Трудовая книжка – один из главных документов, фиксирующих трудовое право сотрудника. В неё заносятся сведения, подтверждающие статус работника, его профессиональную деятельность и достижения. Ниже подробно рассматриваем, какие данные включаются в этот документ.
Нормативная база
В соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (п. 25) в трудовую книжку вносятся сведения о:
- награждении за трудовые заслуги;
- выплатах и поощрениях;
- смене места работы;
- сведениях о гражданско‑правовых договорах (ГПХ) с даты 30 декабря 2025 г.;
- цифровых записям в электронной трудовой книжке (ЭТК).
Эти положения подтверждены разъяснениями Минтруда России, полученными в письме от г. (14‑1).
Награждения и премирования
В разделе «Сведения о награждении» фиксируются:
- Награды Российской Федерации (ордена, медали).
- Поощрительные выплаты, связанные с достижением высоких результатов.
- Награды, присваиваемые в рамках коллективных или индивидуальных программ.
Эти сведения вносятся вручную в бумажную форму и автоматически в электронную.
Какие сведения вносятся в трудовую книжку
Структура записи выглядит следующим образом:
- Персональные данные – ФИО, дата рождения, место рождения, паспортные данные.
- Сведения о месте работы – название организации, адрес, дата начала работы.
- Должность и подразделение – указание занимаемой должности и подразделения.
- Трудовая деятельность – период работы, изменения должностей, переводы.
- Награждения и премии – даты и виды наград, основания их присвоения.
- Сведения о выплатах – размеры премий, надбавок, компенсаций.
- Гражданско‑правовые договоры – начиная с 30 декабря 2025 г. в ЭТК вносятся сведения о некоторых ГПХ.
- Электронные записи – переход на ЭТК, где все данные хранятся в цифровом виде.
Приём иностранных граждан
Если в организацию планируется приём на работу гражданина Республики Узбекистан, у которого нет бумажной трудовой книжки, вводятся сведения, аналогичные тем, что указаны выше, но оформляются в электронном виде по запросу работодателя.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК появилась в России пять лет назад и уже используется около 24 млн работников. Главные преимущества:
- Моментальное обновление данных.
- Удобный доступ для работодателя и сотрудника.
- Снижение риска потери или порчи бумажной копии.
С 30 декабря 2025 г. в ЭТК вносятся сведения о некоторых ГПХ, что упрощает контроль за выполнением договорных обязательств.
Пример оформления в ЭТК
В электронной форме каждый пункт заполняется в отдельном поле, после чего система автоматически формирует итоговый документ, который можно распечатать или отправить в электронном виде.
Процедура внесения сведений
Сбор информации – работодатель собирает все необходимые данные из трудового договора, приказов, наградных и иных документов.
Ввод в систему – данные вводятся вручную в бумажную форму или загружаются в электронную систему.
Проверка – специалист по персоналу проверяет корректность ввода.
Подтверждение – сотрудник подписывает (или электронно подтверждает) полученную запись.
Хранение – оригинал хранится в кадровом отделе, копия – у сотрудника.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли изменить уже внесённые сведения? Да, при наличии обоснованных причин (например, изменение места работы) вносятся корректировки.
- Что делать, если в книжке пропущена запись? Пропущенные данные можно добавить в последующей записи, но важно указать дату внесения и основание.
- Нужна ли подпись сотрудника в электронной форме? Да, электронная подпись считается юридически значимой.
Трудовая книжка – это не просто формальный документ, а важный инструмент документирования профессионального пути сотрудника. Правильное и полное заполнение её разделов обеспечивает:
- прозрачность отношений между работодателем и работником;
- корректное расчётное оформление наград и премий;
- возможность легко перейти на электронный формат без потери информации.
Соблюдение требований Порядка ведения и хранения трудовых книжек позволяет избежать ошибок при оформлении и simplifies процесс аудита.