дата начала работы!)․
- Указание реквизитов приказа․ В графе 4 указываются дата и номер приказа, на основании которого внесена запись․
Когда запись делать НЕ НУЖНО
Существуют категории работодателей и ситуаций, когда внесение записи о приеме на работу является нарушением:
- Работа по договору гражданско-правового характера (ГПХ)․ Подрядчики и исполнители не являются штатными сотрудниками, поэтому записи в трудовую им не делаются;
- Работодатель — физическое лицо (не ИП)․ Граждане, нанимающие помощников (например, нянь, домработниц), не имеют права вести трудовые книжки․
- Совместители․ По основному месту работы запись о совместительстве делается только по желанию самого работника на основании справки с места дополнительной работы․
- Сотрудник впервые устраивается на работу и выбрал только электронную трудовую книжку․ В этом случае бумажный бланк просто не заводится․
Чем грозят ошибки и задержки?
Внесение записи с опозданием (свыше 5 рабочих дней) или вовсе отсутствие записи, это прямое нарушение трудового законодательства․ За такие проступки предусмотрена административная ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц и ИП — штраф от 1 000 до 5 000 рублей․
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей․
Судебная практика: цена одной ошибки
Ошибки в трудовых книжках могут стоить работодателю гораздо дороже штрафов от трудовой инспекции․ В СМИ регулярно появляются новости о том, как работники отсуживают у компаний компенсацию за моральный вред из-за неверных записей․
Яркий пример — недавний случай из Новосибирска․ Жительница города отсудила у работодателя 10 тысяч рублей за ошибочное внесение записи о приеме на работу․ Это лишний раз доказывает: любые неточности, неправомерные записи или задержки напрямую нарушают права работника на своевременное и корректное документальное подтверждение своего стажа․ Суды в таких спорах практически всегда встают на сторону сотрудников․
Частые вопросы
Можно ли внести запись в первый день работы?
Да, закон этого не запрещает․ Если кадровик готов оформить документы в тот же день, когда сотрудник приступил к работе, это не будет ошибкой․ Главное — не превышать пятидневный лимит․
Что делать, если работник принес трудовую книжку позже?
Бывает, что сотрудник потерял трудовую или принес ее спустя неделю после начала работы․ В таком случае работодатель все равно обязан внести запись о приеме, но дата внесения записи в графе 2 будет соответствовать фактическому дню заполнения книжки, а в графе 4 будет указан приказ о приеме на работу с датой первого рабочего дня․
Соблюдение сроков внесения записей в трудовую книжку — важная обязанность работодателя․ Запомните главное правило: у вас есть 5 рабочих дней с момента фактического начала работы сотрудника․ Своевременное и грамотное ведение кадрового учета убережет компанию от штрафов, судебных исков и выплаты компенсаций за моральный вред․